Zu der Arbeit mit den Verwaltungskosten gehört auch deren Planung im Rahmen der Budgets. Viele Kostenrechner nehmen die Verwaltungskosten hin und versuchen durch allgemeine Angaben einigermaßen passende Werte zu planen. Das ist umso einfacher, da die Kosten zum größten Teil auf die anderen Kostenstellen verteilt werden und diese sich in aller Regel nicht dagegen wehren oder wehren können. Mit der wachsenden Verantwortung der Kostenstellenleiter vor allem in wirtschaftlich schwierigen Zeiten kommt es immer häufiger zu Nachfragen über die Kosten der IT-Dienstleistung, des Rechnungswesens, der Personalverwaltung oder anderer Verwaltungsfunktionen. Eine möglichst exakte und nachvollziehbare Planung der Verwaltungskosten muss auch Ihr Ziel sein.
5.1 Welche Parameter bestimmen die Verwaltungskosten?
Die Verwaltungskostenstellen erbringen Dienstleistungen für andere Kostenstellen oder für außen stehende Leistungsempfänger. Sie müssen als Kostenrechner versuchen, die Kosten der Leistungen, die an interne Stellen gehen, mit den Verursachern abzustimmen. Deren Ansprüche bestimmen die Höhe der Kosten in den Verwaltungskostenstellen mit. Zum anderen wird der Aufwand in der Verwaltung von abteilungsinternen Parametern wie der Anzahl der Mitarbeiter oder der gewählten Struktur der Informationsverarbeitung bestimmt. Zu guter Letzt gibt es externe Parameter, die durch Gepflogenheiten, Gesetze und Vorschriften oder Wünsche von Geldgebern die Aufgaben in der Verwaltung bestimmen.
| Bestimmung des Parameters |
Bereich |
Beispiel |
| unternehmensintern/verwaltungsextern |
Rechnungswesen |
- Anzahl Rechnungsausgänge
- Anzahl Rechnungseingänge
- Anzahl Zahlungseingänge
- Anzahl Kunden
- Anzahl Lieferanten
- gewünschte Statistiken
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| Personalwesen |
- Anzahl Mitarbeiter
- Anzahl Entlassungen
- Anzahl Einstellungen
- Entlohnungsarten
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| Informationsverarbeitung |
- Anzahl Anwender
- Anzahl Endgeräte
- Art der Anwendungen
- Sicherheitsansprüche
- Geschwindigkeitsansprüche
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| allgemeine Verwaltung |
- Nutzung Fuhrpark
- Nutzung Kantine
- Nutzung Gebäude
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| unternehmensintern/verwaltungsintern |
Rechnungswesen |
- gewählte Software
- Grad der IT-Unterstützung
- bevorzugte Abläufe
- Sicherheitsbedürfnis
- Art der Mitarbeiter
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| Personalwesen |
- gewählte Software
- Grad der IT-Unterstützung
- bevorzugte Abläufe
- Sicherheitsbedürfnis
- Art der Mitarbeiter
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| Informationsverarbeitung |
- Systemvoraussetzungen
- Sicherheitsbedürfnis
- Art der Mitarbeiter
- Grad der externen Unterstützung
- Aus- und Weiterbildung
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| allgemeine Verwaltung |
- Anzahl Mitarbeiter
- Art der Mitarbeiter
- angebotene Leistungen
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| unternehmensextern/verwaltungsextern |
Rechnungswesen |
- gesetzliche Vorschriften
- Anforderungen von Geldgebern
- Meldungen
- Termine, Fristen
- externe Helfer (Berater etc.)
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| Personalwesen |
- gesetzliche Vorschriften
- tarifliche Vorschriften
- Meldungen
- Termine, Fristen
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| Informationsverarbeitung |
- Datenschutzanforderungen
- Sicherheitsanforderungen
- technische Leistungsfähigkeit
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| allgemeine Verwaltung |
- Anforderungen der Geldgeber
- Anforderungen der Versicherungen
- externe Helfer (Berater etc.)
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Tab. 4: Beispiele für interne und externe Parameter zur Verwaltungskostenhöhe
Es zeigt sich, dass Leistungen der Verwaltungskostenstellen für andere, unternehmensinterne Stellen gut spezifiziert und nachvollziehbar sind. Werden die Parameter in den Verwaltungskostenstellen selbst betrachtet, ist die Abhängigkeit von persönlichen Einschätzungen der Kostenstellenleiter und von internen Abläufen größer. Darin einbezogen sind auch die notwendigen Mittel, um die externen Parameter, meist Anforderungen unternehmensexterner Stellen, zu erfüllen.
5.2 Die Verwaltungskosten aus der Vergangenheit
Der einfachste Weg zu den geplanten Verwaltungskosten führt über die Kosten der Vergangenheit. Dabei werden die im Verwaltungsbereich angefallenen Kosten aus der Vorperiode übernommen und um vorhersehbare Veränderungen angepasst. Solche Fortschreibungen sind notwendig, wenn z. B. tarifliche Lohn- und Gehaltssteigerungen zu erwarten sind oder allgemeine Preissteigerungen. Auch werden in Mietverträgen häufig Gleitklauseln vereinbart, die Kostensteigerungen planbar machen.
Diese Vorgehensweise wendet der Kostenrechner an, wenn es sich um geringwertige Gemeinkosten handelt, die sich relativ gleichmäßig verhalten. Das gleichmäßige Verhalten ist bei den meisten Verwaltungskosten zu finden. Die Werte sind jedoch durchaus in Bereichen, die für das Ergebnis des Unternehmens signifikant sein können. Dennoch hat sich diese Methode der Planung von Verwaltungskosten zumindest im engeren Bereich bewährt. Vor- und Nachteile sind vorhanden:
- Die Methode der Planung anhand von Vergangenheitswerten ist kostengünstig.
- Die Planung kann schnell durchgeführt werden.
- Externe Informationen sind nur im geringen Maße notwendig.
- Die Ergebnisse sind für die verantwortlichen Kostenverursacher leicht nachvollziehbar.
- Die Planungsmethode liefert in vielen Fällen ein akzeptables Ergebnis.
- Gerade im Verwaltungsbereich gibt es Kostenarten, die durch externe Einflüsse stark verändert werden. Dies wird in der Vergangenheitsbetrachtung nicht immer berücksichtigt.
- Die Vergangenheitsbetrachtung setzt voraus, dass in den vorherigen Perioden korrekt gearbeitet wu...