Vorausgefüllte Steuererklärung: Abruf von Bescheinigungen / 5 Abruf von Bescheinigungen durch Lohnsteuerhilfevereine

5.1 Berechtigungsmanagement mit FSC

Der Steuerpflichtige (Dateninhaber) kann einer unbeschränkten Anzahl von Personen den Abruf seiner Bescheinigungen erlauben. Die autorisierte Person (Datenabrufer), z. B. der Beratungsstellenleiter eines Lohnsteuerhilfevereins, darf dagegen nicht für unbeschränkt viele Personen Bescheinigungen abrufen. Die Anzahl ist abhängig vom Registrierungsmerkmal des Abrufs sowie von der Art des Logins:

Registrierungsmerkmal des ­Datenabrufers	Art des ­Logins	Maximale Anzahl der Anträge von ­Datenabrufer für ­Dateninhaber
IdNr	Zertifikats­datei	20
IdNr	Sicherheitsstick	20
IdNr	Signaturkarte	20
Organisations­registrierung	Zertifikats­datei	wird nicht unterstützt
Organisations­registrierung	Sicherheitsstick	Unbeschränkt
Organisations­registrierung	Signaturkarte	Unbeschränkt

Die vorstehende Übersicht verdeutlicht, weshalb für Beratungsstellenleiter von Lohnsteuerhilfevereinen eine Organisationsregistrierung mit Sicherheitsstick oder Signaturkarte für den Abruf der Bescheinigungen benötigt wird, denn es werden regelmäßig Daten für mehr als nur 20 Personen abgerufen.

Die Finanzverwaltung empfiehlt dezentral organisierten Lohnsteuerhilfevereinen, sich zunächst mit der Organisations-Steuernummer mit einem Sicherheitsstick pro Beratungsstelle zu registrieren. Die so registrierten Sicherheitssticks können anschließend an die Beratungsstellen weitergegeben werden. Der Verein hat damit die Möglichkeit, über Kontokurzname und Sicherheitsabfrage den Sicherheitsstick bei Verlust zu sperren.

Zentral organisierte Lohnsteuerhilfevereine sollten sich durch das Rechenzentrum mit der Organisations-Steuernummer des Vereins registrieren lassen. Das Rechenzentrum verteilt anschließend die Belegdaten auf die Beratungsstellen.

Der Vorstand ist für den durchgeführten Abruf von Bescheinigungen verantwortlich.^[1]

[1] https://www.elster.de/elsterweb/infoseite/steuerberatung.

5.2 ELSTER-Berechtigungsmanagement – Elektronische Übermittlung von Vollmachten gem. § 80a AO

5.2.1 Standardisierte Vollmacht

Auch für die Lohnsteuerhilfevereine existiert die komfortable Lösung für den Datenabruf mittels einer Vollmachtsvermutung. Das zwingend zu verwendende amtliche Vollmachtmuster zur Vertretung in Steuersachen liegt bereits seit längerem vor.^[1] Mit BMF-Schreiben v. 1.8.2016, v. 8.7.2019 und 11.12.2023^[2] wurde es aktualisiert (Anlage 1). Zusätzlich zur Vollmacht muss auch bei den Lohnsteuerhilfevereinen ein Beiblatt verwendet werden, das dem Vollmachtgeber die Reichweite einer elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelten Vollmacht verdeutlicht.

Wichtig

Standardisierte Vollmacht

Teilnehmer des ELSTER-Berechtigungsmanagements müssen die standardisierte Vollmacht zu den Akten nehmen. Nur wer dieses Formular verwendet, erfüllt die Voraussetzungen für die Nutzung der elektronischen Übermittlung von Vollmachten gem. § 80a AO.

Die von den Mitgliedern unterschriebenen standardisierten amtlichen Vollmachten müssen – ebenso wie bei Steuerberatern – jederzeit im Original nachweisbar sein. Die Finanzverwaltung wird dies stichprobenartig kontrollieren. Die bereits nach amtlichem Muster laut BMF-Schreiben vom 10.10.2013 erteilten Vollmachten bleiben gültig und müssen nicht aktualisiert werden.

Wichtig

Keine Beschränkung der Vollmacht

Zu beachten ist, dass aus Zweckmäßigkeitsgründen bei Lohnsteuerhilfevereinen i. d. R. weder eine sachliche (Zeile 15) noch eine zeitliche Beschränkung (Zeilen 21–28) vorgenommen werden sollte. Das gleichzeitige Ankreuzen der Zeilen 34 und 38 sollte ebenfalls unterbleiben, da es zu einem Konflikt bei der Beurteilung der Datenabrufbefugnisse führt und die Vollmacht als unplausibel zurückgewiesen wird.

Hinweis

Vollmachtsmuster

Das amtliche Vollmachtsmuster finden Sie in der Anlage 1 des BMF-Schreibens v. 11.12.2023.^[3]

[1] BMF, Schreiben v. 10.10.2013, IV A 3 – S 0202/11/10001, BStBl 2013 I S. 1258.

[2] BMF, Schreiben v. 1.8.2016, IV A 3 – S 0202/15/10001, BStBl 2016 I S. 662; BMF, Schreiben v. 8.7.2019, IV A 3 – S 0202/15/10001, BStBl 2019 I S. 598; BMF, Schreiben v. 11.12.2023, IV D 1 – S 0202/22/10001, BStBl 2024 I S. 5.

[3] BMF, Schreiben v. 11.12.2023, IV D 1 – S 0202/22/10001, BStBl 2024 I S. 5.

5.2.2 Abläufe und Prozesse

Das ELSTER-Berechtigungsmanagement für Lohnsteuerhilfevereine basiert analog zum Berufsregister der Steuerberaterkammern auf einer Verwaltungsdatenbank für Lohnsteuerhilfevereine. Die Daten aller ca. 720zugelassenen Lohnsteuerhilfevereine inklusive ihrer etwa 12.000 Beratungsstellen sind in der ADLER-Datenbank (ADLER-DB = Aufsichtsführende Stellen der Länder – Datenbank) erfasst, die federführend vom Bundesland Hessen verwaltet wird.

Diese Datenbank für Lohnsteuerhilfevereine (ADLER-DB) wurde in den Grundinformationsdienst GINSTER und in das KONSENS-Verfahren eingebunden. Die Vollmachten i. S. d. § 80a AO durch Lohnsteuerhilfevereine und ihre Beratungsstellen können nunmehr elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Die elektronischen Vollmachten führen wie bei den Steuerberatern, die die K-VDB nutzen, zu der Berechtigung, die bei der Finanzverwaltung gespeicherten steuerlichen Daten abzurufen, soweit die Vollmacht selbst keinen entsprechenden Ausschluss vorsieht. E...