Vorausgefüllte Steuererklärung: Abruf von Bescheinigungen / 5.2 Vollmachtsdatenbank – Elektronische Übermittlung von Vollmachten gem. § 80a AO

5.2.1 Standardisierte Vollmacht

Auch für die Lohnsteuerhilfevereine existiert die komfortable Lösung für den Datenabruf mittels einer Vollmachtsvermutung. Das zwingend zu verwendende amtliche Vollmachtmuster zur Vertretung in Steuersachen liegt bereits seit längerem vor.^[1] Mit BMF-Schreiben v. 1.8.2016, v. 8.7.2019 und 11.12.2023^[2] wurde es aktualisiert (Anlage 1). Zusätzlich zur Vollmacht muss auch bei den Lohnsteuerhilfevereinen ein Beiblatt verwendet werden, das dem Vollmachtgeber die Reichweite einer elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelten Vollmacht verdeutlicht.

Wichtig

Standardisierte Vollmacht

Teilnehmer des ELSTER-Berechtigungsmanagements müssen die standardisierte Vollmacht zu den Akten nehmen. Nur wer dieses Formular verwendet, erfüllt die Voraussetzungen für die Nutzung der elektronischen Übermittlung von Vollmachten gem. § 80a AO.

Die von den Mitgliedern unterschriebenen standardisierten amtlichen Vollmachten müssen – ebenso wie bei Steuerberatern – jederzeit im Original nachweisbar sein. Die Finanzverwaltung wird dies stichprobenartig kontrollieren. Die bereits nach amtlichem Muster laut BMF-Schreiben vom 10.10.2013 erteilten Vollmachten bleiben gültig und müssen nicht aktualisiert werden.

Wichtig

Keine Beschränkung der Vollmacht

Zu beachten ist, dass aus Zweckmäßigkeitsgründen bei Lohnsteuerhilfevereinen i. d. R. weder eine sachliche (Zeile 15) noch eine zeitliche Beschränkung (Zeilen 21–28) vorgenommen werden sollte. Das gleichzeitige Ankreuzen der Zeilen 34 und 38 sollte ebenfalls unterbleiben, da es zu einem Konflikt bei der Beurteilung der Datenabrufbefugnisse führt und die Vollmacht als unplausibel zurückgewiesen wird.

Hinweis

Vollmachtsmuster

Das amtliche Vollmachtsmuster finden Sie in der Anlage 1 des BMF-Schreibens v. 11.12.2023.^[3]

[1] BMF, Schreiben v. 10.10.2013, IV A 3 – S 0202/11/10001, BStBl 2013 I S. 1258.

[2] BMF, Schreiben v. 1.8.2016, IV A 3 – S 0202/15/10001, BStBl 2016 I S. 662; BMF, Schreiben v. 8.7.2019, IV A 3 – S 0202/15/10001, BStBl 2019 I S. 598; BMF, Schreiben v. 11.12.2023, IV D 1 – S 0202/22/10001, BStBl 2024 I S. 5.

[3] BMF, Schreiben v. 11.12.2023, IV D 1 – S 0202/22/10001, BStBl 2024 I S. 5.

5.2.2 Abläufe und Prozesse

Das ELSTER-Berechtigungsmanagement für Lohnsteuerhilfevereine basiert analog zum Berufsregister der Steuerberaterkammern auf einer Verwaltungsdatenbank für Lohnsteuerhilfevereine. Die Daten aller ca. 720 zugelassenen Lohnsteuerhilfevereine inklusive ihrer etwa 12.000 Beratungsstellen sind in der ADLER-Datenbank (ADLER-DB = Aufsichtsführende Stellen der Länder – Datenbank) erfasst, die federführend vom Bundesland Hessen verwaltet wird.

Diese Datenbank für Lohnsteuerhilfevereine (ADLER-DB) wurde in den Grundinformationsdienst GINSTER und in das KONSENS-Verfahren eingebunden. Die Vollmachten i. S. d. § 80a AO durch Lohnsteuerhilfevereine und ihre Beratungsstellen können nunmehr elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Die elektronischen Vollmachten führen wie bei den Steuerberatern, die die K-VDB nutzen, zu der Berechtigung, die bei der Finanzverwaltung gespeicherten steuerlichen Daten abzurufen, soweit die Vollmacht selbst keinen entsprechenden Ausschluss vorsieht. Es gilt insoweit die Vollmachtsvermutung.

Dieses Verfahrens hat für die Beratungsstellen der Lohnsteuerhilfevereine den Vorteil, dass beim Wechsel der Zuständigkeit zwischen 2 Aufsicht führenden Stellen (ASt) z. B. eine Übertragung der Zugriffsberechtigung erfolgen kann, ohne dass eine erneute Erfassung der Daten erforderlich wird. Eine Mitteilung an die abgebende ASt reicht aus. Die neue zuständige ASt übermittelt ohne weiteren Aufwand für den Verein oder die Beratungsstelle einen mit den Änderungen versehenen Verzeichnisauszug an den Lohnsteuerhilfeverein.

Das Berechtigungsmanagementverfahren für Lohnsteuerhilfevereine über die Vollmachtsdatenbank hat gegenüber dem Freischaltcodeverfahren eine Vielzahl von Vorteilen:

• Die Identifikation des Zertifikatsinhabers als befugte Person bzw. befugte Organisation; Verknüfung mit ADLER.
• Die Vertretungs- und Bekanntgabevollmacht wird zusätzlich zur Abfrageberechtigung an die Finanzbehörde übermittelt.
• Die Steuerkontoabfrage wird ermöglicht.
• Sämtliche Vollmachtsdaten können automatisiert geändert werden.
• Beim Zuständigkeitswechsel des Finanzamts kann die Vollmacht automatisch übertragen werden.
• Der Verein kann jederzeit die übermittelten Vollmachten, Widerrufe und Übertragungen einsehen und die Elsterkonten löschen bzw. Änderungen der Berechtigungen vornehmen.

Die GINSTER-VDB-Zentral prüft zunächst alle elektronischen Vollmachten inhaltlich auf Plausibilität. Anschließend erfolgt die Einarbeitung in das jeweilige Steuerkonto im zuständigen Bundesland über die Komponente GINSTER-VDB-Land.

Der Qualifizierungsprozess beginnt mit der Vergabe einer eindeutigen Vollmachtnehmer-Identifikationsnummer (VN-ID). Bei der späteren Übermittlung einer elektronischen Vollmacht wird dieser eine Vollmacht-Identifikationsnummer (VM-ID) zugeordnet. Die Qualifizie­rung und Verwaltung des Lohnsteuerhilfevereins und s...