Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Eine Rechnung ist ordnungsgemäß, wenn sie alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthält. Jedes Dokument, das die erforderlichen Angaben enthält, kann eine Rechnung sein, und zwar auch dann, wenn es nicht ausdrücklich als Rechnung bezeichnet ist. Welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss, ist der folgenden tabellarischen Übersicht zu entnehmen.
Checkliste für Rechnungen über 250 EUR (brutto)
lfd. Nr. |
Diese für den Vorsteuerabzug erforderliche Angaben müssen in der Rechnung aufgeführt werden |
Angaben sind in der Rechnung enthalten |
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ja |
nein |
| 1. |
vollständiger Name und vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Leistung ausgeführt hat |
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| 2. |
Name und Anschrift des Leistungsempfängers (betriebliche Anschrift) |
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| 3. |
Wahlweise die
- Steuernummer, die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt zugeteilt worden ist, oder
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
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| 4. |
das Ausstellungsdatum der Rechnung |
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| 5. |
fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer |
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| 6. |
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang der sonstigen Leistung (konkrete Bezeichnung erforderlich) |
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| 7. |
- Zeitpunkt der Lieferung oder
- Zeitpunkt der sonstigen Leistung (Angabe des Monats, in dem die Leistung abgeschlossen wurde, reicht aus)
Immer erforderlich, auch wenn Leistungs- und Rechnungsdatum übereinstimmen |
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| 8. |
Entgelt (Nettobetrag); ggf. die Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen |
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| 9. |
jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, wenn sie nicht von vornherein abgezogen wurde |
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| 10. |
Hinweis auf eine vereinbarte Entgeltminderung (z. B. eine Rabatt- oder Bonusvereinbarung) |
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| 11. |
anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt |
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| 12. |
Betrag der Umsatzsteuer, der auf das Entgelt entfällt, oder ein Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt |
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Tab. 1: Rechnungsangaben: Pflichtangaben
Verlust des Vorsteuerabzugs, wenn eine Pflichtangabe in der Rechnung fehlt
Jeder Punkt der Pflichtangaben in Rechnungen ist wichtig! Ein kleiner Fehler reicht bereits aus, um den Vorsteuerabzug zu verlieren.
Die Finanzbehörden der Bundesrepublik Deutschland haben lange Zeit eine restriktive Auslegung der Leistungsbeschreibung durchgesetzt. Handelsübliche Sammelbezeichnungen wurden von der Finanzverwaltung nur akzeptiert, wenn sich aus der Bezeichnung die eindeutige Bestimmung des Steuersatzes ableiten ließ.
In mehreren Urteilsfällen in Hessen wurde entschieden, dass bei dem Verkauf von Kleidung im Niedrigpreissegment die Bezeichnungen "Bluse" und "Hose" als Leistungsbeschreibungen nicht ausreichen.
In einem Beschluss des BFH im Rahmen des Aussetzungsverfahrens des ehemals beim FG Hessen anhängigen Verfahrens (s. o.) vom 14.3.2019 wurde festgestellt, dass zu den Anforderungen an eine Leistungsbeschreibung im niedrigeren Preissegment noch keine höchstrichterliche Rechtsprechung vorhanden ist.
Mit einem BMF-Schreiben aus dem Jahr 2021 wurde auch hinsichtlich der handelsüblichen Bezeichnung von der Finanzverwaltung Stellung genommen.
Bei Lieferungen kann neben der Angabe der Menge die Angabe der Art der gelieferten Gegenstände in Form einer handelsüblichen Bezeichnung erfolgen. Handelsüblich ist dabei jede im Geschäftsverkehr für die Gegenstände allgemein verwendete Bezeichnung, die den Erfordernissen von Kaufleuten im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB) genügt und von Unternehmern in den entsprechenden Geschäftskreisen allgemein verwendet wird. Darunter fallen auch Markenartikelbezeichnungen. Ob eine Bezeichnung handelsüblich ist, ist unter Berücksichtigung von Handelsstufen, Art und Inhalt der Lieferungen und dem Wert der einzelnen Gegenstände im Einzelfall zu bestimmen.
An einer Sache hat sich jedoch die Meinung der Finanzverwaltung nicht geändert: Bezeichnungen allgemeiner Art, die Gruppen verschiedener Gegenstände umfassen, reichen grundsätzlich nicht aus.
Sonstige Leistungen müssen eindeutig bezeichnet werden
Eine alternative Bezeichnung mit einem handelsüblichen Namen ist nur bei Lieferungen vorgesehen. Bei sonstigen Leistungen greift die Erleichterung nicht, sonstige Leistungen sind so eindeutig wie möglich zu bezeichnen.
Präsentkorb mit vielen Produkten – Bezeichnung in der Rechnung
In einer Rechnung über die Lieferung von Präsentkörben ist es ausreichend, wenn als Liefergegenstand "Präsentkörbe" aufgeführt werden. Die Mengen und handelsüblichen Bezeichnungen der im Präsentkorb enthaltenen einzelnen Produkte brauchen in der Rechnung nicht angegeben werden.
Die folgenden Punkte sollten bei der Rechnungsprüfung darüber hinaus unbedingt beachtet werden.