Tz. 33
Stand: EL 36 – ET: 06/2022
Planungsüberlegungen in zeitlicher Hinsicht haben bereits weit vor dem eigentlichen Zeitpunkt der Aufnahme des Gegenstands zu erfolgen. In Abhängigkeit von der Inventurform können diese Überlegungen bereits Bestandteil der generell in einem UN vorhandenen Ablauforganisation sein. Letzteres ist insbesondere bei Inventurformen der Fall, die nicht auf einem bestimmten Aufnahmestichtag basieren, sondern – über mehrere Stichtage verteilt – während des gesamten GJ praktiziert werden (z. B. die permanente Inventur).
Sofern die Inventurform es erfordert, ist die Festlegung des Inventurstichtags ein wesentlicher Tatbestand der Zeitplanung (vgl. Beck Bil-Komm. (2022), § 240 HGB, Rn. 36). Diese sollte jedoch darüber hinaus die zeitliche Abstimmung der vorbereitenden Inventurtätigkeiten und der im Nachhinein durchzuführenden Inventurauswertungen beinhalten (vgl. ADS (1998), § 240, Rn. 48). Ziel der Zeitplanung muss die Sicherstellung einer möglichst reibungslosen Abwicklung der durchzuführenden Bestandsaufnahme sein.
Tz. 34
Stand: EL 36 – ET: 06/2022
Demnach sind insbesondere folgende Termine zu fixieren:
| (1) |
Vorbereitung der Datenträger, auf denen die aufgenommenen Bestände aufgezeichnet werden sollen (Inventurzettel, Tonbänder); |
| (2) |
Fertigstellung der Dienstanweisung für das einzusetzende Personal; |
| (3) |
Einweisung des Aufnahmepersonals; |
| (4) |
Erstellung des Aufnahmeplans, der die Einteilung in Inventurbereiche und Bezirke sowie die Zuordnung des Aufnahmepersonals beinhaltet (vgl. die im Folgenden erläuterten Planungsaspekte) sowie |
| (5) |
(sorgfältige) Vorbereitung der einzelnen Aufnahmebereiche. |
Zur Sicherstellung der Einhaltung der Termine sollte ein Terminplan aufgestellt werden, der gleichzeitig auch das für die Einhaltung der einzelnen Termine verantwortliche Personal beinhaltet (vgl. Beck Bil-Komm. (2022), § 240 HGB, Rn. 36). Damit allen an der Inventur beteiligten Mitarbeitern ihre Aufgabe möglichst rechtzeitig bekannt ist, sollte die Erstellung dieses Terminplans frühzeitig erfolgen.
Bei während der Inventur fortlaufender Fertigung oder Warenannahme von Lieferanten oder Warenabgabe an Kunden durch den Versand sind besondere Maßnahmen auch hinsichtlich der zeitlichen Planung erforderlich, um die Erfüllung des Grundsatzes der Vollständigkeit und Richtigkeit sicherzustellen (vielfach wird sich für diesen Zweck die Einrichtung von kurzfristigen Zwischen- oder Pufferlägern nicht vermeiden lassen). Diese zeitliche Planung muss darüber hinaus gerade in diesen Fällen durch eine genaue räumliche Planung der Inventuraufnahme unterstützt werden.