Tz. 37
Stand: EL 36 – ET: 06/2022
Die Personaleinsatzplanung als dritter Planungsaspekt umfasst sowohl die Abgrenzung des an der Inventur zu beteiligenden Personals als auch die Zuordnung des Personals zu den einzelnen räumlich abgegrenzten Inventurbezirken. Für die Beschreibung des bei der Durchführung der Inventur einzusetzenden Personals bietet sich eine Differenzierung in folgende Gruppen an (vgl. Riedel (1980), S. 43ff.; Beck Bil-Komm. (2022), § 240 HGB, Rn. 38):
| (1) |
Verantwortliche für die einzelnen Aufnahmebezirke: Diese Personen sind für die ordnungsmäßige Durchführung der Inventur in dem ihnen zugewiesenen Aufnahmebezirk verantwortlich. |
| (2) |
Aufnehmer: Es sollten Aufnahmegruppen, die jeweils aus zwei Personen – einem Ansager und einem Aufschreiber – zusammengesetzt sind, gebildet werden (Vier-Augen-Prinzip). Für ihren Einsatz sollten folgende Grundsätze gelten:
- Ansager und Aufschreiber sind gemeinsam und jeder einzeln für die richtige Aufnahme verantwortlich.
- Als Ansager sollten grds. Personen eingesetzt werden, für die der jeweilige Aufnahmebezirk den regelmäßigen Arbeitsbereich darstellt, weil sie über die entsprechenden Waren- und Fachkenntnisse verfügen, die ein schnelles und reibungsloses Erfassen der VG sichert.
- Ansager und Aufschreiber dürfen nicht gleichzeitig als Aufnehmer in ihrem eigenen Bereich fungieren, weil sie sonst ihre eigene Arbeit kontrollieren würden. Sowohl Ansager als auch Aufschreiber müssen mit Sorgfalt ausgewählt werden. Nur gewissenhaft arbeitende Kräfte sind zur ordnungsmäßigen Abwicklung der Inventur geeignet. Ansager und Aufschreiber stellen gemeinsam die einzutragenden Mengen und Bezeichnungen fest. Der Ansager hat laufend zu verfolgen, dass die Angaben ordnungsgemäß eingetragen werden.
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| (3) |
Aufnahmeprüfer: Die Aufnahmeprüfer stellen durch Stichproben fest, ob die Aufnahmearbeiten ordnungsmäßig durchgeführt worden sind. Als Aufnahmeprüfer wird man v.a. diejenigen Mitarbeiter heranziehen, die die Aufnahmelisten später zu bearbeiten haben. Diese Mitarbeiter achten am ehesten darauf, dass die Inventurbezeichnungen eindeutig sind und die Angaben für eine einwandfreie Bewertung ausreichen. |
Tz. 38
Stand: EL 36 – ET: 06/2022
Die vorstehenden Charakterisierungen des Aufnahmepersonals verdeutlichen, dass die reibungslose und ordnungsmäßige Durchführung einer Inventur wesentlich von der Bereitschaft und Qualifikation des Aufnahmepersonals abhängt. Oft stehen für die Inventur nicht genügend erfahrene Kräfte zur Verfügung. Dieser Mangel kann im Zeitablauf durch ständige intensive Unterweisung behoben werden.
Alle Hilfskräfte müssen vor der Durchführung der Inventur erfahren, welche Bedeutung ihrer Arbeit zukommt. Jeder Ansager und jeder Aufschreiber sollte also wissen, dass es von der Qualität seiner Arbeit abhängt, ob die Inventur zügig und einwandfrei durchgeführt wird und welche Konsequenzen unzureichende Aufnahmearbeiten nach sich ziehen können. Es genügt nicht, den Hilfskräften nur in groben Zügen darzulegen, worum es bei der Inventur geht; es müssen vielmehr Ziel und Zweck der Inventur deutlich werden. Damit ist eine wesentliche Voraussetzung für gewissenhaftes Arbeiten geschaffen.
Tz. 39
Stand: EL 36 – ET: 06/2022
Die Unterweisung sollte zumindest folgende Themen zum Gegenstand haben (vgl. auch ADS (1998), § 240, Rn. 51; Beck Bil-Komm. (2022), § 240 HGB, Rn. 38):
| (1) |
Gliederung der Arbeitsbereiche
- Gliederung des Betriebs in Aufnahmebezirke, -felder und -stellen;
- Abgrenzung der einzelnen Inventurbezirke;
- Einsatz der Mitarbeiter in den verschiedenen Inventurbezirken.
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| (2) |
Zeitliche Vorschriften
- Höchstdauer der Aufnahmearbeiten in den einzelnen Bezirken;
- Zeitplanung im Einzelnen.
|
| (3) |
Listenbehandlung und Kennzeichnung der Inventurobjekte
- Gestaltung der Aufnahmelisten, Besonderheiten bei ihrer Ausfüllung und weitere Behandlung (Handhabung der Diktiergeräte);
- Form und Objektbezeichnungen;
- Angabe der Abkürzungen und andere Kennzeichnungen;
- Kennzeichnung von ausgesonderten Gegenständen in Fremdeigentum, die trotzdem aufgenommen werden.
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| (4) |
Aufnahmetechnik
- Maßeinheiten für die einzelnen Inventurobjekte, insbesondere für die verschiedenen Material- und Warenarten;
- Verfahren der Aufnahme;
- Darstellung der einzelnen Arbeiten bei der Aufnahme;
- Kennzeichnung der bereits aufgenommenen Gegenstände (Vermeidung von Doppelzählungen).
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| (5) |
Sonstiges
- Angabe der Auskunftstellen, an die sich das jeweilige Aufnahmepersonal bei Unklarheiten wenden kann;
- Verhalten der Aufnahmegruppen nach Durchführung der zugewiesenen Arbeiten;
- Verantwortung von Ansagern und Aufschreibern.
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Es kann zweckmäßig sein, dass die Unterweisung der Hilfskräfte unmittelbar in einem Inventurbezirk erfolgt und mit einer Probeaufnahme verbunden wird. Diese Form der Einführung ist sehr anschaulich und macht auch diejenigen Mitarbeiter mit der Materie vertraut, die bisher noch an keiner Inventur teilgenommen haben.
Tz. 40
Stand: EL 36 – ET: 06/2022
Der letzte Hinweis deutet bereits den nächsten Teilplanungsaspekt der Personaleinsatzplanung a...