Dr. Matthias Heiden, Dr. Christian F. Bosse
Rn. 7
Stand: EL 42 – ET: 05/2024
Im Vergleich zu § 91 Abs. 1 AktG spricht § 41 GmbHG von einer ordnungsmäßigen Buchführung, deren Führung Aufgabe der Geschäftsführer ist. Ein inhaltlicher Unterschied kann hieraus nicht gefolgert werden, weshalb zur Auslegung des § 91 AktG auch auf die einschlägige Kommentarliteratur zu § 41 GmbHG in diesem Bereich verwiesen werden kann (vgl. ADS (1997), § 91 AktG, Rn. 1). In § 33 Abs. 1 Satz 1 GenG wurde eine analoge Formulierung zum AktG gewählt: "Der Vorstand hat dafür zu sorgen, dass die erforderlichen Bücher der Genossenschaft ordnungsgemäß geführt werden."
Rn. 8
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Grds. sind unter der Bezeichnung der erforderlichen Handelsbücher alle Aufzeichnungen zu subsumieren, die – auch in Abhängigkeit von Eigenart, Tätigkeit und Größe des UN – verlangt werden. Welche Bücher im Einzelnen zu führen sind, ist gesetzlich nicht geregelt. Neben dem gewählten Buchführungssystem (vgl. HdR-E, AktG § 91, Rn. 19ff.) ist diese Frage unter Berücksichtigung der GoB zu entscheiden (vgl. auch Bilanz-HB (2015), Kap. A, Rn. 740ff.).
Rn. 9
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Terminologisch ist darauf hinzuweisen, dass mit dem Begriff "Bücher" nicht allein auf eine Buchform im Sinne gebundener Bücher abgestellt wird. Entscheidend ist vielmehr die Funktion der Eintragungen. Grundlegend wird regelmäßig zwischen Grundbüchern, Hauptbüchern und Nebenbüchern (Hilfsbüchern, Nebenbuchhaltungen) unterschieden (vgl. Ballof (2001), Rn. 4906; HdR-E, HGB § 238, Rn. 13ff.):
| Buchform |
Eintragung |
| Grundbuch (Journal, Tagebuch, Primanota) |
Erfassung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Ordnung (z. B. Wareneingangs- und Warenausgangsbücher, Kassenbücher, Bank- und Postscheckbücher) |
| Hauptbuch |
Systematische Ordnung der Geschäftsvorfälle in sachlicher Hinsicht nach einem Kontenplan |
| Nebenbücher |
Erfassung systematischer Buchhaltungsteilbereiche zwecks summenweiser systematischer Übertragung ins Hauptbuch (z. B. Anlagenbuchführung, Lohnbuchhaltung, Material- und Lagerbuchhaltung) |
Nicht zu den Handelsbüchern zählen das Tagebuch eines Handelsmaklers (vgl. § 100), das Aktienbuch der Gesellschaft (vgl. § 67 AktG) sowie das Baubuch eines Bauunternehmers ((vgl. § 2 BaufordG); vgl. Beck-HdR, D 20 (2011), Rn. 17ff.). Das Depotnummernbuch nach § 14 DepotG hingegen stellt ein Handelsbuch dar (vgl. Fischer-StGB (2024), § 283, Rn. 19a).
Neben die Regelungen des HGB für alle Kaufleute treten weitere gesetzliche Vorschriften, die im Einzelfall von einer AG zu beachten sind und somit den Umfang der zu führenden Handelsbücher erweitern:
Rn. 10
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Durch die Verknüpfung von HB und StB über das Maßgeblichkeitsprinzip ist auf die steuerrechtlichen Vorschriften hinzuweisen: § 140 AO enthält neben der Qualifizierung der handelsrechtlichen Buchführungsvorschriften als steuerrechtliche Verpflichtung weitere Bestimmungen, die zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichten (vgl. Tipke/Kruse (2020), Vorbemerkungen zu den §§ 140ff. AO; Tipke/Kruse (2020), § 140 AO; Schulze-Osterloh, WM 1977, S. 606ff.). § 141 Abs. 1 AO sieht unabhängig von einer vorliegenden Pflicht nach Handelsrecht eine eigenständige Verpflichtung vor (vgl. Wöhe/Kussmaul (2022), S. 18f.), die ebenfalls durch den Gesamtvorstand zu erfüllen ist (vgl. auch BFH, Urteil vom 26.04.1984, V R 128/79, BStBl. II 1984, S. 776). Der Kreis der Buchführungspflichtigen wird somit durch die AO gegenüber den handelsrechtlichen Vorschriften erweitert. "Es werden vor allem Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaft und Land- und Forstwirte zusätzlich erfasst" (vgl. Wöhe/Kussmaul (2022), S. 19f. (auch Zitat); fernerhin Zinnbauer, BB 1995, S. 1999ff.). Durch § 33 AO i. V. m. § 34 AO werden im Falle der AG als juristische Person des privaten Rechts ihren gesetzlichen Vertretern die steuerlichen Pflichten und somit insbesondere auch die Buchführungspflicht zugewiesen (vgl. Tipke/Kruse (2023), § 34 AO, Rn. 6).
Rn. 11
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Weitere Implikationen für die Buchführung einer AG ergeben sich aus differierenden bzw. zusätzlichen Ansatz-, Bewertungs- und Gliederungsregelungen sowie aus in anderen Gesetzen festgelegten Aufzeichnungserfordernissen (vgl. ADS (2023), § 238, Rn. 24ff.). Für Banken und Versicherungen etwa enthalten neben dem HGB (vgl. §§ 340, 340aff. bzw. 341aff.) auch die entsprechenden Spezialgesetze KWG (vgl. §§ 25, 53 Abs. 2 Nr. 2 KWG) und VAG (vgl. §§ 38f. VAG) zusätzliche Anforderungen an den inhaltlichen Umfang der zu führenden Bücher. Auf die Kommentarliteratur zu diesen Spezialgesetzen wird verwiesen (vgl. etwa KWG-Komm. (2023), §§ 25, 53 KWG; Prölss-VAG (2018), §§ 38, 39 VAG).
Rn. 12
Stand: EL 42 – ET: 05/2024
Ist die betreffende AG der öffentlichen Wirtschaft zuzurechnen, da sich ihr EK mehrheitlich unmittelbar oder mittelbar im Eigentum von Gebietskörperschaften befindet, können gemäß § 53 HGrG i. V. m. § 69 BHO zusätzliche Prüfungs- bzw. Berichtspflichten entstehen (vgl. IDW (2019), Rn. M 1ff.; Forster (1989), S. 136ff.).
Rn. 13
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