b) Aufbewahrung auf anderen Datenträgern

Rn. 67

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

"Anderer Datenträger" ist jedes Medium, das Bücher oder Aufzeichnungen durch Speicherung von Zeichen unmittelbar und jederzeit reproduzierbar festhält. Im Gegensatz zu Bildträgern sind bei Datenträgern technische Hilfsmittel sowie u. U. EDV-Programme zur Lesbarmachung erforderlich – z. B. Bildplatte, CD-ROM, Diskette, Festspeicher, Magnetband, Magnetplatte, optische Speicherplatten (sog. DOR-Verfahren; vgl. Zwank, H. 1984, S. 1247). Zu den anderen Datenträgern zählen auch die i. R.d. sog. COM-Verfahrens (d. h., die EDV-geführte Buchhaltung fertigt aus digitalisierten Zeichen unmittelbar Mikrofilm-Unterlagen) erstellten Abbilder (vgl. zur eingeschränkten Verwendung des COM-Verfahrens für steuerliche Zwecke HdR-E, HGB § 257, Rn. 84).

Fraglich ist, inwieweit auf "anderen Datenträgern" überhaupt bildliche Übereinstimmung (vgl. § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1) erzielbar ist. Hiervon ist abhängig, ob für die Aufbewahrung empfangener Handelsbriefe und Buchungsbelege, für die eine "bildliche" Übereinstimmung gefordert wird, nur "Bildträger" oder auch "andere Datenträger" in Frage kommen können. Nach der einen Auffassung ist obige Frage zu verneinen, so dass für die genannten Unterlagen nur eine Aufbewahrung auf Bildträgern in Frage käme (vgl. Glade, A. 1995, § 257, Rn. 31). Demgegenüber wird – so auch hier – vertreten, dass mit fortschreitender Technik, insbesondere im Videobereich (z. B. Bildplatte) und unter Verwendung der Digitalisierungstechnik (z. B. Scanner), zunehmend auf anderen Datenträgern bildliche Übereinstimmung erzielbar sei, so dass die bezeichneten Unterlagen auch auf "anderen Datenträgern" aufbewahrt werden könnten (vgl. ADS 1995, § 257, Rn. 63, m. w. N.). Denn es ist nicht auf die technische Funktionsweise der Speicherung der optischen Signale, sondern auf das Erscheinungsbild der Wiedergabe abzustellen. Solange wort- und layoutgetreue Wiedergaben des Originals möglich sind, erzielen auch andere Datenträger bildliche Übereinstimmung. Vornehmlich bei Datenträgern ist darauf zu achten, dass ausreichende Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verfälschung oder Zerstörung zu schützen. Werden Dokumente bereits elektronisch empfangen und versandt, sind bei der Archivierung Risiken zu beachten, die durch weitere technische und organisatorische Maßnahmen zu adressieren sind (vgl. im Einzelnen: IDW RS FAIT 3, Rn. 20ff.).