Prof. Dr. Christoph Hütten, Dr. Julia Zicke
I. Verantwortlicher Personenkreis bei Existenz nur einer inländischen Zweigniederlassung
Rn. 11
Stand: EL 41 – ET: 12/2023
Die persönliche Zuständigkeit für die Offenlegung liegt vorrangig bei denjenigen Personen, die befugt sind, als ständige Vertreter für die Tätigkeit der Zweigniederlassung die Gesellschaft gerichtlich und außergerichtlich zu vertreten (vgl. § 325a Abs. 1 Satz 1 i. V. m. § 13e Abs. 2 Satz 5 Nr. 3). Dies können (Niederlassungs-)Prokuristen sowie Handlungsbevollmächtigte i. S. d. § 54 sein, letztere jedoch nur, sofern ihnen zusätzlich zur Handlungsvollmacht die Prozessführungsbefugnis nach § 54 Abs. 2 eingeräumt wurde (vgl. Seibert, GmbHR 1992, S. 738 (740)). Allerdings trifft die Verpflichtung diese Personen nur dann, wenn sie als solche zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet sind. Derartige Anmeldungen sind bei der Errichtung der Zweigniederlassung (vgl. § 13e Abs. 2) sowie bei späteren Änderungen gegenüber dem eingetragenen Status (vgl. § 13e Abs. 3) vorzunehmen. Die Offenlegungszuständigkeit besteht – wie der Gesetzeswortlaut zweifelsfrei herausstellt – ab dem Zeitpunkt der Anmeldung und nicht erst mit dem Vollzug der Handelsregistereintragung.
Rn. 12
Stand: EL 41 – ET: 12/2023
Entscheidend für die Bestimmung der zuständigen Personen ist der Zeitpunkt der Offenlegungspflicht und nicht etwa der Zeitraum, auf den sich die offenlegungspflichtigen Unterlagen beziehen (vgl. HdR-E, HGB § 325a, Rn. 10). Eine Person, die zu dem Zeitpunkt, zu dem eine Offenlegungsverpflichtung nach § 325a entsteht, i. S. d. § 13e Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 zum Handelsregister angemeldet ist, trifft daher die Offenlegungspflicht unabhängig davon, ob die Anmeldung auch bereits während des GJ bestanden hat, für das Unterlagen offenzulegen sind.
Rn. 13
Stand: EL 41 – ET: 12/2023
Wurden für die Zweigniederlassung keine Personen i. S. d. § 13e Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 zum Handelsregister angemeldet, liegt die persönliche Zuständigkeit für die Offenlegung nach § 325a Abs. 1 Satz 1 bei den Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs der Hauptniederlassung (zu Vorstand oder Geschäftsleitung nach deutschem Recht vergleichbare Organe), also des die Zweigniederlassung unterhaltenden ausländischen UN; dies gilt damit auch dann, wenn die Eintragung der Errichtung betreffender Zweigniederlassung pflichtwidrig unterlassen wurde.
Rn. 14
Stand: EL 41 – ET: 12/2023
Sind für die Zweigniederlassung mehrere Personen nach § 13e Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 zur Handelsregistereintragung angemeldet, sind alle gleichermaßen für die Offenlegung verantwortlich. Interne Übertragungen der Zuständigkeiten auf eine einzelne Person sind zulässig, stellen aber die Übrigen nicht von ihrer Verantwortung und damit den Sanktionen bei Offenlegungsverstößen (vgl. hierzu HdR-E, HGB § 325a, Rn. 41ff.) frei (vgl. auch HdR-E, HGB § 325, Rn. 11).
II. Verantwortlicher Personenkreis bei Existenz mehrerer inländischer Zweigniederlassungen
Rn. 14a
Stand: EL 41 – ET: 12/2023
Für den Fall, dass eine von § 325a erfasste ausländische KapG mehrere inländische Zweigniederlassungen unterhält, sieht § 325 Abs. 1 Satz 2 vor, dass die offenzulegenden Unterlagen der Hauptniederlassung (vgl. HdR-E, HGB § 325a, Rn. 15ff.) nur von den verpflichteten Personen (vgl. HdR-E, HGB § 325a, Rn. 11ff.) einer dieser Zweigniederlassungen offengelegt werden müssen. Die damit bezweckte Vermeidung einer mehrfachen Offenlegung identischer Unterlagen macht vor dem Hintergrund des globalen Zugriffs auf das UN-Register Sinn. Die Auffindbarkeit – z. B. bei fehlender Namensidentität von Hauptniederlassung und den verschiedenen Zweigniederlassungen – wird dadurch gewährleistet, dass die inländischen Zweigniederlassungen, die die Unterlagen nicht offenlegen, gemäß § 325a Abs. 1 Satz 3 folgende Angaben für die Zweigniederlassung übermitteln müssen, welche die Unterlagen offengelegt hat:
- Namen,
- Register,
- Register-Nr.
Rn. 14b
Stand: EL 41 – ET: 12/2023
Die Offenlegungspflicht für die Unterlagen der Hauptniederlassung trifft damit zunächst die verpflichteten Personen (vgl. HdR-E, HGB § 325a, Rn. 11ff.) aller inländischen Zweigniederlassungen. Erst, wenn eine dieser Zweigniederlassungen die Unterlagen der Hauptniederlassung an die das UN-Register führende Stelle vollständig übermittelt hat, wandelt sich die Pflicht der verpflichteten Personen in den übrigen inländischen Zweigniederlassungen in eine Pflicht zur Offenlegung der in § 325a Abs. 1 Satz 3 genannten Angaben.
Somit richten sich die Sanktionen bei unterlassener Offenlegung der Unterlagen der Hauptniederlassung (vgl. HdR-E, HGB § 325a, Rn. 41ff.), sofern sie nicht gegen die ausländische KapG gerichtet werden, gegen die verpflichteten Personen in allen inländischen Zweigniederlassungen.