E. Zeitpunkt der Offenlegung

I. Grundsätzliche Regelung

Rn. 83

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

Gemäß § 325 Abs. 1a Satz 1 müssen die offenzulegenden Unterlagen nach § 325 Abs. 1 spätestens ein Jahr bzw. bei i. S. d. § 264d kap.-marktorientierten UN spätestens vier Monaten (vgl. § 325 Abs. 4 Satz 1; der Zeitraum entspricht der Frist zur Veröffentlichung eines Jahresfinanzberichts nach § 114 WpHG) nach dem Abschlussstichtag des offenzulegenden JA zur Einstellung in das UN-Register übermittelt werden. Sofern die Unterlagen nicht innerhalb dieser Fristen vorliegen, sind sie gemäß § 325 Abs. 1a Satz 2 unverzüglich nach ihrem Vorliegen offenzulegen. Dabei ist das Datum der Übermittlung der Unterlagen bei der das UN-Register führenden Stelle der relevante Zeitpunkt für die Fristwahrung (vgl. § 325 Abs. 4 Satz 2).

Rn. 84

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

vorläufig frei

Rn. 85

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

Die Unverzüglichkeit der Offenlegung nach Ablauf der Jahres- bzw. Viermonatsfrist bezieht sich auf die Übermittlung an die das UN-Register führende Stelle. Weiterhin bedeutet unverzüglich, dass die Übermittlung ohne schuldhaftes Zögern zu erfolgen hat (vgl. § 121 Abs. 1 Satz 1 BGB). Ein solches schuldhaftes Zögern ist insbesondere für die Vornahme von sich an die Übermittlung anschließender Rechtshandlungen von Bedeutung (vgl. HdR-E, HGB § 325, Rn. 16), wovon ein potenziell Geschädigter im Zuge der Kenntnisnahme des JA wesentlich abhängig ist. Dem Kläger wird zwar eine Frist zur Klage auf Nichtigkeit des JA gesetzt, die sich an der Übermittlung des JA nach § 325 Abs. 1f. orientiert, indes darf ihm die Kenntnisnahme des JA auch nicht durch eine Verzögerung der Übermittlung vorenthalten werden (vgl. zur deliktischen Schadenersatzhaftung HdR-E, HGB § 325, Rn. 166).

Rn. 86

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

Gleichermaßen muss eine bereits schwebende Anfechtungs- oder Nichtigkeitsklage ohne Einfluss auf die Offenlegung bleiben, d. h., auch in diesem Fall ist spätestens nach zwölf bzw. vier Monaten offenzulegen (vgl. so auch ADS (2000), § 325, Rn. 26). Dies gilt selbst dann, wenn die zur Offenlegung verpflichteten Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs des betroffenen UN die Klage für aussichtsreich und daher eine Änderung von offenzulegenden Unterlagen für wahrscheinlich halten (vgl. Beck Bil-Komm. (2022), § 325 HGB, Rn. 101; bezüglich der Folgen, wenn tatsächlich die Nichtigkeit festgestellt wird HdR-E, HGB § 325, Rn. 34ff.).

Rn. 87

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

Das Gesetz äußert sich nicht dazu, zu welchem Zeitpunkt der Status einer Kap.-Marktorientierung i. S. d. § 264d erfüllt sein muss, damit § 325 Abs. 4 greift und die Offenlegung innerhalb von vier Monaten erfolgen muss. Nach hier vertretener Ansicht ist diesbezüglich unter Praktikabilitätserwägungen von Folgendem auszugehen:

• Für ein UN, das zum Abschlussstichtag nicht kap.-marktorientiert ist, gilt die Einjahresfrist, selbst wenn dieses UN vor Ablauf der folgenden zwölf Monate kap.-marktorientiert wird.
• Für ein UN, das zum Abschlussstichtag kap.-marktorientiert ist, diesen Status jedoch innerhalb der ersten vier Monate des folgenden GJ verliert, gilt ebenfalls nicht die Viermonats-, sondern die Zwölfmonatsfrist.

II. Offenlegungszeitpunkt bei nachträglicher Änderung von Unterlagen

Rn. 88

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

Wird eine offenzulegende Unterlage nach Abschluss der AP oder während bzw. nach der Vorlage an die Gesellschafter geändert, ist die geänderte Fassung offenzulegen (vgl. hierzu HdR-E, HGB § 325, Rn. 37ff.). Auch für diese Offenlegung gelten die in HdR-E, HGB § 325, Rn. 83, beschriebenen Fristen.

Rn. 89

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

Zur Offenlegung bei nachträglichen Änderungen vgl. ausführlich HdR-E, HGB § 325, Rn. 37ff.

III. Offenlegungszeitpunkt bei Nichtigkeit des Jahresabschlusses

Rn. 90

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

Wurde die Nichtigkeit des JA nach erfolgter Offenlegung festgestellt und muss infolgedessen erneut aufgestellt werden, haben die gesetzlichen Vertreter ihre Pflicht zur RL nicht erfüllt (vgl. HdR-E, HGB § 325, Rn. 34ff.). Zur Einhaltung der Frist nach § 325 kann die Offenlegung des nichtigen JA deshalb ebenfalls nicht mehr gelten und der Fristablauf setzt sich fort, d. h., der neue JA ist innerhalb von zwölf Monaten (bzw. vier Monaten) offenzulegen bzw. unverzüglich nach seinem Vorliegen.

IV. Rechtsformabhängige Besonderheiten

1. Besonderheiten bei AG, KGaA und SE

a) Zeitpunkt der Vorlage an die Gesellschafter

Rn. 91–92

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

vorläufig frei

Rn. 93

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

Gemäß § 325 müssen die offenzulegenden Unterlagen spätestens vor Ablauf von einem Jahr bzw. vier Monaten nach dem Abschlussstichtag des offenzulegenden JA an die das UN-Register führende Stelle übermittelt werden. Sofern dabei bestimmte Unterlagen i. S. d. § 325 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 (vgl. HdR-E, HGB § 325, Rn. 108f.) nicht innerhalb dieser Fristen vorliegen, sind sie gemäß § 325 Abs. 1a Satz 2 unverzüglich nach ihrem Vorliegen vonseiten des vertretungsberechtigten Organs offenzulegen. Die Vorlage an die Gesellschafter, also die HV, ist mithin keine Voraussetzung (mehr) für die Offenlegung (vgl. BT-Drs. 18/4050, S. 77f.). Daraus folgt auch, dass für die Festlegung des Termins der HV kap.-marktorientierte AG, KGaA und SE nicht gezwungen sind, ihre HV innerhalb von vier Monaten durchzuführen, um den Fri...