II. Grundsätze der Vollständigkeit und Richtigkeit der Verbuchung

Tz. 5

Stand: EL 36 – ET: 06/2022

Der Grundsatz der Wahrheit fordert eine vollständige und richtige Verbuchung. Das Gebot der Vollständigkeit der Verbuchung beinhaltet die lückenlose und uneingeschränkte Erfassung aller RL-relevanten Geschäftsvorfälle und sämtlicher Güter des UN sowie die Auswertung aller zugänglichen Informationen, d. h., es dürfen keine Vorfälle ausgelassen, keine Vorfälle mehrfach erfasst und keine fingierten Vorfälle hinzugefügt werden (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1273); Hübschmann/Hepp/Spitaler (2015), § 146 AO, Rn. 14; IDW RS FAIT 1 (2002), Rn. 14, 26; Leffson (1987), S. 159). Außerdem verlangt der Vollständigkeitsgrundsatz, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall vollständig beschrieben wird ((Name des Vertragspartners, Datum, Belegnummer, Buchungssatz und Buchungstext); vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1273); überdies HdR-E, HGB § 239, Rn. 13). Bei der EDV-Verbuchung ergeben sich keine grds. Unterschiede, so dass die Vollständigkeit bei lückenloser Übernahme der Daten auf entsprechende Datenträger und bei vollständiger Weiterverarbeitung gegeben ist (vgl. Mellerowicz/Brönner (1970), § 149 AktG, Rn. 27); die vollständige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle sind durch technische und organisatorische Kontrollen (wie z. B. Erfassungs-, Plausibilitätskontrollen oder Vergabe von Datensatznummern) sicherzustellen (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1273); Schuppenhauer (2007), S. 55). Eine zusammengefasste oder verdichtete Aufzeichnung wird seitens der Finanzverwaltung nur dann für zulässig erachtet, wenn sie nachvollziehbar in ihre Bestandteile zerlegt werden kann (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1273)). Zudem erstreckt sich das Erfordernis der Ordnungsmäßigkeit bei einer computergestützten Buchführung "auch auf die damit im Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems [...], da die Grundlage für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen bereits bei der Entwicklung und Freigabe von Haupt-, Vor- und Nebensystemen einschließlich der dabei angewandten DV-gestützten Verfahren gelegt wird. Die Ordnungsmäßigkeit muss bei der Einrichtung und unternehmensspezifischen Anpassung des DV-Systems bzw. der DV-gestützten Verfahren im konkreten Unternehmensumfeld und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben" (BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1272)).

Der Grundsatz der Richtigkeit erfordert sowohl materiell als auch formell richtige Buchungen (vgl. Mellerowicz/Brönner (1970), § 149 AktG, Rn. 28).

1. Materielle Richtigkeit

Tz. 6

Stand: EL 36 – ET: 06/2022

Der Grundsatz der materiellen Richtigkeit besagt, dass die Buchführung auf richtigen Grundaufzeichnungen aufgebaut sein muss; dazu muss die Beschreibung der Geschäftsvorfälle mit den zugrunde liegenden Tatbeständen dem Grunde und der Höhe nach übereinstimmen (vgl. Leffson (1987), S. 200). Eine dem Grunde nach richtige Buchführung liegt vor, wenn die Geschäftsvorfälle gemäß ihres tatsächlichen Inhalts auf den korrekten Konten verbucht werden. Eine der Höhe nach richtige Buchführung gebietet eine Erfassung mit den korrekten Werten.

Tz. 7

Stand: EL 36 – ET: 06/2022

Erster Bestandteil des Grundsatzes der materiellen Richtigkeit der Verbuchung ist, dass jeder Buchung ein Beleg zugrunde liegen muss (sog. Belegprinzip). Nur im Zusammenhang mit dem Beleg ist eine Buchführung ordnungsgemäß und beweiskräftig (vgl. BGH, Urteil vom 25.03.1954, 3 StR 232/53, DB 1954, S. 431). Dieser Grundsatz ist auch beim Einsatz von DV-Systemen maßgeblich (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1275); zum Begriff des DV-Systems, welches i. R.d. Aktualisierung der GoBD erstmals auch das sog. Cloud-Computing umfasst, BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1271f.)). Mit dem Beleg wird ein Geschäftsvorfall zeit-, wert- und verantwortungsmäßig festgehalten (vgl. Nagel (1977), S. 116). Da der Beleg Grundlage jeder Verbuchung ist, muss deren Zusammengehörigkeit jederzeit überprüfbar und durch gegenseitige Verweise nachvollziehbar sein (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1275); Eisele/Knobloch (2019), S. 33; Wöhe (1997), S. 192f.). Diese Zusammengehörigkeit kann in Form von eindeutigen Zuordnungsmerkmalen (bspw. Index, Paginier-Nr. oder Dokument-ID) und weiteren Identifikationsmerkmalen für die Papierablage oder die Such- und Filtermöglichkeit bei elektronischer Belegablage sichergestellt werden (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1275f.)). Jene Zuordnungskriterien müssen Eingang in die Aufzeichnungen finden und sollen dann schließlich eine progressive und ...