II. Übermittlung der offenlegungspflichtigen Unterlagen

Rn. 14

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

Die Übermittlung der offenlegungspflichtigen Unterlagen ist grds. fristgemäß (vgl. HdR-E, HGB § 325, Rn. 83ff.) und vollständig (vgl. HdR-E, HGB § 325, Rn. 74f.) vorzunehmen. Unabhängig von einer Größendifferenzierung hat gemäß § 325 Abs. 1 Satz 2 die Übermittlung an die das UN-Register führende Stelle zur Einstellung in das UN-Register zu erfolgen. Da das UN-Register vom BAnz Verlag (die BAnz Verlag GmbH mit Sitz in Köln) geführt wird, bleibt dieser auch nach dem DiRUG der ausschließliche Empfänger der offenzulegenden Unterlagen. Die offenlegungspflichtigen Unterlagen sind in elektronischer Form in einem maschinenlesbaren und durchsuchbaren Datenformat zu übermitteln (vgl. HdR-E, HGB § 325, Rn. 78f.). Hierzu verweist § 325 Abs. 6 Satz 1 auf § 12 Abs. 2. Für die elektronische Übermittlung bzw. Hinterlegung der Unterlagen stellt der BAnz Verlag unter der Domain "https://publikations-plattform.de/sp/wexsservlet" eine entsprechende Serviceplattform zur Verfügung. Zusätzlich sind für die Übermittlung weitere Vorgaben zur Form der Unterlagen hinsichtlich der Darstellung, Sprache und Unterzeichnung sowie etwaiger Erleichterungen zu beachten (vgl. HdR-E, HGB § 325, Rn. 74ff.).

Rn. 15

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Waren bis zur Geltung des DiRUG verschiedene Dateiformate für die Offenlegung zulässig, sieht nunmehr § 11 Abs. 2 URV vor, dass die offenzulegenden Unterlagen der RL im XML-Format zu übermitteln sind, sofern nicht nach § 328 Abs. 1 Satz 4 die ESEF-Formatvorgaben einschlägig sind (vgl. hierzu HdR-E, HGB § 328, Rn. 55aff.) oder freiwillig angewendet werden.

Rn. 16

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Die Übermittlung erfüllt wichtige Funktionen. Im Zuge der Übermittlung der offenzulegenden Unterlagen an das UN-Register werden diese "[ü]ber die Internetseite des Unternehmensregisters [...] zugänglich" (§ 8b Abs. 2 Nr. 4) gemacht und sind damit über das Internet für jedermann verfügbar (vgl. HdR-E, HGB § 325, Rn. 13, 78). Insofern kommt ein UN mit der Übermittlung seinen Informationspflichten nach (vgl. MünchKomm. HGB (2020), § 325, Rn. 75) und die Adressaten der RL erhalten zumindest die abstrakte Möglichkeit der Kenntnisnahme (vgl. Noack (2002), Rn. 11). Ferner erfüllt die Übermittlung eine bedeutende Funktion in Form von Voraussetzungen und Präklusionen von Rechtshandlungen (vgl. ­Noack (2002), Rn. 47ff., 51). Hier ist insbesondere die Präklusion nach § 256 Abs. 6 AktG bzw. § 10 PublG hervorzuheben, die den Beginn der Frist des Geltendmachens einer Nichtigkeit des JA am Zeitpunkt der Übermittlung festmacht (vgl. HdR-E, AktG § 256, Rn. 50ff.; HdR-E, PublG § 10; zur analogen Anwendung auf GmbH vgl. HdR-E, AktG § 256, Rn. 2f.).

Rn. 17

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In Bezug auf die Form- sowie Formaterfordernis der Unterlagen (vgl. § 328) und die Inanspruchnahme von Erleichterungen (vgl. §§ 326, 327) für die Übermittlung an das UN-Register gelten die gleichen Vorschriften wie für die Aufstellung (vgl. HdR-E, HGB § 325, Rn. 14).

Rn. 18

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vorläufig frei