III. Grundsätze der zeitgerechten und geordneten Verbuchung

Tz. 28

Stand: EL 36 – ET: 06/2022

Die Grundsätze der zeitgerechten und geordneten Verbuchung besagen, dass die "Geschäftsvorfälle unverzüglich und ihrer zeitlichen Reihenfolge entsprechend zu buchen sind" (ADS (1968), § 149 AktG, Rn. 136). Durch die Verpflichtung zur unverzüglichen Aufzeichnung soll die Gefahr vermindert werden, dass buchungspflichtige Unterlagen untergehen (vgl. so schon Leffson (1987), S. 165). Der Grundsatz der geordneten Verbuchung bedeutet, dass jede sinnvolle Ordnung ausreicht, die einen sachverständigen Dritten in die Lage versetzt, sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Vermögenslage des UN zu verschaffen (vgl. u. a. Schuppenhauer (2007), S. 55; Tipke/Kruse (2021), § 146 AO, Rn. 15). Durch die Voraussetzung der geordneten Verbuchung – im Gegensatz zur Buchung der Zeitfolge nach – ist die Grundlage für die Anwendbarkeit der Speicher-Buchführung geschaffen (vgl. Peter/Bornhaupt/Körner (1987), S. 193; Schuppenhauer (2007), S. 55; Tipke/Kruse (2021), § 146 AO, Rn. 15). Geordnet ist die Verbuchung dann, wenn die Geschäftsvorfälle grundbuchmäßig der zeitlichen Reihenfolge nach erfasst werden (vgl. Peter/Bornhaupt/Körner (1987), S. 193). Dabei ist es nicht erforderlich, dass nur ein Grundbuch geführt wird; vielmehr genügt es, wenn einzelne Kategorien von Grundbüchern (z. B. Trennung nach Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Zahlungsvorgängen) gebildet werden und innerhalb dieser Grundbücher die Erfassung in zeitlicher Reihenfolge erfolgt (vgl. Peter/Bornhaupt/Körner (1987), S. 193). Geordnet ist eine Aufzeichnung auch dann, wenn eine "journalähnliche" Erfassung (nach BFH-Auslegung) laufend erfolgt, wobei dann monatlich eine Übertragung in Grund- und Hauptbücher zu erfolgen hat (vgl. BFH, Urteil vom 16.09.1964, IV 42/61 U, BStBl. III 1964, S. 654; BFH, Urteil vom 25.03.1992, I R 69/91, BStBl. II 1992, S. 1010 (1011); R 5.2 Abs. 1 Satz 4 EStR (2012); ausführlich dazu sodann Tipke/Kruse (2021), § 146 AO, Rn. 10ff.; allerdings ist die Einmonatsfrist nur dann zu rechtfertigen, wenn entsprechende Sicherheitsvorkehrungen gegen den Verlust der relevanten Unterlagen gewährleistet sind; so auch BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1274); IDW RS FAIT 1 (2002), Rn. 28). Grds. ist jedoch eine Frist von zehn Tagen zu wahren, wobei es hierbei indes stets die Gegebenheiten des Einzelfalls zu beachten gilt (vgl. BFH, Urteil vom 26.03.1968, IV 63/63, BStBl. II 1968, S. 527 (532); BFH, Urteil vom 24.03.1970, I R 38/68, BStBl. II 1970, S. 540 (541)).

Tz. 29

Stand: EL 36 – ET: 06/2022

Der Grundsatz der zeitgerechten Verbuchung besagt, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Geschäftsvorfällen und ihrer buchmäßigen Erfassung bestehen muss (vgl. BFH, Urteil vom 05.03.1965, VI 154/63 U, BStBl. III 1965, S. 285f.; BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1273); Hübschmann/Hepp/Spitaler (2015), § 146 AO, Rn. 20; Kühn/v. Wedelstädt (2018), § 146 AO, Rn. 5). Ein Geschäftsvorfall ist dabei periodengerecht derjenigen Abrechnungsperiode zuzuordnen, in der er verwirklicht wurde; unbedingt erforderlich ist demnach die Zuordnung zum entsprechenden GJ bzw. zu einer nach Gesetz, Satzung oder RL-Zweck bestimmten kürzeren Periode (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1274)). Der Begriff der unverzüglichen Verbuchung darf nicht zu eng ausgelegt werden (vgl. dazu ausführlich ADS (1998), § 239, Rn. 24ff.). Gerade bei bestimmten Arten der EDV, bei Stapelverarbeitung, v.a. aber bei Buchführung außer Haus, die nur bei gleichzeitiger Verarbeitung größerer Buchführungsmengen rationell sind, ist eine weniger enge Auslegung des Merkmals der zeitgerechten Verbuchung angebracht (vgl. BFH, Urteil vom 10.08.1978, V R 17/73, BStBl. II 1979, S. 20ff.; Leffson (1987), S. 166; Tipke/Kruse (2021), § 146 AO, Rn. 16; bezüglich des Risikos einer verspäteten Erfassung beim IT-Outsourcing IDW RS FAIT 5 (2015), Rn. 35). Deshalb kommt es auch auf die Umstände des Einzelfalls an – v.a. auf die Art der Geschäftsvorfälle, den Buchungsumfang, die internen Kontrollen und die Sicherung der Unterlagen vor Verlust, wann eine zeitgerechte Verbuchung noch vorliegt (vgl. dazu Leffson (1987), S. 166; Schuppenhauer (2007), S. 55; Tipke/Kruse (2021), § 146 AO, Rn. 12ff.).

Allg. kann man sich der Regelung des R 5.2 Abs. 1 Satz 4 EStR (2012) anschließen, nach der es nicht zu beanstanden ist, sofern die "Erfassung der Kreditgeschäfte eines Monats im Grundbuch bis zum Ablauf des folgenden Monats erfolgt, sofern durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass Buchführungsunterlagen bis zu ihrer Erfassung im Grundbuch nicht verloren gehen, z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen oder durch ihre Ablage in besonderen Mappen oder Ordnern." Dabei ist "Erfassen" nicht gleichbedeutend mit "Buchen", zumal in heutigen ERP-Systemen, bei denen z. B. ...