Tz. 32
Stand: EL 36 – ET: 06/2022
Die Einhaltung der vorgenannten Grundsätze erfordert eine sorgfältige Planung der Inventurdurchführung. Sie umfasst zunächst die Festlegung der für die jeweiligen VG anzuwendenden Inventurform, d. h. der Kombination aus Inventurverfahren und -system. Dies setzt eine Kenntnis der Anforderungen alternativ zulässiger Inventurformen voraus (vgl. HdR-E, HGB § 240, Rn. 83ff.). Die Entscheidung für eine bestimmte Inventurform determiniert wesentlich die konkret anzustellenden Planungsüberlegungen.
Als allg. Planungsüberlegungen können neben der Entscheidung für eine bestimmte Inventurform die zeitliche und räumliche Reihenfolge sowie die Frage des Personaleinsatzes angesehen werden.
1. Zeitliche Planung
Tz. 33
Stand: EL 36 – ET: 06/2022
Planungsüberlegungen in zeitlicher Hinsicht haben bereits weit vor dem eigentlichen Zeitpunkt der Aufnahme des Gegenstands zu erfolgen. In Abhängigkeit von der Inventurform können diese Überlegungen bereits Bestandteil der generell in einem UN vorhandenen Ablauforganisation sein. Letzteres ist insbesondere bei Inventurformen der Fall, die nicht auf einem bestimmten Aufnahmestichtag basieren, sondern – über mehrere Stichtage verteilt – während des gesamten GJ praktiziert werden (z. B. die permanente Inventur).
Sofern die Inventurform es erfordert, ist die Festlegung des Inventurstichtags ein wesentlicher Tatbestand der Zeitplanung (vgl. Beck Bil-Komm. (2022), § 240 HGB, Rn. 36). Diese sollte jedoch darüber hinaus die zeitliche Abstimmung der vorbereitenden Inventurtätigkeiten und der im Nachhinein durchzuführenden Inventurauswertungen beinhalten (vgl. ADS (1998), § 240, Rn. 48). Ziel der Zeitplanung muss die Sicherstellung einer möglichst reibungslosen Abwicklung der durchzuführenden Bestandsaufnahme sein.
Tz. 34
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Demnach sind insbesondere folgende Termine zu fixieren:
| (1) |
Vorbereitung der Datenträger, auf denen die aufgenommenen Bestände aufgezeichnet werden sollen (Inventurzettel, Tonbänder); |
| (2) |
Fertigstellung der Dienstanweisung für das einzusetzende Personal; |
| (3) |
Einweisung des Aufnahmepersonals; |
| (4) |
Erstellung des Aufnahmeplans, der die Einteilung in Inventurbereiche und Bezirke sowie die Zuordnung des Aufnahmepersonals beinhaltet (vgl. die im Folgenden erläuterten Planungsaspekte) sowie |
| (5) |
(sorgfältige) Vorbereitung der einzelnen Aufnahmebereiche. |
Zur Sicherstellung der Einhaltung der Termine sollte ein Terminplan aufgestellt werden, der gleichzeitig auch das für die Einhaltung der einzelnen Termine verantwortliche Personal beinhaltet (vgl. Beck Bil-Komm. (2022), § 240 HGB, Rn. 36). Damit allen an der Inventur beteiligten Mitarbeitern ihre Aufgabe möglichst rechtzeitig bekannt ist, sollte die Erstellung dieses Terminplans frühzeitig erfolgen.
Bei während der Inventur fortlaufender Fertigung oder Warenannahme von Lieferanten oder Warenabgabe an Kunden durch den Versand sind besondere Maßnahmen auch hinsichtlich der zeitlichen Planung erforderlich, um die Erfüllung des Grundsatzes der Vollständigkeit und Richtigkeit sicherzustellen (vielfach wird sich für diesen Zweck die Einrichtung von kurzfristigen Zwischen- oder Pufferlägern nicht vermeiden lassen). Diese zeitliche Planung muss darüber hinaus gerade in diesen Fällen durch eine genaue räumliche Planung der Inventuraufnahme unterstützt werden.
2. Räumliche Planung
Tz. 35
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Die räumliche Planung umfasst die Abgrenzung einzelner Inventurbereiche (vgl. Beck Bil-Komm. (2022), § 240 HGB, Rn. 37). Begründet durch die Tatsache, dass sämtliche VG innerhalb eines UN aufzunehmen sind, ist es zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs einer Inventur angebracht, das UN in einzelne Bereiche aufzuteilen, da auf diese Weise überschaubare Aufnahmebereiche gewonnen werden können. Darüber hinaus erhält man hierdurch die Möglichkeit, das Aufnahmepersonal gezielt einzelnen Bereichen zuzuordnen. Durch eine genaue und deutliche Grenzziehung zwischen den einzelnen Bereichen wird die Erfassung sämtlicher VG gesichert. Diese Grenzziehung dient darüber hinaus der Vermeidung von Doppelzählungen durch das jeweilige Aufnahmepersonal der beiden aneinander grenzenden Bereiche (vgl. Quick, BB 1991, S. 723).
Tz. 36
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Bei der Abgrenzung der Inventurbereiche sollte soweit wie möglich sichergestellt werden, dass die jeweils einem Bereich zugeordneten VG letztlich auch einem Bilanzposten angehören. Hierdurch wird zum einen die bereits angesprochene Kontrolle hinsichtlich möglicher Doppelzählungen gefördert, da bilanzpostenfremde VG leichter erkannt werden können. Zum anderen wird die spätere Auswertungsarbeit zum Zweck der Inventarerstellung erleichtert. Diese Zielsetzung der räumlichen Abgrenzung erfordert – insbesondere im Vorratsvermögen – nicht unwesentliche Vorarbeiten, in denen die einzelnen VG den so abgegrenzten Inventurbezirken zugeordnet werden.
Eine nur nach diesen sachlichen Kriterien durchgeführte räumliche Abgrenzung sollte jedoch vermieden werden. Grundsatz der räumlichen Abgrenzung ist di...