VII. Andere Aufbewahrungsvorschriften

Rn. 9

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

Die handelsrechtliche Regelung des § 257 ist weitgehend wortgleich mit der steuerrechtlichen Vorschrift des § 147 AO (vgl. den Anwendungserlass zu § 147 AO). Der Wortlaut des § 147 AO geht ebenfalls – wie § 257 – auf das BiRiLiG zurück (vgl. BT-Drucks. 10/317, S. 58, 133). Für Kaufleute hat § 147 AO allerdings, soweit Wortgleichheit mit § 257 besteht, nur deklaratorischen Charakter, da § 257 bereits durch § 140 AO in das Steuerrecht transformiert wird (sog. abgeleitete Buchführungspflicht, vgl. Drüen 2012, § 140 AO, Rn. 1). Nur soweit § 147 AO über § 257 i. V. m. § 140 AO hinausgehende Pflichten statuiert, werden auch für Kaufleute originäre Pflichten begründet. Wegen der Bedeutung des Steuerrechts für Kaufleute werden die Unterschiede zum Handelsrecht jeweils an den entsprechenden Stellen der Kommentierung dargestellt. Aus der weitgehenden Übereinstimmung der beiden Vorschriften folgt, dass für die Auslegung des § 257 Schrifttum und Rspr. zu § 147 AO herangezogen werden können (vgl. ADS 1995, § 257, Rn. 7).

Rn. 10

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

Weitere spezifische Aufbewahrungsregelungen (vgl. auch Kuhfus, W. 2015, § 140 AO, Rn. 2f.; ADS 1995, § 257, Rn. 75, 82ff.):

• § 100: Tagebuch des Handelsmaklers (§ 257 gilt gemäß § 100 Abs. 2 entsprechend);
• § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG: Lohnkonten (sechs Jahre);
• § 66 StBerG: Handakten des Steuerberaters (zehn Jahre);
• § 51b WPO: Handakten des WP (zehn Jahre);
• Nr. 15 Abs. 1 der Allgemeinen Auftragsbedingungen (AAB) für WP und WPG vom 01.01.2002 (zehn Jahre);
• § 50 Abs. 2 BRAO: Handakten des Rechtsanwalts (fünf Jahre);
• Abschn. 29 der EStR/EStH ((a. F.); Erläuterungen zu § 147 AO);
• Nr. 7 der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS; vgl. BMF 1995, S. 738);
• BdF (1984, S. 1283ff.): "Verwendung von Mikrofilmaufnahmen zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten" und in der Anlage beigefügte Grundsätze für die Mikroverfilmung von gesetzlich aufbewahrungspflichtigem Schriftgut (sog. Mikrofilmgrundsätze; vgl. dort insbesondere Nr. 6) sowie FM Niedersachsen (1984, S. 522);
• FAMA 1/1987, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei computergestützten Verfahren und deren Prüfung;
• FAMA 1/1995, Aufbewahrungspflichten beim Einsatz von EDI;
• IDW RS FAIT 1, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie (diese Stellungnahme ersetzt Abschn. A und B der vorgenannten Stellungnahme FAMA 1/1987);
• IDW RS FAIT 2, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Electronic Commerce (diese Stellungnahme ersetzt die vorgenannte Stellungnahme FAMA 1/1995);
• IDW RS FAIT 3, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz von elektronischen Archivierungsverfahren;
• IDW RS FAIT 5, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Auslagerung von rechnungsrelevanten Prozessen und Funktionen einschließlich Cloud Computing;
• BMF (2014), Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Darüber hinaus ergeben sich aus einer Vielzahl von Spezialgesetzen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten und demgemäß Aufbewahrungspflichten. Eine Zusammenstellung der einschlägigen Vorschriften findet sich im Einführungserlass zu § 140 AO 1977 (vgl. BMF 1976, S. 576).

Durch das Gesetz zur Bekämpfung der Steuerhinterziehung vom 29.07.2009 (BGBl. I 2009, S. 2302ff.) wurde § 147a in die AO eingefügt: "Vorschriften für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Unterlagen bestimmter Steuerpflichtiger". § 147a AO betrifft Steuerpflichtige mit Überschusseinkommen über 500 000 EUR, die ihrerseits nicht § 147 AO unterliegen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre.