§ 1 Kanzleiorganisation / 2. Mehrere Aufbauvarianten

Rz. 122

Es gibt nicht nur einen denkbaren Aktenaufbau. Möglich sind vielmehr unterschiedliche Modelle. Wenn im Folgenden ein spezieller Aktenaufbau geschildert wird, muss dieser nicht dem entsprechen, den der Leser oder die Leserin in der Kanzlei vorfindet, in der sie oder er arbeitet. Dies bedeutet nicht, dass die dort vorgefundene Variante die schlechtere ist. Jede Kanzlei bedingt eben ihre eigene Struktur der Arbeitsabläufe.

Rz. 123

Wohl am weitesten verbreitet und sinnvoll ist die Aufteilung der Akte in einen Gerichts-, einen Korrespondenz- und einen Vollstreckungsteil. Für diesen Aktenaufbau werden im Fachhandel spezielle Aktenhefter mit Doppelheftung angeboten. In einer E-Akte lassen sich entsprechende Unterordner anlegen. In Unfallsachen finden sich oft auch Teilakten bezüglich der Korrespondenz mit dem Rechtsschutzversicherer bzw. Teilakten hinsichtlich eines Bußgeld- oder Ermittlungsverfahrens usw. Bewährt hat sich auch eine Teilakte bezüglich der Gebühren, insbesondere, wenn es sich um langwierige und umfangreiche Verfahren handelt, die bereits in mehreren Ordnern geführt werden. Die Abrechnung ist wesentlich einfacher, wenn alle die Abrechnung betreffenden Schriftstücke dort abgeheftet sind. Der Vorteil von Teilakten liegt darin, dass ein schnelleres Finden und Zuordnen möglich ist. Akten sind das Herzstück der Kanzlei. Schlecht geführte Akten führen zu Fehlern, die massive Auswirkungen haben können. Daher ist es unbedingt erforderlich, dass Akten chronologisch, ordentlich und zeitnah geführt werden. Die rechtzeitige Ablage von Schriftstücken in den Akten ist eine wichtige Aufgabe der Kanzleimitarbeiter. In manchen Kanzleien quellen die Ablagekörbe mit "alter Post" und "alten Telefonnotizen" förmlich über, weil sich niemand zuständig fühlt, die Ablage zu erledige...