Die Befristung eines Arbeitsvertrags bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Nach dem Wortlaut der gesetzlichen Vorschriften reicht es aus, wenn die Befristungsabrede als solche schriftlich geschlossen wird. Es wird jedoch empfohlen, auch den Sachgrund bzw. die Rechtsquelle des § 14 Abs. 2 TzBfG bei einer Befristung ohne Sachgrund in den schriftlichen Vertrag aufzunehmen, da der Arbeitnehmer den Grund für die Befristung kennen muss (vgl. oben Punkt 5.2.4). Für zweckbefristete Verträge hat dies die Rechtsprechung ausdrücklich verlangt.
Ist die Befristung lediglich mündlich oder beispielsweise per E-Mail vereinbart, so ist sie unwirksam, § 125 BGB. Das Arbeitsverhältnis als solches ist jedoch – da formfrei vereinbar – zustandegekommen und wird als unbefristetes Arbeitsverhältnis aufrechterhalten. Mag auch ein Verstoß gegen § 2 Abs. 1 TVöD vorliegen, so hindert dies nicht die Wirksamkeit des unbefristeten Vertrags. Das tarifliche Schriftformerfordernis hat lediglich deklaratorische Bedeutung (Einzelheiten siehe Beitrag Arbeitsvertrag, Schriftform nach dem Nachweisgesetz).
Gesetzliche Schriftform, die für die Wirksamkeit einer Befristung des Arbeitsverhältnisses vorgeschrieben ist, bedeutet, dass das Schriftstück von beiden Vertragsparteien eigenhändig unterschrieben sein muss (§ 126 BGB), und zwar sowohl vom Beschäftigten als auch vom Arbeitgeber, und jedem Vertragspartner ein unterzeichnetes Exemplar zugehen muss. Bei einem Vertrag muss nach § 126 Abs. 2 Satz 1 BGB die Unterzeichnung der Parteien auf derselben Urkunde erfolgen. Werden über den Vertrag mehrere gleichlautende Urkunden aufgenommen, genügt es, wenn jede Partei die für die andere Partei bestimmte Urkunde unterzeichnet (§ 126 Abs. 2 Satz 2 BGB).
Die Schriftform kann für die Befristungsabrede durch die sog. "elektronische Form" ersetzt werden, da die elektronische Form in § 14 Abs. 4 TzBfG nicht ausdrücklich ausgeschlossen ist. Um der "elektronischen Form" zu genügen, müssen jedoch Arbeitgeber und Arbeitnehmer das elektronische Dokument mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Bei einer qualifizierten elektronischen Signatur wird ein PDF-Dokument mit dem oder der Unterzeichnenden verknüpft und ein Zertifikat erstellt, das die Unveränderbarkeit des Dokuments ab dem Zeitstempel der E-Signatur garantiert. Erforderlich ist für die qualifizierte elektronische Signatur beispielsweise eine Signaturkarte, Signaturerstellungseinheit und ein Zertifizierungsdiensteanbieter.
Telefax, E-Mail und ähnliche Dinge reichen hierfür nicht aus.
Nach der Rechtsprechung ist die Schriftform nicht eingehalten, wenn der Beschäftigte zwar vor Arbeitsbeginn den Vertrag unterschrieben hat, der Arbeitgeber seine Unterschrift aber erst nach Arbeitsantritt einfügt.
Fordert der Arbeitgeber den Beschäftigten bei Zusendung eines von ihm unterschriebenen Arbeitsvertrags ausdrücklich auf, vor Arbeitsbeginn ein unterzeichnetes Exemplar zurückzuschicken, und tritt der Arbeitnehmer, ohne den Arbeitsvertrag zurückzusenden, die Arbeit an, so kommt trotz Arbeitsaufnahme kein Arbeitsvertrag zustande. Der Arbeitgeber habe sein Angebot von der Rückgabe des unterzeichneten Arbeitsvertrags abhängig gemacht.
Ein Verstoß gegen das Schriftformerfordernis kann nach Antritt der Arbeit nicht geheilt werden. Angesichts des eindeutigen Wortlauts des § 14 Abs. 4 TzBfG i. V. m. § 125 BGB, der für diesen Fall die Unwirksamkeit der Befristungsabrede, damit ein unbefristetes Arbeitsverhältnis anordnet, ist eine nachträgliche schriftliche Bestätigung nicht ausreichend, um die Anforderungen des § 14 Abs. 4 TzBfG zu erfüllen. Die schriftliche Bestätigung ist als Neuabschluss eines befristeten Vertrags einzuordnen und damit als Ablösung des bestehenden unbefristeten Vertrags nur zulässig, wenn zu diesem Zeitpunkt ein sachlicher Befristungsgrund besteht. Ohne sachlichen Grund ist jedoch eine Anschlussbefristung nicht zulässig, da zum Zeitpunkt der Bestätigung eine Neueinstellung nicht vorliegt (vgl. § 14 Abs. 2 TzBfG).
Das Schriftformerfordernis nach § 14 Abs. 4 TzBfG gilt nur für die Vereinbarung der Befristung selbst, d. h. der Dauer des Arbeitsverhältnisses. Der Befristungsgrund muss jedoch – abgesehen von der Zweckbefristung – nicht schriftlich vereinbart werden.