Digitalisierung in der Buchhaltung: Die Basis / 1 Digitale Rechnungen

Ein wichtiger Beleg in der Buchhaltung ist die Rechnung. Als Ausgangsrechnung bestimmt sie einen großen Teil der Abläufe in der Debitorenbuchhaltung, als Eingangsrechnung ist sie die Grundlage der Arbeit in der Kreditorenbuchhaltung. Die Form der digitalen Rechnung und die Technik der Verarbeitung ist bei Ein- und Ausgangsrechnung identisch. In der Anwendung gibt es jeweils eigene digitale Abläufe.

1.1 Die Technik der digitalen Rechnungen

Die Technik der digitalen Rechnung wird bestimmt durch die Form der Rechnung, die mit externen Partnern vereinbart wird. Die Archivierung hat einen großen Anteil an der optimalen Nutzung.

1.1.1 Die digitale Form

Der einfachste Weg zur digitalen Rechnung ist es, nur das Abbild des Dokuments zu digitalisieren und ohne Rücksicht auf den Inhalt zwischen Absender und Empfänger auf digitalem Weg auszutauschen. Das Dateiformat PDF (Portable Document Format) hat sich dafür als Standard durchgesetzt. Dabei handelt es sich um eine sehr einfache Möglichkeit, die vor allem aus der Anfangszeit der Digitalisierung stammt. Sie ist einfach zu erzeugen, z. B. durch das Scannen des Papierdokuments. Dieser Weg wird aktuell vor allem im Onlinehandel genutzt.

Die Buchhaltung ist nicht an der Form, sondern am Inhalt der Rechnung im PDF interessiert. Sollen also die Daten vor allem aus einer digitalen Eingangsrechnung ermittelt werden, muss ein PDF-Dokument wie über eine Erkennungssoftware eingelesen werden. Dabei wird versucht, Inhalte zu extrahieren. Das kostet Zeit und verursacht trotz ständig verbesserter Qualität noch immer Fehler.

Die wichtigere Form einer digitalen Rechnung enthält die Inhalte zu dem Dokument digital aufbereitet als Datensätze. Dort werden unter anderem diese Inhalte definiert:

• der Rechnungssteller,
• der Rechnungsempfänger,
• die Liefer- und Zahlungskonditionen,
• die einzelnen Rechnungspositionen,
• die Umsatzst...