Das erfolgreiche Management von Fehlzeiten sollte, wie auch das Betriebliche Gesundheitsmanagement oder weitere im Unternehmen vorherrschende Management- bzw. Steuerungssysteme dem klassischen PDCA-Zyklus unterliegen. Dazu zählen die Analyse der Fehlzeiten, die Interpretation der Erkenntnisse aus der Analyse und die Ableitung bzw. Umsetzung von Maßnahmen und deren Evaluation. Das übergeordnete Ziel ist es, Fehlzeiten mit entsprechenden Maßnahmen zu reduzieren und die Gesundheit der Mitarbeiter nachhaltig zu fördern. Forschungsergebnisse zeigen, dass Unternehmen, die den PDCA-Zyklus konsequent im BGM umsetzen, die Fehlzeiten um bis zu 20 % senken können.
Dabei ist es von besonderes hoher Wichtigkeit die Ursachen für die Fehlzeiten zu kennen und nicht nur "aus dem Bauch heraus" Überlegungen anzustellen und Maßnahmen anzubieten.
1.1 Definition
Um ein Verständnis für das Management von Fehlzeiten im Rahmen eines BGM entwickeln zu können, muss zunächst geklärt werden, was unter dem Begriff "Fehlzeiten" verstanden wird. Nicht selten wird in der Praxis unter Fehlzeiten die klassische krankheitsbedingte Abwesenheit vom Arbeitsplatz verstanden. Nach Nieder definiert sich der Begriff wie folgt: "Fehlzeiten sind alle auf die durch Einzelarbeitsvertrag, tarifliche Regelungen und Betriebsvereinbarungen begründeten Abwesenheitsverpflichtungen bezogenen, in Tagen gemessenen Abwesenheiten vom Betrieb."
Neben der krankheitsbedingten Abwesenheit vom Arbeitsplatz, gehören zu Fehlzeiten außerdem:
- Sonder-/Zusatzurlaub,
- Weiterbildung,
- Wehrdienst,
- Kur,
- Heilverfahren oder
- bezahlte (tariflich und gesetzlich geregelte) freie Arbeitszeit.
In Bezug auf den Anspruch auf Krankengeld spricht der Gesetzgeber dann von krankheitsbedingten Fehlzeiten, wenn die Krankheit Versicherte arbeitsunfähig macht oder sie auf Kosten der Krankenkasse stationär in einem Krankenhaus, einer Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung behandelt werden. Dieser Sprachgebrauch setzt sich auch in den damit verbundenen Formalitäten wie der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung) sowie in den Statistiken der Krankenkassen fort. Dort werden krankheitsbedingte Fehlzeiten sowie Fehlzeiten aufgrund von Unfällen in Form von AU-Fällen, AU-Tagen oder als prozentualer Krankenstand ausgewiesen.
1.2 Absentismus
Zu den bereits genannten Formen von Fehlzeiten, stellt der sog. Absentismus eine weitere bedeutende Form dar. Absentismus beschreibt bewusste oder unbewusste Abwesenheiten vom Arbeitsplatz, die nicht zwingend medizinisch begründet sind. Die Gründe von Absentismus sind dabei nicht nur im privaten Bereich zu finden, beispielsweise wenn ein Arbeitnehmer von seinem Partner verlassen wird, sich um die Kinderbetreuung kümmern muss oder es einen Pflegefall in der Familie gibt. Auslöser für Absentismus können auch arbeitsbedingte Situationen sein, wie z. B. eine hohe Arbeitsbelastung, Mobbing oder das Führungsverhalten. Nach Nieder lässt sich jedoch nicht genau trennen, ob dem Absentismus tatsächlich eine Krankheit zugrunde liegt oder dieser rein aus einer speziellen Motivationslage heraus entstanden ist. Zumindest muss aber beachtet werden, dass Absentismus als Vorstadium für eine Erkrankung aufgrund psychischer Belastungen gesehen werden kann. Da anhand einer AU-Bescheinigung jedoch nicht zu ersehen ist, welche Ursache sich dahinter verbirgt, ist es in der betrieblichen Praxis äußerst schwierig Absentismus zu quantifizieren. Hinweise können ggf. über anonyme Mitarbeiterbefragungen, Betroffenengespräche oder Gesundheitszirkel generiert werden.