Wie im vorstehenden Kapitel ausgeführt, unterliegt der Kaufmann nach HGB der Buchführungspflicht (§§ 238-241a HGB). Wer nach handelsrechtlichen Vorschriften buchführungspflichtig ist, ist nach § 140 AO ebenso steuerrechtlich buchführungspflichtig oder gemäß den nach § 141 AO geregelten Schwellenwerten. Steuerrechtlich sind dann die Vorschriften der §§ 140-148 AO zu beachten. Aus diesen leiten sich die nachstehenden Buchführungsgrundsätze ab, die allgemein den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zugeordnet werden und von jedem Kaufmann zu beachten sind:
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
| Grundsatz des systemischen Aufbaus |
Die Buchführung muss materiell richtig, übersichtlich, zeitgerecht und geordnet sein. |
| Grundsatz der Vollständigkeit |
Alle Geschäftsfälle sind einzeln und lückenlos aufzuzeichnen. |
| Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit des Belegwesens |
- Keine Buchung ohne Beleg,
- keine nachträgliche Korrektur,
- gesetzliche Aufbewahrungspflichten sind einzuhalten.
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| Grundsatz der Klarheit |
Formale Gliederungs- und Gestaltungsgrundsätze, z. B. Bilanz (Kontenform) und GuV (Staffelform) |
| Grundsatz der Wahrheit |
Buchführung muss die Vermögenslage richtig darstellen. |
| Grundsatz der Kontinuität |
Buchführung muss
- formelle Kontinuität (Gliederung der Bilanz) und
- materielle Kontinuität (Bewertungsgrundsätze etc.) aufweisen.
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| Grundsatz der Vorsicht |
Ansetzung der
- Vermögenswerte nach Niederstwertprinzip,
- Schuldwerte nach Höchstwertprinzip.
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- Gewinne nach Realisationsprinzip,
- zu erwartende Verluste bei Bekanntgabe.
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= Imparitätsprinzip |
| Grundsatz der Periodenabgrenzung |
Alle Buchungen sollen für den Abrechnungszeitraum durchgeführt werden, zu dem sie wirtschaftlich gehören. |
GOBD
Zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB) gehören auch die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", abgekürzt: GOBD. Sie definieren, wie die Buchführung und ordnungsgemäße Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Daten – elektronisch oder in Papierform – zu erfolgen hat.
Mit BMF-Schreiben v. 14.11.2014 veröffentlichte die Finanzverwaltung eine einheitliche Beschreibung dieser Grundsätze, das mit Gültigkeit ab dem 1.1.2020 durch ein weiteres BMF-Schreiben v. 28.11.2019 ersetzt wurde und bei der Buchführung von jedem Kaufmann zu beachten ist.
Aufbewahrungspflicht
Neben der Einhaltung der formellen Vorschriften der Buchführung (siehe vorstehend Kasten "Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung"), sind die Aufbewahrungsvorschriften nach AO zu beachten. Jeder Kaufmann ist verpflichtet, seine Unterlagen in einem bestimmten Umfang und in einem bestimmten Format für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.
Aufbewahrung von Unterlagen
Nach § 146 Abs. 2 Satz 1 AO sind Bücher und erforderliche Aufzeichnungen zu führen und aufzubewahren. Unterlagen sind für die Dauer von 6 oder 10 Jahren aufzubewahren:
10 Jahre
- Bücher und Aufzeichnungen
- Jahresabschlüsse, Lageberichte
- Buchungsbelege
- Inventare
- Eröffnungsbilanz inkl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
6 Jahre
- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe (insbesondere Rechnungen)
- Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Mit Einführung des Bürokratieentlastungsgesetzes III ist es seit dem 1.1.2020 ausreichend, wenn bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder bei einer Datenauslagerung die gespeicherten Steuerunterlagen 5 Jahre für steuerliche Außenprüfungen aufbewahrt werden.
Zusätzlich sind auch nachstehende Vorschriften des Bundesfinanzministeriums zu beachten:
- Grundsätze zur Nutzbarkeit moderner Speichermedien und Regelung zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen;
- Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU);
- Grundsätze ordnungsmäßiger EDV-gestützter Buchungssysteme (GoBS).
Beweiskraft ordnungsgemäßer Buchführung
Wenn die Buchführung und deren Aufzeichnungen den §§ 140-148 AO entsprechen, sind sie der Besteuerung zugrundezulegen (§ 158 AO) und es wird eine steuerliche Vermutung für deren (formelle) Richtigkeit unterstellt. Daraus wird gefolgert, dass auch die handelsrechtlichen Vorschriften eingehalten wurden und somit auch eine sachliche Richtigkeit gegeben ist. Kommt es zu einer Prüfung durch die Finanzverwaltung, muss diese die sachliche Unrichtigkeit beweisen.
Folgen bei Verstößen gegen die Buchführungspflicht
Wenn ein buchführungspflichtiges Unternehmen keine (doppelte) Buchführung führt, kann ein Zwangsgeld auferlegt werden. Bei Vorliegen formeller oder sachlicher Mängel wird die Schwere im Einzelfall geprüft. Bei einem geringfügigen Mangel kann eine Berichtigung oder Zuschätzung erfolgen, bei einem schwerwiegenden Mangel hingegen ist eine Geldbuße bis hin zu einer Freiheitsstrafe möglich.