Allgemeine kaufmännische Grundlagen (ZertVerwV) / 3.1 Die WEG-Verwaltung

Im Gegensatz zur Unternehmensbuchhaltung, deren Vorschriften im HGB und den Steuergesetzen gesetzlich verankert sind und die eine doppelte Buchführung verlangt (siehe oben Kap. C.I.2.1), enthält das WEG keine konkreten Vorgaben zur Buchführung der zu verwaltenden Wohnungseigentümergemeinschaften (= Objektverwaltung). Wesentliche Grundlagen einer ordnungsmäßigen Verwaltung sind in § 19 Abs. 2 WEG geregelt, ein Mindestmaß an "buchhalterischen Aufgaben" lässt sich aus § 28 WEG ableiten.

Die Rechtsprechung stellt dazu seit Jahren klar, dass die Jahresabrechnung einer Wohnungseigentümergemeinschaft in Form einer Gegenüberstellung aller tatsächlich in der jeweiligen Wirtschaftsperiode getätigten Ausgaben und aller erzielten Einnahmen zu erstellen ist.

BGH zur Jahresabrechnung einer Wohnungseigentümergemeinschaft

Die Abrechnung soll den Wohnungseigentümern aufzeigen, welche Ausgaben und welche Einnahmen die GdWE im Abrechnungszeitraum wirklich hatte. Deshalb dürfen in ihr nur tatsächlich erzielte Einnahmen und tatsächlich erfolgte Ausgaben gebucht werden.^[1]

Die Jahresabrechnung ist nach Auffassung der Rechtsprechung gerade keine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung und bilanzmäßige Darstellungen haben in ihr nichts zu suchen (siehe Kap. C.II.2.4.3).^[2] Daran hat auch das WEMoG nichts geändert. In seiner Begründung zu § 28 Abs. 2 Satz 2 führt der Gesetzgeber aus: "Der Verwalter hat dafür eine Jahresabrechnung aufzustellen. (...) Darüber hinaus muss die Jahresabrechnung die Einnahmen und Ausgaben enthalten."^[3]

WEG: "einfache Buchhaltung"

Die Buchhaltung für die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften wird als "einfache Buchhaltung" bezeichnet und stellt eine Art Nebenbuchhaltung in der Immobilienverwaltungsgesellschaft dar. D. h. je Kalenderjahr^[4] werden nur die tatsächlich geflossenen Einnahmen und Ausgaben (= Einzahlungen und Auszahlungen) der jeweiligen Wohnungseigentümergemeinschaft verbucht und in der Jahresabrechnung abgebildet. Dies entspricht dem Zufluss-Abflussprinzip.^[5]

Zufluss-Abflussprinzip

Zuflussprinzip

Einnahmen dürfen erst dann erfasst und gebucht werden, wenn sie "zugeflossen" sind. Einnahmen sind dann zugeflossen, sobald über sie wirtschaftlich verfügt werden kann.^[6] Deshalb stellen Forderungen keine Einnahmen dar.

Abflussprinzip

Beim Abflussprinzip gilt Entsprechendes: Ausgaben dürfen erst nach "Abfluss" vom Konto erfasst und gebucht werden. Deshalb stellen offene Verbindlichkeiten keine Ausgaben dar.

Die zum Jahresende ermittelten gesamten Einnahmen und Ausgaben einer Wohnungseigentümergemeinschaft sind darüber hinaus mit dem Banksaldo zu verproben (siehe hierzu ausführlich Kap. C.II.2.4.9).

Praxis-Beispiel

Beispiel zur Verprobung (= Schlüssigkeitskontrolle)

Kontostand zum 1.1.	15.000 EUR
+ Einnahmen	80.000 EUR
./. Ausgaben	87.000 EUR
= Kontostand zum 31.12.	8.000 EUR

Die einfache Buchhaltung ließe sich theoretisch ohne T-Konten führen – denkbar ist also der Einsatz von Excel-Tabellen, weil nur der Zahlungsfluss gebucht wird. Die Praxis zeigt aber, dass aus Gründen der Effizienz, Transparenz und Datensicherheit der Einsatz marktgängiger Buchführungssoftware für WEG-Verwaltungen unterstützend sein kann.

Ausgehend von dem zu eröffnenden Bewirtschaftungskonto (Girokonto) und Erhaltungsrücklagenkonto (optional weiteres Bankkonto) werden in der WEG-Buchhaltung die erforderlichen Buchungskonten auf der Einnahmen- und Ausgabenseite eröffnet. Ohne an dieser Stelle die buchhalterischen Vorgänge zu sehr zu vertiefen, ist zu beachten, dass man sich hier an den gängigen Umsetzungen einer doppelten Buchhaltung orientiert.

Buchung einer Sollstellung

Für die monatlich zu erwartenden (Hausgeld-)Vorschüsse wird für jeden Sondereigentümer ein eigenes Buchungskonto angelegt und zu Monatsbeginn eine sog. Sollstellung gebucht. Sollstellung bedeutet, dass eine Forderung über den erwarteten Betrag des Sondereigentümers gebucht wird, der für den aktuellen Monat aufgrund des beschlossenen Vorschusses^[7] geschuldet wird. Bei Eingang (Zufluss) des monatlichen Vorschusses wird der Betrag auf der Habenseite verbucht, womit sich die Forderung aufhebt.

Aufgrund der fehlenden gesetzlichen Vorgaben zur Führung von Büchern in der WEG-Verwaltung wird empfohlen, die Vorgaben der GoB und GoBD auch hier zu berücksichtigen.

[1] BGH, Urteil v. 4.12.2009, V ZR 44/09, Rn. 17, ZWE 2011, 332.

[2] AG Hamburg-St. Georg, Urteil v. 27.11.2012, 980a C 28/12, ZMR 2013, 389.

[3] BT-Drs. 19/18791, S. 77.

[4] Eine vom Kalenderjahr abweichende Wirtschaftsperiode kann vereinbart werden.

[5] Ausnahme nach Leistungs- bzw. Verursachungsprinzip: Heiz- und Warmwasserkosten in der jeweiligen Jahreseinzelabrechnung müssen wegen der zwingenden Vorschriften der HeizKV nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden, siehe hierzu Erstellung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans (ZertVerwV), Kap. 4.5.1.

[6] BFH, Urteil v. 16.3.2010, VIII R 4/07, BFH/NV 2010, 1527.

[7] Des Einzelwirtschaftsplans betreffend Vorschuss zur Kostentragung und Vorschuss...