Bei der Vergabe von Instandsetzungs- oder Modernisierungsmaßnahmen muss die Verwaltung zahlreiche rechtliche Aspekte beachten. Diese ergeben sich sowohl aus den gesetzlichen Bestimmungen als auch den vertraglichen Vereinbarungen. Im Regelfall sind zu Vergleichszwecken mindestens 3 Angebote zu berücksichtigen. Bei der Einholung von Angeboten sollten aus technischer Sicht die nachstehenden Punkte möglichst exakt beschrieben werden, um zutreffende Angebote zu erhalten und Kostenvergleiche zu ermöglichen:
- (Genaue) Adresse des Gebäudes,
- Name/Bezeichnung und Adresse des/der Auftraggeber(s),
- Art der Arbeiten mit Mengenangaben und Beschreibung in Einzelpositionen so ausführlich wie möglich,
- Beschreibung der räumlichen Verhältnisse (Keller, Obergeschosse, Zugänglichkeit, Aufzuganlage etc.),
- Aufforderung zur Angabe von Produktnamen der wesentlichen Baustoffe und Bauteile,
- ggf. Möglichkeit einer vorgezogenen Ortsbesichtigung durch Auftragnehmer,
- Ausführungszeitraum,
- Rabattierung.
Leistungsverzeichnis und Preisspiegel
Bei komplexeren Instandsetzungs- oder Modernisierungsmaßnahmen kann die Beiziehung einer Fachkraft zur Beschreibung von Leistungsinhalten ("Leistungsverzeichnis") und zur Sichtung und Auswertung von Angeboten ("Preisspiegel") zielführend sein.
Vor Beauftragung auch von Sonderfachleuten Vergleichsangebote einholen
Vor der Beauftragung von Sonderfachleuten, insbesondere von baubegleitenden Architekten, sind auch Vergleichsangebote von diesen einzuholen. Dies gilt nur dann nicht, wenn der Architekt zu den Mindestsätzen der HOAI tätig wird.[1]
Angebote mit Ladungsschreiben versenden
Im Übrigen genügt es nicht, dass die Angebote erst zum Zeitpunkt der Beschlussfassung vorliegen. Sie sind den Wohnungseigentümern vielmehr vor der Beschlussfassung mit dem Ladungsschreiben zu übermitteln. Die Wohnungseigentümer müssen nämlich in der Lage sein, die Angebote im Vorfeld der Versammlung ausreichend zu prüfen. Ggf. kann bei großen Modernisierungsmaßnahmen mit umfangreichen Angeboten auch die Übersendung eines entsprechenden Preisspiegels genügen.[2] Nach Auffassung des LG Düsseldorf[3] kann auch eine entsprechende Information mit dem Hinweis auf eine Einsichtsmöglichkeit beim Verwalter genügen.
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