5.1 Grundsätze
Ist der bisherige Verwalter zum Ablauf des Bestellungszeitraums nicht mehr gewillt, sich zur Wiederwahl zu stellen oder beabsichtigt er, sein Amt niederzulegen, müssen die Wohnungseigentümer über die Bestellung eines neuen Verwalters Beschluss fassen. Hinsichtlich der Beschlussfassung gelten keine Besonderheiten gegenüber einer solchen über die Erstbestellung des Verwalters, weshalb insoweit auf die Ausführungen in Kap. 4.2 verwiesen werden kann. Insbesondere bedarf es des Einholens von Vergleichsangeboten, die den Wohnungseigentümern vor Beschlussfassung zur Prüfung zu übermitteln sind.
Wird die Neubestellung eines Verwalters erforderlich, weil der bisherige Verwalter kein Interesse mehr an einer Wiederbestellung hat oder beabsichtigt, sein Amt niederzulegen, sollte er zur Vermeidung von Haftungsrisiken mit Blick auf die Verwalterbestellung selbst für das Einholen von Vergleichsangeboten sorgen, die er den Wohnungseigentümern mit dem Ladungsschreiben zur Wohnungseigentümerversammlung übermittelt.
Amtsniederlegung aus wichtigem Grund
Selbst wenn die Amtsniederlegung aus wichtigem Grund erfolgen sollte, empfiehlt es sich für den niederlegenden Verwalter, noch für die Organisation einer Bestellung der Nachfolgeverwaltung zu sorgen. Insoweit werden nämlich auch hier mögliche Schadensersatzrisiken erheblich minimiert, wenn nicht gar gänzlich ausgeschlossen. Die Organisation der Nachfolgeverwalterbestellung hat den weiteren Vorteil, dass der niederlegende Verwalter einen Ansprechpartner für eigene Ansprüche gegen die Gemeinschaft hat. Insbesondere auch die Übergabe der Verwaltungsunterlagen ist natürlich bei Existenz einer Nachfolgeverwaltung in aller Regel unproblematisch.
5.2 Beschaffung der Verwaltungsunterlagen
Die Verwaltungsunterlagen stehen im Eigentum der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Kardinalspflicht des neu bestellten Verwalters ist es also zunächst, für die Übergabe der Verwaltungsunterlagen zu sorgen. Der frühere Verwalter ist nach einem Verwalterwechsel jedenfalls verpflichtet, sämtliche Verwaltungsunterlagen an den neuen Verwalter herauszugeben.[1] Ihm steht kein Zurückbehaltungsrecht an diesen Unterlagen zu.[2] Der ausscheidende Verwalter darf die Verwaltungsunterlagen auch nicht deshalb zurückbehalten, weil er sie für seine eigene Rechtsverteidigung benötigt. In diesem Fall hat der ausgeschiedene Verwalter bei berechtigtem Interesse ein Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen bei dem übernehmenden Verwalter und kann darüber hinaus auch vor der Übergabe der Unterlagen an die Eigentümergemeinschaft bzw. den neuen Verwalter für ihn wichtige Dokumente kopieren.
Keine Holschuld
Da die Verwaltungsunterlagen Eigentum der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer sind und der Verwalter als ihr Organ fungiert, wird man den früheren Verwalter als verpflichtet anzusehen haben, die Verwaltungsunterlagen dem neu bestellten Verwalter als Vertreter der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zu übergeben. Von einer Holschuld gemäß § 269 BGB wird man nicht ausgehen können.
Übergabe quittieren lassen
In seinem eigenen Interesse sollte sich der alte Verwalter die Übergabe der Verwaltungsunterlagen stets quittieren lassen.
5.2.1 Wichtige Verwaltungsunterlagen
Der übernehmende Verwalter sollte im Rahmen der Übergabe darauf achten, dass ihm insbesondere folgende Unterlagen seitens des ausscheidenden Verwalters übergeben werden:
- Gemeinschaftsordnung bzw. Teilungserklärung mit Aufteilungsplänen, ggf. Hausordnung
- Vollständige Liste aller Eigentümer mit Namen und Anschriften
- Vollständige Übersicht über offene Forderungen und Verbindlichkeiten der Gemeinschaft
- Aufstellung über Hausgeldrückstände einzelner Wohnungseigentümer
- Alle Buchführungsunterlagen insbesondere Debitoren- und Kreditorenkonten (sowohl alte als auch das laufende Wirtschaftsjahr betreffend)
- Offene Treuhandkonten: Kontounterlagen hat der frühere Verwalter auch dann herauszugeben, wenn das Konto auf seinen Namen geführt wurde
- Bankauszüge und Buchungsbelege sowie Rechnungen und ggf. Mahnungen
- Jahresabrechnungen einschließlich der Einzelabrechnungen sowie alte und laufende Wirtschaftspläne
- Unterlagen zu Betriebskostenabrechnungen (insbesondere Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung)
- Verwaltervollmacht des bisherigen Verwalters, um missbräuchliches Verhalten auszuschließen
- Originalversammlungsprotokolle mit Anwesenheitslisten und ggf. Vollmachten
- Beschluss-Sammlungen, Beschlussverzeichnisse oder -bücher
- Verwalterkorrespondenz mit Wohnungseigentümern und Dritten (insbesondere Warenlieferanten und Dienstleister)
- Energieausweis
- Bauunterlagen, Bauverträge, Grundrisspläne, Statikpläne, ggf. Baumängellisten und Unterlagen im Zusammenhang mit der Mängelgewährleistung
- Wartungsverträge gemeinschaftlicher Anlagen und Einrichtungen
- Betriebs- und Bedienungsanleitungen
- Generalschlüssel, sonstige Schlüssel, Schließplan
- Lohnsteuerkarte(n), Sozialversicherungsunterlagen etwa des Hausmeisters und/ode...
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