Bestellung und Abberufung des WEG-Verwalters, Verwalterv ... / 2.9 Nachweis der Bestellung

In bestimmten Fällen muss die Eigenschaft, Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft zu sein, nachgewiesen werden. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn in einem Grundbuchverfahren nach § 29 GBO die Vorlage öffentlich beglaubigter Urkunden vorgesehen ist.

Praxis-Beispiel

Nachweis notwendig

• Veräußerungszustimmung

  Wichtigstes Beispiel ist die Veräußerungszustimmung des Verwalters gemäß § 12 WEG, denn die Verwaltereigenschaft ist bei der nach § 12 WEG erforderlichen Zustimmung des Verwalters zur Veräußerung von Wohnungseigentum eine grundbuchmäßig nachzuweisende Eintragungsvoraussetzung.

• Löschungsbewilligung

  Weiteres Beispiel wäre eine Löschungsbewilligung für eine zugunsten der GdWE eingetragenen Zwangssicherungshypothek.

• Exkurs: Kontoeröffnung

  Auch im Fall der Kontoeröffnung für die Eigentümergemeinschaft muss sich der Verwalter gegenüber dem jeweiligen Kreditinstitut gemäß § 154 AO und §§ 2, 11 GwG legitimieren. Allerdings bedarf es insoweit nicht des Nachweises durch öffentlich beglaubigte Urkunde.

Nachweis: Niederschrift über den Bestellungsbeschluss

Nach § 26 Abs. 4 WEG genügt für den Nachweis der Verwaltereigenschaft in all den Fällen, in denen diese durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde nachgewiesen werden muss, die Vorlage einer Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, bei der die Unterschriften

• des Versammlungsleiters,
• eines Wohnungseigentümers, bei dem es sich auch um einen sog. werdenden Wohnungseigentümer handeln kann,^[1] sowie
• des Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats bzw. dessen Vertreter öffentlich beglaubigt sind.

Unterschreibt eine in Doppelfunktion tätige Person – etwa der Versammlungsleiter, der gleichzeitig Beiratsvorsitzender ist – nur einmal, ist umstritten, ob dies ausreichend ist. Unterschreibt ein anwesender Eigentümer lediglich in seiner Funktion als Beirat, soll insoweit dem Unterschriftserfordernis nicht ausreichend Rechnung getragen sein.^[2] Andererseits wird vertreten, die Unterschrift eines Miteigentümers könne auch von einem solchen geleistet werden, der Mitglied des Verwaltungsbeirats sei. Auch die Beifügung des Zusatzes "Beirat" zur Unterschrift ändere nichts daran, dass es sich um die Unterschrift eines Miteigentümers handle.^[3] Wiederum andererseits soll bei einem mehrköpfigen Verwaltungsbeirat die der Unterschrift beigefügte Bezeichnung "Verwaltungsbeirat" nicht ausreichen, da nicht erkennbar sei, ob der Vorsitzende, sein Stellvertreter oder ein einfaches Beiratsmitglied unterzeichnet habe.^[4]

Klare Verhältnisse schaffen

Vor dem Hintergrund der vorerwähnten Rechtsprechung hat der Verwalter in seinem eigenen Interesse darauf zu achten, dass die Niederschrift mit dem Bestellungsbeschluss vom Versammlungsleiter – in aller Regel also dem Verwalter selbst –, dem Beiratsvorsitzenden oder dessen Stellvertreter und einem weiteren Wohnungseigentümer unterzeichnet wird.

• Handelt es sich bei dem Versammlungsleiter nicht um den Verwalter, sondern um einen Wohnungseigentümer, muss dieser Wohnungseigentümer als Versammlungsleiter unterzeichnen, daneben noch der Beiratsvorsitzende oder sein Stellvertreter und wichtig: noch ein weiterer Wohnungseigentümer.
• Besteht der Beirat nur aus einer Person, so unterschreibt diese Person als Verwaltungsbeirat. Neben dem Versammlungsleiter hat daneben aber noch ein weiterer Wohnungseigentümer zu unterschreiben.
• Auch wenn der Verwaltungsbeirat aus mehreren Personen besteht, haben der Vorsitzende des Beirats oder dessen Stellvertreter zu unterzeichnen und daneben noch der Versammlungsleiter sowie ein weiterer Wohnungseigentümer.
• Existiert kein Verwaltungsbeirat, ist die Niederschrift vom Versammlungsleiter und einem Wohnungseigentümer zu unterzeichnen.

Beschluss regelt Dauer der Bestellung nicht

Ist dem Bestellungsbeschluss nicht zu entnehmen, für welchen konkreten Zeitraum der Verwalter bestellt ist, besteht die Vermutung dafür, dass der Verwalter bis zur Höchstdauer von 3 Jahren im Fall der Erstbestellung nach Begründung des Wohnungseigentums und im Übrigen für 5 Jahre bestellt ist. Diese Vermutung kann jedoch widerlegt werden wie z. B. durch die beglaubigte Vorlage einer Niederschrift über den Abberufungsbeschluss oder den Nachweis der Bestellung eines neuen Verwalters.

Sonderfälle

• Bestellung im Umlaufverfahren

  Erfolgte die Verwalterbestellung im Verfahren des § 23 Abs. 3 WEG mittels Umlaufbeschlusses, so ist § 24 Abs. 6 WEG nicht anzuwenden. In diesem Fall bedarf es vielmehr der Vorlage sämtlicher Erklärungen der einzelnen Wohnungseigentümer in öffentlich beglaubigter Form.^[5]

• Bestellung in der Gemeinschaftsordnung

  Bejaht man weiterhin die Möglichkeit der Verwalterbestellung in der Gemeinschaftsordnung (siehe dazu oben Kap. B.I.8.2.5), erfolgt der Nachweis durch notariell beglaubigte Abschrift der Gemeinschaftsordnung.

• Gerichtliche Bestellung

  Wurde der Verwalter durch das Gericht im Beschlussersetzungsverfahren des § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG bestellt, so genügt zum Nachweis der Verwaltereigenschaft die Vorlage der gerichtlichen Entscheidung.

[1] KG Berl...