Datenschutz bei der Vermietung und Bestandsverwaltung / 1.2.3 Löschung der Interessentendaten

Daten sind zu löschen, wenn die in Art. 17 Abs. 1 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen erfüllt sind – z. B. nach Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke (Wohnungsbewerbung), für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind.

1.2.3.1 Ein Mietverhältnis wurde begründet

Wurde mit dem Bewerber ein Mietvertrag abgeschlossen, können seine Daten aus der Wohnungsbewerbung in die Mieterakte überführt werden. In diesem Fall greifen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO).

1.2.3.2 Ein Mietverhältnis wurde nicht begründet und es besteht auch kein Interesse mehr an der Anmietung einer anderen Wohnung

Grundsätzlich sind in diesem Fall die Daten aus dem Bewerbungsverfahren zu löschen. Dem stehen auch keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten z. B. aus § 257 HGB oder § 147 AO entgegen, weil Geschäftsbriefe nur unter diese Aufbewahrungspflichten fallen, wenn es zum Vertragsabschluss gekommen ist.

Die Löschung hat aber nicht sofort zu erfolgen. Der Vermieter darf die Unterlagen und/ oder eine Dokumentation über das Bewerbungsverfahren für einen Zeitraum von ca. 6 Monaten aufbewahren, um sich gegen den Vorwurf eines Verstoßes gegen das Benachteiligungsverbot nach dem Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verteidigen zu können. Nach dem AGG müssen Schadensersatz- oder Entschädigungsansprüche innerhalb einer Zweimonatsfrist geltend gemacht werden (§ 15 Abs. 4 AGG). Unter Berücksichtigung der Dauer für eine Klagezustellung kann daher insgesamt von einer Speicherdauer von 6 Monaten ab Erteilung der Absage ausgegangen werden.

Achtung

Schufa-Abfrage

Bei Wohnungsbewerbern, bei denen eine Schufa-Abfrage erfolgte, ohne dass es daraufhin zum Abschluss eines Mietvertrags kam, müssen die Unterlagen nach Durchführung der Abfrage 12 Monate lang aufbewahrt werden, weil das Wohnungsunternehmen ggf. in der Lage sein muss, sein berechtigtes Interesse an der Abfrage gegenüber der Schufa nachzuweisen.

1.2.3.3 Bewerber in der Interessentendatenbank

Problematischer sind die Fälle, in denen sich die Bewerber auf eine Warteliste beim Wohnungsunternehmen setzen lassen. Sofern aus den Interessentenunterlagen nicht eindeutig hervorgeht, wie lange das Gesuch Gültigkeit haben soll, muss ein Zeitpunkt festgelegt werden, an dem davon ausgegangen werden kann, dass der Bewerber sein Interesse an der Anmietung einer Wohnung verloren hat.

Achtung

Angaben des Interessenten

Der Bewerber sollte eine maximale Gültigkeitsdauer seines Wohnungsgesuchs angeben. Dies ist nicht nur datenschutzrechtlich vorteilhaft, sondern auch im Interesse des Wohnungsunternehmens, um die Bewerberdatenbank nicht unnötig aufzublähen.

Sollte ein Bewerber keine Dauer für die Gültigkeit seines Wohnungsgesuchs angegeben haben, kann u. E. die maximale Speicherfrist für inaktive Gesuche auf 1 Jahr festgelegt werden. Aus verfahrenstechnischen Erwägungen sollte der Fristlauf mit Ende des Geschäftsjahres beginnen, in dem die Erhebung der Interessentendaten erfolgte. Auf diese Weise lässt sich eine konsistente Speicherungs- und Löschroutine umsetzen.