Grundsätzlich sind in diesem Fall die Daten aus dem Bewerbungsverfahren zu löschen. Dem stehen auch keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten z. B. aus § 257 HGB oder § 147 AO entgegen, weil Geschäftsbriefe nur unter diese Aufbewahrungspflichten fallen, wenn es zum Vertragsabschluss gekommen ist.
Die Löschung hat aber nicht sofort zu erfolgen. Der Vermieter darf die Unterlagen und/ oder eine Dokumentation über das Bewerbungsverfahren für einen Zeitraum von ca. 6 Monaten aufbewahren, um sich gegen den Vorwurf eines Verstoßes gegen das Benachteiligungsverbot nach dem Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verteidigen zu können. Nach dem AGG müssen Schadensersatz- oder Entschädigungsansprüche innerhalb einer Zweimonatsfrist geltend gemacht werden (§ 15 Abs. 4 AGG). Unter Berücksichtigung der Dauer für eine Klagezustellung kann daher insgesamt von einer Speicherdauer von 6 Monaten ab Erteilung der Absage ausgegangen werden.
Schufa-Abfrage
Bei Wohnungsbewerbern, bei denen eine Schufa-Abfrage erfolgte, ohne dass es daraufhin zum Abschluss eines Mietvertrags kam, müssen die Unterlagen nach Durchführung der Abfrage 12 Monate lang aufbewahrt werden, weil das Wohnungsunternehmen ggf. in der Lage sein muss, sein berechtigtes Interesse an der Abfrage gegenüber der Schufa nachzuweisen.
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