Dipl.-Volksw. Fritz Schmidt
Nach § 9b WEG wird die Gemeinschaft durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten. Eine Einschränkung erfährt diese Vertretungsmacht im Außenverhältnis nur dadurch, dass vor dem Abschluss eines Grundstückskauf- oder Darlehensvertrags eine Beschlussfassung der Wohnungseigentümer erforderlich ist. Nach § 27 Abs. 1 WEG ist der Verwalter gegenüber der Gemeinschaft berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die von untergeordneter Bedeutung sind und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Diese umfassenden Befugnisse des Verwalters können durch Beschluss der Gemeinschaft eingeschränkt oder erweitert werden (§ 27 Abs. 2 WEG). Die Stellung des Verwalters ist damit ähnlich der Stellung des Geschäftsführers einer Kapitalgesellschaft. Bei der Kapitalgesellschaft ist Verantwortlicher i. S. d. DSGVO das Unternehmen und nicht der Geschäftsführer (vgl. Datenschutz: Rechtsgrundlagen, Grundbegriffe und Grundprinzipien, Kap. 2.6 Verantwortlicher). Damit könnte argumentiert werden, dass die Gemeinschaft Verantwortlicher i. S. d. DSGVO ist und nicht der Verwalter.
Diese Auffassung ist abzulehnen, weil sie wesentliche Unterschiede in den tatsächlichen Verhältnissen außer Acht lässt. Das Geschäftsführungsorgan der Kapitalgesellschaft bestimmt zwar im Rahmen der Geschäftsführungsbefugnis die Organisation und die Betriebsmittel, doch sind dies die Betriebs- und Organisationsmittel der Kapitalgesellschaft. Scheidet das Geschäftsführungsorgan aus, bleiben die Betriebs- und Organisationsmittel der Kapitalgesellschaft unverändert. Dagegen hat die Wohnungseigentümergemeinschaft mit dem Verwalter einen Vertrag abgeschlossen, der die Wohnungseigentumsverwaltung zum Gegenstand hat. Der Verwalter entscheidet im Rahmen des Auftragsverhältnisses, welche Daten zur Erfüllung der Aufgabe "Wohnungseigentumsverwaltung" verarbeitet werden und vor allem wie die Verarbeitung (Betriebs- und Organisationsmittel) erfolgt.
Endet der Verwaltungsvertrag, ist die Gemeinschaft ohne Betriebs- und Organisationsmittel. Sie benötigt dann einen anderen Verwalter, der mit seinen Betriebs- und Organisationsmitteln die Verwaltung durchführt.
Nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist "Verantwortlicher" die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Unter die Mittel der Verarbeitung fallen alle Maßnahmen, die geeignet und erforderlich sind, den Zweck der Verarbeitung zu erfüllen. Für den Bereich der Wohnungseigentumsverwaltung ist das vor allem die Frage des Personaleinsatzes (wie viel Personal, wer) und der Büroorganisation (Ablagesystem, EDV-Einsatz, technische und organisatorische Maßnahmen).
Im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit verwaltet ein Verwaltungsunternehmen eine Vielzahl von Gemeinschaften. Die einzelne Gemeinschaft hat auf den Mitteleinsatz des Verwalters keinen unmittelbaren Einfluss, sie kann höchstens das Vertragsverhältnis kündigen, wenn der Mitteleinsatz für den verfolgten Zweck ungenügend erscheint. Die Gemeinschaft kann im Rahmen des bestehenden Vertragsverhältnisses mit dem Verwalter weder über das verwendete EDV-System noch über die Mitarbeiter des Verwalters bestimmen. Daher ist die Gemeinschaft nicht Verantwortlicher i. S. d. DSGVO, weil sie nicht über die Mittel der Verarbeitung bestimmt. Es ist auch keine gemeinsame Verantwortlichkeit von Gemeinschaft und Verwalter nach Art. 26 DSGVO gegeben, weil in diesem Fall 2 oder mehr Verantwortliche gemeinsam die Zwecke und die Mittel zur Verarbeitung festlegen. Wie oben gezeigt, kann die Gemeinschaft nicht die Mittel der Verarbeitung festlegen, eine gemeinsame Verantwortlichkeit ist damit ebenfalls nicht gegeben. Der Verwalter ist auch nicht Auftragsverarbeiter der Gemeinschaft, weil er die Verwaltung in eigener Verantwortlichkeit durchführt (vgl. Tätigkeitsbericht 2019 der Aufsichtsbehörde Rheinland-Pfalz).
Verantwortlichkeit des Verwalters
Die Verantwortlichkeit des Verwalters hat folgende Auswirkungen:
- Der Verwalter muss nicht für jede Gemeinschaft Verarbeitungsverzeichnisse führen. Im Rahmen der Betriebsorganisation hat er lediglich für sein Verwaltungsunternehmen die Verarbeitungsverzeichnisse zu führen.
- Erfolgt auf dem Grundstück der Gemeinschaft eine Videoüberwachung, so ist auf den Informationen als Verantwortlicher der Verwalter und nicht die Gemeinschaft zu nennen.
- Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten durch die WEG ist nicht erforderlich, weil sie nicht Verantwortlicher i. S. d. DSGVO ist. Selbst wenn man zu einer Verantwortlichkeit der Gemeinschaft kommen sollte, wäre nach § 38 Abs. 1 Satz 1 BDSG keine Bestellungspflicht gegeben, weil in der Gemeinschaft in der Regel nicht 20 oder mehr Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.
- Der Verwalter ist für sein Verwaltungsunternehmen nach § 38 Abs. 1 Satz 1...