Dokumentation (ZertVerwV) / 1 Gebäude- und Grundstücksdokumentation

Die Gebäudedokumentation, auch als "Objektdokumentation" bezeichnet, wird von Facility Managern und Verwaltungen häufig als lästige Pflicht empfunden. Rechtliche Vorschriften oder verbindliche Rahmenbedingungen für ausreichend umfangreiche, dabei wirtschaftlich zu erstellende Dokumentationen existieren nicht. In Bereichen wie dem Brandschutz oder dem Betrieb technischer Anlagen gelten teils strenge Nachweis- und Dokumentationspflichten. Auch bei der laufenden Bewirtschaftung von Immobilien leisten vollständige und übersichtlich geführte Unterlagen sehr wertvolle Dienste. Bezogen auf die Entwicklungsphase von Immobilien kann bei der Gebäudedokumentation in Bau- und Nutzungsgebäudedokumentation unterschieden werden.

Notwendige Bestandteile der Baugebäudedokumentation können in Teilen aus dem Bauordnungsrecht der jeweiligen Bundesländer abgeleitet werden (z. B. Vorlage Nachweise Standsicherheit, Brandschutz, Schallschutz, Wärmeschutz usw.). Bei der Nutzungsgebäudedokumentation hingegen sind eigenständige Dokumentensammlungen zu erstellen.

Gebäudedokumentation

Inhalte der Gebäudedokumentation können Planunterlagen aller Art sein, dazu Verträge, Beschreibungen, Checklisten, Protokolle, Gutachten und Fotodokumentationen.

• Die Baugebäudedokumentation enthält im Schwerpunkt Informationen, die mit der Planung, Technik und Sicherheit von Immobilien zusammenhängen.
• Nutzungsgebäudedokumentationen betreffen hingegen den laufenden Betrieb einer Immobilie. Unterlagen zur Erhaltung der Immobilie, zu Ertrag und Wirtschaftlichkeit stehen hier im Vordergrund.

Beide Dokumentationsarten weisen notwendigerweise vollkommen unterschiedliche Inhalte auf:

Baugebäudedokumentation (u. a.)

• Bau- und Ausführungspläne
• Brandschutzkonzept
• Bodengutachten
• Baugenehmigung
• Baumassen, Baubeschreibungen
• Lagepläne, Grundbuch
• Standsicherheitsnachweise
• Nachweise Schallschutz, Brandschutz und Lüftungstechnik
• Energiebedarfsberechnungen und Energieausweis
• Installationspläne Gebäudetechnik
• Beschreibungen technische Anlagen
• Baukosten
• Gebäudeversicherungen
• Liste beteiligter Unternehmen und Stellen
• Bauabnahmen, Baumängel und Baugutachten
• Fotodokumentationen

Nutzungsgebäudedokumentation (u. a.)

• Mietverträge
• Serviceverträge
• Wartungs- und Inspektionsverträge
• Terminübersichten Wartung/Inspektion
• Versicherungen
• Verbrauchsunterlagen
• Unterlagen Investitionen und Modernisierungen
• Maßnahmen Instandhaltung und Instandsetzung
• Schließpläne
• Rentabilitätsberechnungen
• Mängelmanagement
• Baubegehungen
• Fotodokumentationen
• Liste der Ansprechpartner