Dokumentation (ZertVerwV)

Zusammenfassung

Überblick

Das Thema "Dokumentation" nennt Anlage 1 zu § 1 Satz 1 ZertVerwV in Ziff. 4.9. Der DIHK-Rahmenplan (Stand März 2022) taxiert diesen Prüfungsgegenstand mit G/1.

1 Gebäude- und Grundstücksdokumentation

Die Gebäudedokumentation, auch als "Objektdokumentation" bezeichnet, wird von Facility Managern und Verwaltungen häufig als lästige Pflicht empfunden. Rechtliche Vorschriften oder verbindliche Rahmenbedingungen für ausreichend umfangreiche, dabei wirtschaftlich zu erstellende Dokumentationen existieren nicht. In Bereichen wie dem Brandschutz oder dem Betrieb technischer Anlagen gelten teils strenge Nachweis- und Dokumentationspflichten. Auch bei der laufenden Bewirtschaftung von Immobilien leisten vollständige und übersichtlich geführte Unterlagen sehr wertvolle Dienste. Bezogen auf die Entwicklungsphase von Immobilien kann bei der Gebäudedokumentation in Bau- und Nutzungsgebäudedokumentation unterschieden werden.

Notwendige Bestandteile der Baugebäudedokumentation können in Teilen aus dem Bauordnungsrecht der jeweiligen Bundesländer abgeleitet werden (z. B. Vorlage Nachweise Standsicherheit, Brandschutz, Schallschutz, Wärmeschutz usw.). Bei der Nutzungsgebäudedokumentation hingegen sind eigenständige Dokumentensammlungen zu erstellen.

Gebäudedokumentation

Inhalte der Gebäudedokumentation können Planunterlagen aller Art sein, dazu Verträge, Beschreibungen, Checklisten, Protokolle, Gutachten und Fotodokumentationen.

• Die Baugebäudedokumentation enthält im Schwerpunkt Informationen, die mit der Planung, Technik und Sicherheit von Immobilien zusammenhängen.
• Nutzungsgebäudedokumentationen betreffen hingegen den laufenden Betrieb einer Immobilie. Unterlagen zur Erhaltung der Immobilie, zu Ertrag und Wirtschaftlichkeit stehen hier im Vordergrund.

Beide Dokumentationsarten weisen notwendigerweise vollkommen unterschiedliche Inhalte auf:

Baugebäudedokumentation (u. a.)

• Bau- und Ausführungspläne
• Brandschutzkonzept
• Bodengutachten
• Baugenehmigung
• Baumassen, Baubeschreibungen
• Lagepläne, Grundbuch
• Standsicherheitsnachweise
• Nachweise Schallschutz, Brandschutz und Lüftungstechnik
• Energiebedarfsberechnungen und Energieausweis
• Installationspläne Gebäudetechnik
• Beschreibungen technische Anlagen
• Baukosten
• Gebäudeversicherungen
• Liste beteiligter Unternehmen und Stellen
• Bauabnahmen, Baumängel und Baugutachten
• Fotodokumentationen

Nutzungsgebäudedokumentation (u. a.)

• Mietverträge
• Serviceverträge
• Wartungs- und Inspektionsverträge
• Terminübersichten Wartung/Inspektion
• Versicherungen
• Verbrauchsunterlagen
• Unterlagen Investitionen und Modernisierungen
• Maßnahmen Instandhaltung und Instandsetzung
• Schließpläne
• Rentabilitätsberechnungen
• Mängelmanagement
• Baubegehungen
• Fotodokumentationen
• Liste der Ansprechpartner

2 Dokumentation von Objekt- und Nutzerdaten

Durch eine ausführliche Stammdatenanlage für das einzelne Objekt und die jeweiligen Wohnungseigentümer lassen sich sämtliche Informationen, Adressen, Verträge und Fristen verwalten. Die Daten sollten in regelmäßigen Abständen geprüft und aktualisiert werden.

2.1 Objektstammdaten

(Straße, PLZ, Ort)

Objekt-Nr. ________

letzte Änderung am:

durch:

Eigentümergemeinschaft __________________________

Lage des Objekts ________________________________

Baujahr _________

Ggf. Foto/Abbildung:

1. Grundstück und Gebäude

1.1. Katasterangaben

Belegenheitsort:	__________________________________________________
Gemarkung:	__________________________________________________
Flur:	__________________________________________________
Grundbuchblätter:	__________________________________________________
Grundstücksgröße:	__________________________________________________

1.2. Gebäudeart

Freistehendes Mehrfamilienhaus	□
Gereihtes Mehrfamilienhaus	□
Doppelhaushälfte	□
Andere Gebäudeart	□	________________________

1.3. Einheiten und Flächen

Wohnungseinheiten:	_________________	Wohnflächen:	__________ qm
Gewerbliche Einheiten:	_________________	Gewerbeflächen:	__________ qm
Garagen:	_________________	Garagenflächen:	__________ qm
Einstellplätze:	_________________	Werbeflächen:	__________ qm
Sonstiges:	_________________	Beheizte Fläche:	__________ qm

Anzahl der Personen: ____

Stichtag für abrechnungsrelevante Personenanzahl: ___________ (TT.MM.JJ)

1.4. Miteigentumsanteile (MEA)

Name	MEA
Insgesamt	1.000/1.000stel

2. Finanzen und Verwaltung

2.1. Banken

1	Girokonto	______-Bank	IBAN_______________	BIC_______________
2	Festgeld	______-Bank	IBAN_______________	BIC_______________
3	________	______-Bank	IBAN_______________	BIC_______________

2.2. Versicherungen

Gebäudeversicherung

Name
Ansprechpartner (Name, Tel., E-Mail)
Adresse:
Vers.-Nr.
Jährliche Prämie:
Nächste Policen-Prüfung:
Kündigungsfrist:
Versicherungsumfang*:	Feuer	□
	Leitungswasser (Rohrbruch, Frost)	□
	Sturm, Hagel	□
	Rückstau	□
	Glasschaden	□

*evtl. nachverhandeln/neu abschließen

Haus- und Grundbesitzer

Name
Ansprechpartner (Name, Tel., E-Mail)
Adresse:
Vers.-Nr.
Jährliche Prämie:
Nächste Policen-Prüfung:
Kündigungsfrist:

Gewässerschaden-Haftpflichtversicherung (Öltank)

Name
Ansprechpartner (Nam...