Gewerbeordnung (ZertVerwV) / 3.8 Nachweis/Kontrolle der Weiterbildung

3.8.1 Aufbewahrung/Archivierung

Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Verwalters und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Verwalter zunächst nur die Pflicht zum Sammeln und Archivieren von Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikaten. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Die Nachweise und Unterlagen über Weiterbildungsmaßnahmen müssen nach § 15b Abs. 2 Satz 3 MaBV 5 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt stets am Ende des Kalenderjahres, in dem die Weiterbildungsmaßnahme durchgeführt wurde.

Praxis-Beispiel

Aufbewahrungsfrist

Der Verwalter absolvierte am 14.5.2025 eine Weiterbildungsmaßnahme. Seine Teilnahmebestätigung muss er bis 31.12.2030 aufbewahren, da die Aufbewahrungsfrist mit dem 31.12.2025 zu laufen beginnt.

Aufbewahrt werden müssen die Unterlagen auf einem dauerhaften Datenträger in den Geschäftsräumen des Verwalters. Relevante dauerhafte Datenträger sind insoweit Papier, USB-Sticks, CD-ROMs, DVDs, E-Mails, Speicherkarten und Computerfestplatten.

Bußgeld

Ein Bußgeld von bis zu 5.000 EUR droht nach § 18 Abs. 1 Nr. 11 MaBV i. V. m. § 144 Abs. 2 Nr. 6 GewO dann, wenn die Aufbewahrungsfrist missachtet wird.

3.8.2 Kontrolle

Die Kontrolle selbst erfolgt auf Initiative der Behörde. Diese kann nach § 15 Abs. 3 Satz 1 MaBV anordnen, dass die Verwalter eine unentgeltliche Erklärung über die von ihnen und ihren weiterbildungsverpflichteten Mitarbeitern absolvierten Weiterbildungsmaßnahmen abgeben. Die Erklärung hat unentgeltlich zu erfolgen. Der Verwalter kann also für den hiermit verbundenen Arbeitsaufwand der Behörde nichts in Rechnung stellen.

Mustervorlage

Die Erklärung muss den Inhalt des Musters in Anlage 3 zu § 15b Abs. 3 MaBV haben und die Erfüllung der Weiterbildungspflicht in den vorangegangenen 3 Kalenderjahren dokumentieren. Die Erklärung muss vom weiterbildungsverpflichteten Verwalter und seinen weiterbildungsverpflichteten Mitarbeitern abgegeben werden. Auch die weiterbildungsverpflichteten Mitarbeiter füllen also die Anlage 3 aus oder geben eine ihr inhaltlich entsprechende Erklärung ab. Da die Erklärung elektronisch erfolgen kann, genügt eine entsprechende E-Mail an die Behörde, der als Anhang das ausgefüllte Formular beigefügt wird.

Notwendige Angaben

Um den Nachweis der Teilnahme an einer Weiterbildungsmaßnahme führen zu können, müssen Teilnahmebestätigung bzw. Teilnahmezertifikat folgende Angaben enthalten:

• Weiterbildungsumfang in Zeitstunden
• Vor- und Nachname des Teilnehmers
• Datum der Weiterbildungsmaßnahme
• Inhalte der Weiterbildungsmaßnahme
• Adresse und Kontaktdaten des Weiterbildungsanbieters

Kontrolle durch Behörde

Diese Angaben sind deshalb erforderlich, weil der Erklärung nach § 15b Abs. 3 MaBV keine Nachweise und keine Zertifikate beigefügt werden. Die Kontrolle erfolgt seitens der Behörde über eine Auskunft gemäß § 29 Abs. 1 GewO. Hiernach sind der Behörde auf Anforderung weitere Auskünfte und insbesondere Nachweise zu erteilen, also auch Teilnahmebestätigungen oder Teilnehmerzertifikate zu übermitteln.

Kontrolle ist jederzeit möglich

Die behördliche Anordnung über die Vorlage der Erklärung in der Form der Anlage 3 ist im Übrigen an keinen bestimmten Stichtag gebunden, kann also jederzeit nach Ablauf des jeweiligen Weiterbildungs-Zyklus' drohen. Wie bereits erwähnt, soll die Erklärung alle weiterbildungspflichtigen Beschäftigten umfassen, also auch mittlerweile bereits aus dem Unternehmen ausgeschiedene Mitarbeiter, so sie im betreffenden 3-Jahres-Zyklus der Fortbildungspflicht unterlagen.

Bußgeld

Ein Bußgeld bis zu 5.000 EUR droht nach § 18 Abs. 1 Nr. 11a MaBV i. V. m. § 144 Abs. 2 Nr. 6 GewO dann, wenn einer vollziehbaren Anordnung nach § 15b Abs. 3 MaBV zuwidergehandelt wird. Wer also auf Aufforderung der Behörde keine oder eine falsche Erklärung über absolvierte Weiterbildungsmaßnahmen abgibt, riskiert ein Bußgeld.