Nach § 10 Abs. 1 GBO hat das Grundbuchamt "Grundbücher und Urkunden, auf die eine Eintragung sich gründet oder Bezug nimmt, ... dauernd aufzubewahren". Derartige Urkunden befinden sich in den bei den Grundbuchämtern geführten Grundakten. Von wesentlicher Bedeutung ist die Grundakte stets dann, wenn die entsprechenden Urkunden beim Eigentümer oder in den Verwaltungsunterlagen nicht auffindbar sind.
In den Grundakten befinden sich alle Unterlagen, die zu den Eintragungen im Grundbuch erforderlich sind, insbesondere
- Kauf- bzw. Übertragungsverträge,
- Grundschuldbestellungsurkunden,
- Bewilligungen für die Rechte in der II. Abteilung des Grundbuchs,
- Teilungserklärungen und die dazugehörenden Aufteilungspläne sowie Abgeschlossenheitsbescheinigungen.
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