Hausgeldinkasso: Außergerichtliche Beitreibung von Hausg ... / 4 Wie muss der Verwalter einschreiten?

4.1 Allgemeines

Im Fall des Zahlungsverzugs eines Wohnungseigentümers sollte der Verwalter stets "schematisch" vorgehen. Bietet der Einzelfall keinen Anlass, von diesem "Schema" abzuweichen, helfen routinierte und einstudierte Abläufe dem Verwalter, Fehler zu vermeiden und stets das Richtige zu unternehmen.

Checkliste: Vorgehen bei Hausgeldverzug

• Allgemeine Vorbereitung des Mahnwesens durch angemessene, stets aktuelle Inkassosoftware mit Forderungskonten.^[1]
• Allgemeine Vorbereitung des Mahnwesens durch Beschlüsse nach §§ 28 Abs. 3, 19 Abs. 1, 16 Abs. 2 Satz 2 WEG.^[2];
• Ggf. Klärung mit dem Wohnungseigentümer, wie es zu dem Rückstand kommt.^[3]
• Verbuchung^[4]
• Feststellung der Säumnis.
• Ggf. Anprangerung.^[5]

Rechtsdienstleistungsgesetz

Sämtliche Punkte, in denen der Verwalter von Gesetzes wegen mit dem Hausgeldinkasso befasst ist, sind nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) erlaubt.^[6] Dem Verwalter ist es auch erlaubt, wenn er dazu nach § 27 Abs. 1, Abs. 2 WEG ermächtigt ist, gerichtliche Schritte einzuleiten und eine Hausgeldklage zu führen.

Nach § 5 Abs. 2, Abs. 1 RDG sind dem Verwalter im Übrigen Rechtsdienstleistungen erlaubt, wenn sie als Nebenleistung zu seinem Berufs- oder Tätigkeitsbild gehören. Im Einzelfall ist anhand dieser Beschreibung "Nebenleistung zum Berufs- oder Tätigkeitsbild" zu untersuchen, was erlaubt ist. Erlaubt ist jedenfalls eine Beratung der Wohnungseigentümer zum Hausgeldinkasso.

[1] Siehe dazu Kap. 4.2 Inkassosoftware.

[2] Siehe dazu Elzer, Hausgeldinkasso und Verwaltervertrag, Kap. 3.2 Flankierende Beschlüsse nach § 21 Abs. 7 WEG.

[3] Siehe dazu Kap.4.3 Persönliche Klärung.

[4] Siehe dazu Kap. 1.3 Die Verbuchung von Hausgeldzahlungen.

[5] Siehe dazu Elzer, Alternativen und Ergänzungen zum Hausgeldinkasso, Kap. 3 Anprangerung des Hausgeldschuldners.

[6] BGH, Beschluss v. 17.11.2011, V ZB 134/11, NJW 2012 S. 1152 Rn. 6; Greiner, ZWE 2015, S. 149, 153.

4.2 Inkassosoftware

Ein gutes Mahnwesen kann jedenfalls in größeren Wohnungseigentumsanlagen nur mit und durch eine entsprechende elektronische Anwendung (Software) gelingen. Bei der Anschaffung geeigneter Software sollte nicht gespart werden. Auf dem Markt gibt es eine Reihe gängiger und guter Produkte für die Buchhaltung des Verwalters. Wichtig ist, dass diese durch regelmäßige Updates auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung und Rechtsprechung gehalten werden. Die Erstellung einer eigenen Mahnanwendung – etwa auf Basis einer Excel-Tabelle – empfiehlt sich in der Regel nicht. Wichtig ist ferner, dass die Buchhaltung die Einrichtung und das Führen von Forderungskonten erlaubt.^[1] Diese müssen sich unter anderem an § 366, § 367 BGB orientieren.^[2]

[1] Horst/Fritsch, Forderungsmanagement, Teil 2 Rn. 103.

[2] Siehe dazu Kap. 1.3 Die Verbuchung von Hausgeldzahlungen.

4.3 Persönliche Klärungen

Im begründeten Einzelfall ist mit dem Wohnungseigentümer persönlich am Telefon, aber auch (besser) durch Hausbesuch oder im Büro des Verwalters zu klären, warum es zu dem Rückstand oder der mangelnden Kontodeckung gekommen ist. Schriftliche Mahnungen werden häufig ignoriert.^[1] Eine persönliche Ansprache hat hingegen – abhängig von den Gründen – häufig eine höhere Erfolgsquote.^[2] In einem persönlichen Gespräch lassen sich jedenfalls oftmals Schwierigkeiten und persönliche Einwendungen gegen die Hausgeldforderung aus der Welt schaffen.^[3] Der Mahner sollte dieses Gespräch stets gut vorbereiten, indem er zuvor Informationen sammelt (Alter, Familie, Stand, Arbeitgeber, Rückstände, Beschwerden) und sich vor dem Gespräch klar macht, welche Ziele er verfolgt (sofortige Zahlung, Ratenplan usw.) bzw. was er vereinbaren darf/kann. In dem persönlichen, warmen und möglichst herzlich geführten Gespräch (es kann und sollte, wo es angebracht ist, Verständnis und Mitleid gezeigt werden) sollte versucht werden, den Schuldner ungeachtet aller Ausflüchte zu einer schnellen Zahlung zu bewegen. Wird klar, dass der Wohnungseigentümer gutwillig ist, im Prinzip auch zahlen möchte und dies darüber hinaus absehbar auch kann, sollten gegen ihn keine gerichtlichen Schritte unternommen werden; sie verursachen unnötige Kosten. Besser ist es hier, mit dem Wohnungseigentümer Schritte zu vereinbaren, die letztlich den Rückstand in angemessener Zeit abbauen.

Persönliches Gespräch

Die Ursachen eines Rückstandes durch ein persönliches Gespräch herauszufinden, ihnen auf den Grund zu gehen und das weitere Vorgehen hierauf individuell einzustellen, ist häufig sinnvoller, als "blind" weitere Schritte zu unternehmen.^[4]

Es bieten sich – wenn der Verwalter über eine entsprechende Kompetenz aufgrund einer Ermächtigung durch die Wohnungseigentümer verfügt^[5] – in erster Linie Ratenzahlungspläne an. Denn im Einzelfall kann es Grundsätzen ordnungsmäßiger kaufmännischer Verwaltung entsprechen, zumindest einstweilen von einer Klage Abstand zu nehmen und mit einem Schuldner eine Ratenzahlungsregelung zu treffen.^[6] In eine Ratenzahlungsvereinbarung sollte in jedem Fall eine Vorfälligkeitsklausel aufgenommen werden.

Eine Ratenzahlungsvereinbarung kann freilich Probleme m...