Unabhängig davon, ob der Verwalter die Niederschrift als Ergebnisprotokoll oder als Ablaufprotokoll fertigt, hat er die einzelnen Beschlussgegenstände und das Ergebnis der jeweiligen Beschlussfassung wiederzugeben. Dabei sind auch die sog. "Negativbeschlüsse" mit entsprechendem Beschlussergebnis zu protokollieren, da diese grundsätzlich ebenso wie positive Beschlüsse angefochten werden können. Hat der Verwalter vor der Diskussion zu einzelnen Beschlussgegenständen den Wohnungseigentümern allgemeine Informationen weitergegeben, sollte dies auch bei der Gestaltung der Niederschrift als Ergebnisprotokoll wiedergegeben werden.
Größtmögliche Sorgfalt walten lassen
Der Verwalter muss bei der Wiedergabe sowohl der Beschlussinhalte als auch des Beschlussergebnisses größtmögliche Sorgfalt walten lassen. Denn Unklarheiten im Protokoll gehen zulasten der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und – als deren Ausführungsorgan – letztlich zulasten des Verwalters. Erfolgt eine Beschlussanfechtung nur deshalb, weil der Beschlussinhalt unklar ist oder nicht korrekt wiedergegeben wurde, riskiert der Verwalter eine Regeresshaftung im Falle eines gerichtlichen Verfahrens gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.[1]
4.4.1 Geschäftsordnungsbeschlüsse
Neben den Beschlüssen einschließlich der Negativbeschlüsse sind auch Geschäftsordnungsbeschlüsse in die Niederschrift aufzunehmen. Zwar beschränkt sich die Wirkung von Geschäftsordnungsbeschlüssen auf die konkrete Versammlung und hat keine Auswirkungen für die Zukunft. Dennoch aber kann ein ordnungswidriger Geschäftsordnungsbeschluss zur Anfechtbarkeit anderer Beschlüsse führen.
Vorsicht bei unberechtigtem Versammlungsausschluss
Beispiel
Zu Beginn der Versammlung wird mehrheitlich zur Geschäftsordnung beschlossen, die Stimme eines Wohnungseigentümers bei den jeweiligen Abstimmungsvorgängen nicht zu berücksichtigen und von Diskussionen im Vorfeld jeweiliger Beschlussfassung auszuschließen, da er erhebliche Hausgeldrückstände hat.
Anfechtungsklage droht
Ein derartiger Geschäftsordnungsbeschluss ist rechtswidrig. Keinem der Wohnungseigentümer können seine unverzichtbaren Verwaltungs-Individualrechte wie insbesondere das Recht zur Teilnahme an Wohnungseigentümerversammlungen, sein Rederecht und sein Stimmrecht genommen werden. Dies gilt auch für den Fall, dass sich der betreffende Wohnungseigentümer von der Gemeinschaft massive Pflichtverletzungen zum Vorwurf machen lassen muss.[1] Im Rahmen einer Anfechtungsklage würden sämtliche in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse für ungültig erklärt werden.
4.4.2 Bedenkenhinweise
Werden Beschlüsse gefasst, bei denen der Verwalter bereits im Rahmen der Beschlussfassung bestimmte Bedenkenhinweise geäußert hat, sind diese auch unbedingt in die Niederschrift aufzunehmen.
So wird z. B. ein Beschluss über eine längerfristige Kreditaufnahme u. a. deshalb für ungültig erklärt, weil die Wohnungseigentümer vor der Beschlussfassung nicht über die im Innenverhältnis bestehende Nachschusspflicht der Wohnungseigentümer im Fall der Zahlungsunfähigkeit einzelner Wohnungseigentümer aufgeklärt wurden.[1] Die entsprechende Unterrichtung der Wohnungseigentümer ist im Protokoll der Eigentümerversammlung zu dokumentieren. Entsprechende Grundsätze gelten allgemein für Bedenkenhinweise des Verwalters.
Bedenkenhinweise dienen natürlich in erster Linie dem Verwalter und sollen ihn weitgehend vor Schadensersatzansprüchen schützen. Grundsätzlich stellt es insoweit eine Pflichtverletzung des Verwalters dar, wenn die formellen Voraussetzungen einer Beschlussfassung nicht erfüllt sind und der Verwalter dennoch einen Mehrheitsbeschluss verkündet. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn für eine Beschlussfassung auf Grundlage einer vereinbarten Öffnungsklausel ein bestimmtes Mehrheitsquorum erforderlich ist, das nicht erfüllt wird, und der Verwalter dennoch das Zustandekommen eines Beschlusses verkündet. Der Verwalter macht jedenfalls niemals etwas falsch, wenn er bei Verfehlen der erforderlichen qualifizierten Mehrheiten einen entsprechenden Negativbeschluss verkündet.[2]
4.4.3 Namentliche Protokollierung bei baulicher Veränderung
Bei Maßnahmen der baulichen Veränderung des Gemeinschaftseigentums besteht seit jeher der Grundsatz, dass diejenigen Wohnungseigentümer, die einem Beschluss über die Maßnahme nicht zugestimmt haben, auch nicht verpflichtet sind, die anteiligen Kosten zu tragen. Sie sind dann aber auch nicht berechtigt, entsprechende Nutzungen zu ziehen.
Seit Inkrafttreten des WEMoG am 1.12.2020 ist darüber hinaus zu berücksichtigen, dass alle Maßnahmen, die über die Erhaltung (also die Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums) hinausgehen, bauliche Veränderungen darstellen.[1] Seit dem 1.12.2020 stellen auch Maßnahmen der mo...
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