Relevante Versicherungsarten im Immobilienbereich (ZertV ... / 5.1 Pflichten des Wohnungseigentumsverwalters

Für die Abwicklung von Versicherungsschäden, die das Gemeinschaftseigentum betreffen, ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zuständig. Für sie handelt der Verwalter.

Ein besonderes Augenmerk sollte der Verwalter auf die Schadensanzeige, die Schadensminderungspflicht und die zügige Abwicklung legen. Die Schlechterfüllung einer dieser Aufgaben im Rahmen der Schadensabwicklung kann eine Obliegenheitsverletzung darstellen und zur Leistungsfreiheit des Versicherers führen. Auch wenn die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Vertragspartnerin des Versicherers ist – sie kann für den durch die Leistungsfreiheit des Versicherers entstandenen Schaden den Verwalter in Regress nehmen.

Checkliste: Vorgehen im Schadensfall

• Umgehende Meldung bei der Versicherung

  Nach Eingang der Schadensmeldung und einem ersten Überblick über Ausmaß und Folgen des Schadens durch die WEG-Verwaltung hat die Schadensmeldung bei der Versicherung (Telefon, E-Mail oder Kontaktformular) zu erfolgen. Dazu Versicherungsnummer und ungefähre Beschreibung der Schäden nennen. Letzteres ist für den internen Ablauf bei der Versicherung wichtig, um dort im Fall eines Großereignisses (Brand, Überschwemmung o. Ä.) die richtigen Ansprechpartner informieren zu können, die für die Begutachtung und Schadensabwicklung zuständig sind und das weitere Vorgehen koordinieren.

• Ggf. Umweltschäden

  Bei Umweltschäden sind die zuständigen Behörden sofort zu informieren.

• Einleitung von Sofortmaßnahmen zur Vermeidung weiterer Schäden

  Bei einem großen Schaden gibt der Versicherer die Vorgaben. Er muss zunächst die Möglichkeit haben, den Ort und die Schäden zu begutachten und zu untersuchen. Eigene Maßnahmen dürfen erst nach Freigabe durch die Versicherung ergriffen werden. Ein Verstoß gegen dieses Vorgehen stellt eine Obliegenheitsverletzung dar.

  Dient die Sofortmaßnahme dazu, den Versicherungsschaden zu mindern, darf gehandelt werden (z. B. Auspumpen eines vollgelaufenen Kellers). Auch hier schadet es nicht, dies dem Versicherer mitzuteilen. Auch sollten Fotos ein "Vorher"/"Nachher" dokumentieren.

• Aufnahme Schadensbild, Foto-/Bilddokumentation

  Alle Schäden sollten zeitnah und umfassend durch Fotos dokumentiert werden.

• Information der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer/Sondereigentümer

  Informiert wird über die vorgenommenen Maßnahmen und die weiteren Schritte. Ggf. sind Beschlüsse in einer außerordentlichen Eigentümerversammlung zu fassen.

  Insbesondere sollten Sondereigentümer und Mieter darauf hingewiesen werden, ihre Schäden bei ihrer Hausratversicherung zu melden.

• Ggf. Beauftragung eines Architektur-/Ingenieurbüros

  Bei größeren Schäden ist es ratsam, ein Architekturbüro mit der Schadensabwicklung/Baubetreuung zu beauftragen. Hier sollte im Rahmen einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ein entsprechender Beschluss gefasst werden, sofern der Verwalter hierzu nicht ermächtigt ist.

• Einholung von Vollmachten

  Vollmachten sind erforderlich, wenn betroffene Sondereigentümer die Abwicklung durch die Hausverwaltung wünschen.

• Versand der Schadensmeldung an die Versicherung und Besprechen des weiteren Vorgehens

  Bei großen Schäden stellt die Versicherung stets einen Gutachter. Dieser nimmt (i. d. R. gemeinsam mit der Verwaltung) vor Ort die Schäden auf und legt die nächsten Schritte fest.

  Kleinere Schäden, die aufgrund der Schadensmeldung und den übermittelten Fotos direkt entschieden werden können, werden sofort reguliert.

• Ggf. Auswertung von Gutachten/Stellungnahmen der Versicherung
• Angebotseinholung für die zu bearbeitenden Gewerke und Weiterleitung zur Prüfung an die Versicherung
• Beauftragung der Firmen nach Freigabe ggf. Weisung der Versicherung

Kostenabwicklung

• Eingangsrechnungen prüfen, ggf. korrigieren
• Zahlungen veranlassen – nach vorheriger Prüfung der Liquiditätssituation
• Versicherungserstattung anfordern
• Versicherungserstattung prüfen
• Abrechnung mit der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer
• Ggf. Weiterverrechnung an betroffene Sondereigentümer