Verwaltervertrag (WEMoG) / 2 Informationen einholen

Der Arbeitsaufwand des Verwalters hängt bei der Verwaltung einer Wohnungseigentumsanlage nicht primär von der Anzahl der Wohneinheiten ab. Bei einer großen Anlage ist dies zwar sicherlich zu Beginn der Verwaltertätigkeit der Fall, wenn die Eigentümerdaten in die EDV eingepflegt werden müssen. Erfahrungsgemäß kommt auf den Verwalter aber auch mehr Arbeit zu, wenn die Wohnungseigentümer in einer kleineren Anlage untereinander zerstritten sind.

Möchte der Verwalter eine neue Eigentümergemeinschaft übernehmen, sollte er mit Blick auf die Gestaltung seines Verwaltervertrags im Vorfeld Informationen über die potenziell zu verwaltende Anlage und deren Eigentümer einholen. Maßgeblich kommt es dabei auch auf das Alter und die Ausstattung der Wohnanlage an.

2.1 Mündliche Erkundigungen

Im Regelfall wird ein neu zu bestellender Verwalter entweder vom noch amtierenden Verwalter oder aber von einem Wohnungseigentümer, in aller Regel dem Verwaltungsbeirat, zwecks Abgabe eines Vertragsangebots kontaktiert. Bei telefonischer Kontaktaufnahme sollte der anfragende Verwalter um Angabe des Grunds für den Verwalterwechsel gebeten werden. Entsprechendes gilt selbstverständlich auch bei der Anfrage durch einen Wohnungseigentümer. Bei dieser Gelegenheit sollte sich der potenzielle Verwalter durchaus auch darüber informieren, wie das Verhältnis der Wohnungseigentümer untereinander ist.

2.2 Schriftliche Auskünfte

Insbesondere im Hinblick auf die Gestaltung des Verwaltervertrags und für einen realistischen Ansatz der Verwaltervergütung sollte sich der potenzielle Verwalter nicht scheuen, seiner Kontaktperson ein Formular zu den wesentlichen Objekteigenschaften zu übersenden. Der nachfolgende Fragenkatalog könnte selbstverständlich auch telefonisch abgearbeitet werden, allerdings dürfte die Kontaktperson spontan nicht über die erforderlichen Daten bzw. Informationen verfügen.

Musterformular: Erfassungsbogen für die Verwaltung eines Neuobjekts

Anfrage wegen Übernahme einer Verwaltung

Allgemeine Angaben

Datum:	____________________
Ansprechpartner: Name: ____________________	Eigentümer □ / Beirat □
Telefon:	____________________
E-Mail:	____________________
Angebots-Adresse:	____________________ ____________________
Eigentümergemeinschaft:	____________________
Objekt-Adresse:	____________________
Baujahr:	____________________

Objektdaten: Verwaltung

Vermietungsquote:	____________________
Gesamtfläche:	____________________
Beirat vorhanden?	Ja □ / Nein □
Bisheriger Verwalter:	____________________
Grund für den Wechsel:	____________________
Bisherige Verwaltungsgebühr:	______ EUR je Wohneinheit ______ EUR je Gewerbeeinheit ______ EUR je Stellplatz/Garage
Veräußerungszustimmung des Verwalters vereinbart?	Ja □ / Nein □

Objektdaten: Angestellte

Hausmeister	hauptberuflich □ / nebenberuflich □
Reinigungskraft	hauptberuflich □ / nebenberuflich □
Gärtner	hauptberuflich □ / nebenberuflich □

Objektdaten: Einheiten

Anzahl Wohneinheiten:	____________________
Anzahl Gewerbeeinheiten:	____________________
Anzahl Kellerräume:	____________________
Tiefgarage vorhanden?	Ja □ / Nein □ Anzahl Stellplätze: _______
Anzahl Duplex-Parker:	____________________
Anzahl Außenstellplätze:	____________________
Anzahl Einzelgaragen:	____________________

Objektdaten: Ausstattung und Technik

Heizung:	Öl- □ / Gas- □ / Fern- □ / Etagen-Heizung □
Abrechnungsunternehmen:	____________________
Dachart:	Ziegel- □/ Flachdach □ Sanierung (Datum): ____________________
Balkone:	Anzahl: _____ Sanierung (Datum): ____________________
Fenster:	Holz □ / Alu □ / Kunststoff □
Fassade:	Putz □ / Ziegel □ / Klinker □ / Beton □
Aufzüge:	Anzahl ______
Gartenanlage:	Ja □ / Nein □
Spielplatz:	Ja □ / Nein □
Schwimmbad/Sauna:	Ja □ / Nein □

Objektdaten: Erhaltung (Instandhaltung und Instandsetzung)

laufende Erhaltungsmaßnahmen:

__________________________________

geplante mittelfristige Erhaltungsmaßnahmen:

__________________________________

geplante längerfristige Erhaltungsmaßnahmen:

__________________________________

abgeschlossene Erhaltungsmaßnahmen:

__________________________________

Besondere Hinweise:

__________________________________

Angebote bis: ______________________

Erwünschte Unterlagen: ________________________________

Vereinbarter Besichtigungstermin am ____________ um ________ Uhr

Treffpunkt: _____________

2.3 Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung

Auch ohne Inbezugnahme der Regelungen der Gemeinschaftsordnung ist der Verwalter an die Vereinbarungen der Wohnungseigentümer gebunden. Deshalb ist insbesondere im Hinblick auf die Gestaltung des Verwaltervertrags und die Kalkulation von Grundvergütung und Sonderhonoraren die Kenntnis des Inhalts der Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung von erheblicher Bedeutung. Der potenzielle Verwalter sollte daher stets seine Kontaktperson in der Eigentümergemeinschaft um Übersendung einer Kopie der Teilungserklärung bitten. Freilich hat er darauf keinen Anspruch. Aus datenschutzrechtlichen Gründen sollte insoweit auch stets um Übermittlung einer entpersonalisierten Kopie der Teilungserklärung gebeten werden, sodass die Kenntnisnahme von Namen oder Daten des tei...