Ist der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats im Einzelfall dazu aufgerufen, die Versammlung einzuberufen, ist eine ganze Reihe von Fragen zu bedenken. Er sollte zunächst überlegen, welche Gegenstände auf der Versammlung besprochen werden sollen. Diesen Gegenständen muss er einen "Namen" geben. In der Regel reicht eine Kurzbezeichnung. Im Anschluss oder parallel ist zu klären, an welchem Ort und in welcher Versammlungsstätte die Versammlung stattfinden soll. Ferner sind der Tag der Versammlung und der Einberufungszeitpunkt ("Daumenregel": Nicht vor 18.00 Uhr an einem Wochentag) zu bestimmen. Schließlich sind sämtliche Wohnungseigentümer und Teileigentümer rechtzeitig zur Versammlungsstätte zu laden. Die Adressen und Namen der anderen Wohnungseigentümer erhalten die Verwaltungsbeiräte vom Verwalter oder sind den Verwaltungsunterlagen oder gegebenenfalls dem Grundbuch zu entnehmen. Am besten ist es, wenn sich die Verwaltungsbeiräte aus Gründen der Vorsicht regelmäßig aktuelle Eigentümerlisten geben lassen.
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