Verwaltungsunterlagen: Einsichtnahme / 5 Hinweis

Problemüberblick

Im Fall will ein Wohnungseigentümer die Einsichtnahme in die nach seiner Ansicht vorhandenen Originale der Verwaltungsunterlagen erzwingen. Auf ihm übersandte Kopien will er sich nicht einlassen. Bei der Einsichtnahme will er sich begleiten lassen.

Originale und Durchführung der Einsichtnahme

Wie vom LG entschieden, hat der Einsichtsberechtigte das Recht, die Originale der Verwaltungsunterlagen einzusehen. Allerdings ist vorstellbar, dass die Originalbelege von Anfang an nur digital vorliegen. Nach herrschender Meinung muss sich ein Wohnungseigentümer ferner auf digitalisierte/eingescannte Daten verweisen lassen, wenn das von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer oder dem Dienstleister gewählte Scanverfahren zur Dokumentenspeicherung und -verwaltung fälschungssicher ist. Dabei kann man sich unter anderem an § 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO orientieren. Danach können Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Prozessuales

Gewährt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer keine Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen, kann ein Wohnungseigentümer gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, gestützt auf § 18 Abs. 4 WEG, Klage auf eine Einsichtnahme erheben. Ausreichend ist entgegen dem LG wohl ein Antrag auf Einsichtnahme in sämtliche Verwaltungsunterlagen. Es gibt keinen Grund, vorab zu sagen, was ein Wohnungseigentümer sehen will. Ein Wohnungseigentümer hat das Recht, die Entscheidung, was er sehen will, erst bei der Einsichtnahme abschließend zu bestimmen. Außerdem wird ein Wohnungseigentümer nicht immer wissen, welche Unterlagen es überhaupt gibt. Die Klage hat Erfolg, wenn die Tatbestandsvoraussetzungen des § 18 Abs. 4 WEG vorliegen.

Was ist für Verwaltungen besonders wichtig?

Fehlt es an einer Bestimmung der Wohnungseigentümer, ist der Verwalter berechtigt, einen Wohnungseigentümer, der um Einsicht bittet, für eine Einsichtnahme auf seine allgemeinen Bürozeiten zu verweisen. Der Wunsch, Einsicht zu nehmen, ist außerdem grundsätzlich eine angemessene Zeit zuvor anzukündigen. Der Verwalter ist ohne Vereinbarung nicht verpflichtet, feste Sprechzeiten einzurichten. Reagiert der Verwalter auf ein Ersuchen um Terminabsprache nicht, kann ein Wohnungseigentümer sein Erscheinen zu einem bestimmten Termin innerhalb der Bürozeiten ankündigen und dann sofortige Einsicht verlangen. Belege sind geordnet vorzulegen. Während der Einsicht können der Verwalter, seine Angestellten oder von ihm beauftragte Personen anwesend sein. Ein Recht zur unbeaufsichtigten Einsicht gibt es nicht.