Am 27.9.2024 hat der Bundesrat einer Änderung des WEG zugestimmt und damit die Möglichkeit einer rein virtuellen Eigentümerversammlung geschaffen. Die Änderungen sind am 17.10.2024 in Kraft getreten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Das Bereitstellen von Versammlungsräumen entfällt und eine Teilnahme wird von überall aus ermöglicht. Gleichwohl stellt diese Form der Versammlung Eigentümergemeinschaften und Verwaltungen vor Herausforderungen. Was es zu beachten gilt, haben wir Ihnen in diesem Übersichtsbeitrag zusammengefasst.
Was hat sich rechtlich geändert?
Mit den Änderungen erweitert der Gesetzgeber den § 23 WEG. Ab Inkrafttreten der Änderung regelt der neu aufgenomme § 23 Abs. 1a WEG:
"Die Wohnungseigentümer können mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass die Versammlung innerhalb eines Zeitraums von längstens drei Jahren ab Beschlussfassung ohne physische Präsenz der Wohnungseigentümer und des Verwalters an einem Versammlungsort stattfindet oder stattfinden kann ("virtuelle Eigentümerversammlung"). Die virtuelle Wohnungseigentümerversammlung muss hinsichtlich der Teilnahme und Rechtsausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein."
Für das Zustandekommen der erforderlichen Mehrheit gibt es gegenüber anderen Beschlüssen keine Besonderheiten. Entscheidend ist also, welches Stimmprinzip die GdWE in der Gemeinschaftsordnung vereinbart haben. Existiert darin keine Regelung, kommt es auf die Mehrheit der in der Versammlung abgegeben Stimmen nach Köpfen an (sogenannten Kopfprinzip gemäß § 25 Abs. 2 WEG).
Der Zeitraum, für den GdWE beschließen können, Eigentümerversammlungen rein virtuell durchzuführen, ist auf 3 Jahre begrenzt. Zu beachten sind jedoch Übergangsfristen, in denen GdWE nicht vollständig ohne Präsenzversammlungen auskommen. Hierfür ist entscheidend, bis zu welchem Zeitpunkt die Durchführung rein virtueller Versammlungen beschlossen wird:
Bei einem Beschluss bis zum 1.1.2028 schafft der Gesetzgeber im aktuellen Gesetzgebungsverfahren die gesetzliche Neuregelung des § 48 Abs. 6 WEG. Diese regelt im Wortlaut:
Fassen die Wohnungseigentümer vor dem 1.1.2028 einen Beschluss nach § 23 Abs. 1a, ist bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung durchzuführen, sofern die Wohnungseigentümer hierauf nicht durch einstimmigen Beschluss verzichten. Ein Verstoß gegen diese Pflicht führt nicht zur Nichtigkeit oder Anfechtbarkeit der in einer virtuellen Wohnungseigentümerversammlung gefassten Beschlüsse.
Bis zum 31.12.2028 muss neben der rein virtuellen Versammlung also ebenfalls eine Präsenzversammlung stattfinden. Etwas anderes gilt nur, wenn die GdWE hierauf einstimmig verzichtet. In diesem Fall finden die Versammlungen rein virtuell statt.
Bei einem Beschluss ab dem 1.1.2028 werden Versammlungen nur virtuell durchgeführt. Die neue Regelung des § 48 Abs. 6 WEG gilt dann nicht.
Wie beschließen GdWE die Durchführung der virtuellen Versammlung?
Bevor sich eine GdWE zur Durchführung einer rein virtuellen Eigentümerversammlung entschließt, sind wichtige Punkte abzuklären. Diese haben wir in der folgenden Checkliste für Sie zusammengefasst:
- Ist die Durchführung einer rein virtuellen Versammlung den Eigentümern und der Verwaltung technisch möglich?
- Gibt es Wohnungseigentümer, die nicht in der Lage sind, an einer virtuellen Versammlung teilzunehmen?
- Muss ggf. ein Teilnehmerraum eingerichtet werden, in dem die Teilnahme alternativ stattfinden kann?
- Für welchen Zeitraum (max. 3 Jahre) soll die Eigentümerversammlung rein virtuell stattfinden?
- Soll von der Verzichtsmöglichkeit des § 48 Abs. 6 WEG Gebrauch gemacht werden?
- Welche Konferenzsoftware soll genutzt werden?
Herrscht über diese Punkte Klarheit, kann die Durchführung formell beschlossen werden. Der Beschluss kann dabei grundsätzlich folgendermaßen formuliert werden:
Auf Grundlage von § 23 Abs. 1a WEG beschließen die Wohnungseigentümer, dass Wohnungseigentümerversammlungen für einen Zeitraum von (…) Jahren – konkret in den Jahren 20(…), 20(…) und 20(…) – rein virtuell ohne physische Präsenz der Wohnungseigentümer und des Verwalters an einem Versammlungsort stattfinden.
Dabei muss gewährleistet sein, dass die Wohnungseigentümer die Möglichkeit haben, alle Versammlungsrechte, also ihr Teilnahme-, Frage-, Rede-, Antrags- und Stimmrecht, ausüben zu können. Vor diesem Hintergrund kommt die Konferenz-Software (…) der Firma (…) zum Einsatz.
In technischer Hinsicht wird die Eigentümerversammlung also als Videokonferenz mittels Zwei-Wege-Audio- und Videoverbindung in Echtzeit durchgeführt. Der Verwalter wird den Wohnungseigentümern im Vorfeld der Eigentümerversammlung den jeweiligen Einwahl-Code bekanntgeben.
Die Einzelheiten der Durchführung einer virtuellen Eigentümerversammlung müssen dabei nicht direkt abschließend geregelt werden. Bei der Konferenzsoftware ist es möglich, zunächst offenzulassen, welcher elektronische Übermittlungsweg genutzt werden soll und darüber im Wege des Umlaufbeschlusses gemäß § 23 A...