Zunächst sollte bereits dem Grundsatz der Nichtöffentlichkeit folgend, die Anwesenheit der Versammlungsteilnehmer dokumentiert werden. Der Vorsitzende sollte die erschienenen Eigentümer bitten, sich in eine vorbereitete Anwesenheitsliste, in welche alle Eigentümer unter Angabe der auf ihre Wohnung entfallenden Miteigentumsanteile aufgeführt sind, einzutragen. Vertreter einzelner Eigentümer haben sich durch eine Vollmacht auszuweisen. Nach § 25 Abs. 3 WEG bedürfen Vollmachten insoweit der Textform. Ausreichend wäre also insbesondere eine E-Mail, die mittels Ausdruck oder auch Smartphone im Rahmen der Versammlung dokumentiert würde. Anhand dieser Liste kann der Vorsitzende sodann feststellen, ob die in der Versammlung anwesenden Personen auch tatsächlich teilnahmeberechtigt sind.
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