Der Versammlungsleiter ruft die einzelnen Punkte der Tagesordnung in der Reihenfolge auf, die in der Einladung angegeben ist. Er hat den Wohnungseigentümern Gehör im Rahmen der Diskussion über die einzelnen Beschlussgegenstände zu verschaffen. Er informiert die Teilnehmer über den Sachstand des jeweils aufgerufenen Tagesordnungspunkts und erläutert die Notwendigkeit einer Entscheidung der Versammlung durch Beschluss (z. B. Information zum Stand einer Erhaltungsmaßnahme und die Erforderlichkeit einer Sonderumlage). Er bittet die Teilnehmer um Wortbeiträge bzw. leitet die Diskussion mit einer Frage an die Anwesenden ein. Zum Ende der Diskussion empfiehlt sich eine Zusammenfassung der Wortbeiträge, wobei wichtige Punkte herauszustellen sind.
Nach Ende der Diskussion stellt der Verwalter den von ihm vorbereiteten Beschlussantrag zur Abstimmung. Werden aus dem Kreis der Teilnehmer ebenfalls Beschlussanträge gestellt, so sind diese vom Vorsitzenden oder Protokollführer wörtlich zu notieren. Über den weitestgehenden Beschlussantrag ist zuerst abzustimmen. Wird der Beschlussantrag angenommen, erübrigt sich die Abstimmung über die weniger weitgehenden Beschlussanträge. Verkennt der Verwalter insoweit, dass eine Beschlussfassung vom angekündigten TOP nicht mehr gedeckt ist, muss dies nicht auf grobem Verschulden beruhen. Wird ein Beschlussantrag aus den Reihen der Wohnungseigentümer im Anschluss an eine Diskussion formuliert, der entweder gerade noch oder nicht mehr hinreichend bestimmt gefasst ist, handelt auch der gewerbliche Verwalter nicht grob fahrlässig, wenn er nicht sofort eine rechtliche Adhoc-Bewertung vornimmt.[1] Allerdings wird stets einfache Fahrlässigkeit vorliegen, was für den Verwalter eine Regressgefahr hinsichtlich der Kosten eines erfolgreichen Anfechtungsverfahrens birgt.
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