Wohnungseigentümerversammlung (ZertVerwV) / 3 Nachbearbeitung

3.1 Protokoll/Niederschrift

3.1.1 Verhältnis zur Beschluss-Sammlung

Nach § 24 Abs. 6 WEG sind die in der Wohnungseigentümerversammlung gefassten Beschlüsse in eine Niederschrift (Protokoll) aufzunehmen. Im Zuge des WEG-Änderungsgesetzes 2007^[1] wurde in § 24 Abs. 7 WEG das Führen einer Beschluss-Sammlung statuiert. Diese zusätzliche Verpflichtung trat neben die Erstellung der Versammlungsniederschrift. Das am 1.12.2020 in Kraft getretene Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) hat hieran nichts geändert.

• War die Erstellung der Versammlungsniederschrift nach alter Rechtslage an keine Frist gebunden, ist die Niederschrift nunmehr entsprechend den Regelungen zur Beschluss-Sammlung unverzüglich zu erstellen.
• In die Beschluss-Sammlung sind keine Geschäftsordnungsbeschlüsse einzutragen, während sie in die Versammlungsniederschrift aufzunehmen sind, was allerdings umstritten ist.^[2]
• Die Beschluss-Sammlung dient insbesondere als Informationsmedium für die im Umlaufverfahren des § 23 Abs. 3 WEG gefassten Beschlüsse. Mangels Versammlung werden diese nämlich nicht in eine Versammlungsniederschrift aufgenommen.
• Die Beschluss-Sammlung dient der umfassenden Information über die Rechtslage innerhalb der Gemeinschaft, weshalb neben den Beschlüssen auch die Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidungen in Verfahren des § 43 WEG einzutragen sind.

[1] WEG-Änderungsgesetz v. 26.3.2007, BGBl I S. 370, seit 1.7.2007 in Kraft.

[2] Protokollierung für erforderlich haltend: Jennißen/Schultzky, WEG, § 24 Rn. 135; Becker, ZWE 2016, 2 (4); Häublein in Staudinger, § 24 WEG Rn. 208; a. A. Greiner, ZWE 2016, 297 (302); Hügel/Elzer, § 24 WEG Rn. 137.

3.1.2 Beweiswert

Die Versammlungsniederschrift stellt eine Privaturkunde i. S. v. § 416 ZPO dar. Die Unterzeichnung des Protokolls beweist also nicht die Richtigkeit des Inhalts der Niederschrift, sondern lediglich, dass die Niederschrift von demjenigen stammt, der sie erstellt hat.^[1] Allerdings kommt der Versammlungsniederschrift ein indizieller Beweiswert zu, der im Rahmen streitiger Auseinandersetzungen eine Umkehr der Beweislast bewirken kann.^[2] Dies gilt allerdings nur dann, wenn die Niederschrift von den in § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG Genannten unterzeichnet ist.^[3] Der indizielle Beweiswert kann durch Anhörung oder Zeugeneinvernahme der Wohnungseigentümer jedoch beseitigt werden.^[4]

Widerspruch zwischen Niederschrift und Beschluss-Sammlung

Streitig ist der Beweiswert der Niederschrift im Fall eines Widerspruchs zur Beschluss-Sammlung.

Praxis-Beispiel

Beschluss gefasst oder nicht?

In der Beschluss-Sammlung ist ein Beschluss als verkündet eingetragen, wohingegen in der Niederschrift festgehalten ist, dass ein Beschluss nicht gefasst ist.

In diesem Fall wird einerseits vertreten, der Niederschrift komme kein erheblicher Beweiswert zu,^[5] andererseits wird das Gegenteil vertreten.^[6]

Die erstgenannte Auffassung dürfte unzutreffend sein, denn die Beschluss-Sammlung wird letztlich (nur) vom Verwalter bzw. seinen Mitarbeitern geführt. Während dies bei der Versammlungsniederschrift ebenfalls der Fall ist, erfolgt hier aber eine weitere inhaltliche Kontrolle, was durch die Unterschriften der in § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG Genannten bestätigt wird.

[1] BGH, Beschluss v. 3.7.1997, V ZB 2/97, NJW 1997, 2956.

[2] LG Frankfurt a. M., Beschluss v. 11.12.2019, 2-13 T 106/19, MDR 2020, 157.

[3] BGH, Beschluss v. 3.7.1997, V ZB 2/97, NJW 1997, 2956.

[4] LG Hamburg, Urteil v. 10.9.2014, 318 S 10/14, ZMR 2015, 483.

[5] Jennißen/Schultzky, WEG, § 24 Rn. 147.

[6] Drasdo, ZMR 2007, 501 (507).

3.1.3 Aufbewahrungsfrist

Aus ihrem Wesen als Informationsmedium über die Beschluss- und somit wesentliche Rechtslage innerhalb der Gemeinschaft folgt, dass Versammlungsniederschriften zeitlich unbegrenzt aufbewahrt werden müssen.^[1] Handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen gelten nicht. Wegen des Unterschriftenerfordernisses des § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG sind sie grundsätzlich im Original aufzubewahren. Zusätzlich empfiehlt sich die Digitalisierung auf einem Speichermedium.

[1] Jennißen/Schultzky, WEG, § 24; Schmid, DWE 1989, 146.

3.1.4 Abdingbarkeit

Durch Vereinbarung der Wohnungseigentümer kann die Verpflichtung zum Erstellen von Versammlungsniederschriften abbedungen werden. Durch bloßen (Mehrheits-)Beschluss ist das mangels Beschlusskompetenz nicht möglich.

3.1.5 Verpflichteter

Das Gesetz selbst lässt offen, wer die Versammlungsniederschrift zu erstellen hat. Beschließen die Wohnungseigentümer nichts anderes und besteht keine entgegenstehende Vereinbarung, ist der Versammlungsleiter zur Erstellung der Niederschrift verpflichtet. Versammlungsleiter ist in aller Regel der Verwalter. Er hat die Niederschrift aber nicht notwendigerweise selbst zu erstellen, sondern kann sich eines Mitarbeiters seines Unternehmens bedienen.^[1]

Selbst wenn der Verwalter als Versammlungsleiter fungiert, können die Wohnungseigentümer zur Geschäftsordnung beschließen, dass z. B. ein Wohnungseigentümer in seiner Funktion als Mitglied des Verwaltungsbeirats die Niederschrift erstellt. Ein derartiger Geschäftsordnungsbeschluss ist zulässig und isoliert nicht anfechtbar, weil sich seine Wirkung nur auf ...