Beamtengesetz Sachsen / § 118 Verarbeitung von Personalaktendaten

(1) ¹Personalaktendaten dürfen in Dateien nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft verarbeitet werden. ²Ein automatisierter Datenabruf durch andere Behörden ist unzulässig, soweit durch besondere Rechtsvorschrift nichts anderes bestimmt ist.

(2) Personalaktendaten im Sinne des § 112 dürfen im Wege des automatisierten Verfahrens nur im Rahmen ihrer Zweckbestimmung und nur von den übrigen Personaldateien technisch und organisatorisch getrennt verarbeitet werden.

(3) Von den Unterlagen über medizinische oder psychologische Untersuchungen und Tests dürfen im Rahmen der Personalverwaltung Ergebnisse nur automatisiert verarbeitet werden, soweit sie die Eignung betreffen und ihre Verarbeitung dem Schutz der Beamtin oder des Beamten dient.

(4)^{[1] 1}Beamtenrechtliche Entscheidungen dürfen nicht ausschließlich auf Informationen und Erkenntnisse gestützt werden, die unmittelbar durch automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten gewonnen werden. ²In Beihilfeangelegenheiten dürfen beamtenrechtliche Entscheidungen vollständig durch automatische Einrichtungen erlassen werden, wenn weder ein Ermessen noch ein Beurteilungsspielraum besteht. ³Die Festsetzungsstelle für die Beihilfe kann bei der elektronischen Datenverarbeitung für Zwecke der Rechnungsprüfung unter Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit automationsgestützte Systeme einsetzen (Risikomanagementsysteme). ⁴Ein Risikomanagementsystem muss

1.	durch Zufallsauswahl eine hinreichende Anzahl von Fallen zur umfassenden Prüfung durch Amtsträger bereitstellen,

2.	die Prüfung der bereitgestellten Fälle sicherstellen,

3.	die Möglichkeit bieten, dass Amtsträger Fälle für eine umfassende Prüfung auswählen können,

4.	die regelmäßige Überprüfung des Risikomanagementsystems auf seine Zielerfüllung ermöglichen.

⁵Einzelheiten des Risikomanagementsystems dürfen nicht veröffentlicht werden. ⁶Wird ein Risikomanagementsystem in Beihilfeangelegenheiten eingesetzt, können abweichend von Satz 2 auch beamtenrechtliche Entscheidungen mit Ermessens- oder Beurteilungsspielraum vollständig durch automatische Einrichtungen erlassen werden, sofern dem Antrag der beihilfeberechtigten Person vollständig entsprochen wird.

(5) ¹Bei erstmaliger Speicherung ist der oder dem Betroffenen die Art der über sie oder ihn gemäß Absatz 1 gespeicherten Daten mitzuteilen, bei wesentlichen Änderungen ist sie oder er zu benachrichtigen. ²Ferner sind die Verarbeitungsformen automatisierter Personalverwaltungsverfahren zu dokumentieren und einschließlich des jeweiligen Verarbeitungszwecks, der regelmäßigen Empfänger, des Inhalts automatisierter Datenübermittlung und in den Fällen des § 115 Absatz 2 und 3 Satz 2 der abrufenden Behörden allgemein bekannt zu geben.

[1] Abs. 4 geändert durch Viertes Gesetz zur Änderung dienstrechtlicher Vorschriften (Viertes Dienstrechtsänderungsgesetz — 4. DRÄndG). Anzuwenden ab 01.01.2024.