Einer der wichtigsten sachlich gerechtfertigten Gründe ist die Vertretung für einen festangestellten, vorübergehend jedoch nicht oder noch nicht zur Verfügung stehenden Mitarbeiter (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG).[1] Der Vertretungsbedarf kann sich ergeben aus
- der Erkrankung eines Mitarbeiters[2]
- der Beurlaubung von Arbeitnehmern[3]
- der Einberufung eines Arbeitnehmers zum Wehr- oder Zivildienst[4]
- der beabsichtigten Übernahme eines Auszubildenden nach bestandener Prüfung[5]
- dem Mutterschutz bzw. Erziehungsurlaub einer Mitarbeiterin[6]
- und ähnlichen Tatbeständen.
Soweit in diesen Vertretungsfällen das Enddatum des Vertretungszweckes bereits bei Vertragsschluss feststeht, sollte dieses Enddatum von vornherein in den befristeten Vertrag aufgenommen werden (Zeitbefristung). In einigen Fällen, so bei der Erkrankung eines Arbeitnehmers, steht jedoch nicht fest, wann der Vertretungsbedarf entfällt. Hier sind Zweckbefristungen angemessen (vgl. hierzu Überblick und Anwendungsbereich).
Wird eine Einzelperson vertreten, so sollte im Arbeitsvertrag grundsätzlich festgehalten werden, welche Person vertreten wird. Die Zeitarbeitskraft muss die Umstände kennen, die zur Befristung ihres Arbeitsverhältnisses geführt haben.[7] Zumindest für den Schulbereich wurde allerdings vom BAG die Festlegung des Vertretungsbedarfs allein auf Ebene des Schulverwaltungsbezirks für ausreichend gehalten[8] (vgl. Befristete Arbeitverträge nach dem Hochschulrahmengesetz).
Anerkannt ist auch, dass der zur Vertretung befristet eingestellte Arbeitnehmer nicht zur Verrichtung exakt der Aufgaben eingestellt werden muss, die der verhinderte Mitarbeiter ausgeübt hat. Es genügt, dass ein vorübergehender Beschäftigungsbedarf entstanden ist und die befristete Einstellung eben wegen dieses vorübergehenden Bedarfs erfolgt ist. Diesen ursächlichen Zusammenhang allerdings muss der Arbeitgeber im Einzelnen darlegen.[9]
Zulässig ist es, den befristet eingestellten Arbeitnehmer auf dem Arbeitsplatz eines festangestellten Mitarbeiters zu beschäftigen, der wiederum die Vertretung des zeitweilig verhinderten Arbeitnehmers übernimmt.[10]
Die Leiterin eines Schreibbüros erkrankt längerfristig. Eine festangestellte Schreibkraft übernimmt vorübergehend die Leitung. Für diese Schreibkraft wird eine Aushilfe eingestellt für die Zeit der Abwesenheit der Leiterin.
Die zur Vertretung eingestellte Aushilfe darf im Übrigen[11] auch mit anderen Aufgaben betraut werden, die der ausfallende Mitarbeiter unter Umständen nach seinem Arbeitsvertrag nicht zu leisten hatte. Wie der Arbeitgeber die Arbeit intern verteilte, bleibe ihm überlassen. Entscheidend sei nur, dass durch den zeitweiligen Ausfall eines Mitarbeiters ein vorübergehender Beschäftigungsbedarf entstehe und die befristete Einstellung wegen dieses Bedarfs erfolge.[12] Der erforderliche Zusammenhang zwischen Aushilfsbedarf und befristeter Einstellung fehle jedoch, wenn die Aushilfe Tätigkeiten verrichte, zu denen dem Vertretenen die entsprechende Qualifikation fehlte.[13]
Nicht zulässig ist es, wenn ein Arbeitsverhältnis im Interesse Dritter, die keine konkrete Beziehung zum Arbeitsplatz haben, zeitlich beschränkt wird, so etwa dem Wunsch möglichst vieler Arbeitssuchender, einen Arbeitsplatz zu bekommen.
Sachlich gerechtfertigt ist es jedoch, wegen der geplanten Übernahme eines Auszubildenden ein befristetes Arbeitsverhältnis abzuschließen. Dabei ist nicht einmal Voraussetzung, dass der Arbeitgeber dem Auszubildenden die Übernahme bereits im Zeitpunkt des Vertragsschlusses mit dem ersatzweise eingestellten Arbeitnehmer zugesagt hat.[14]
Es ist zulässig, mehrere befristete Verträge mit der Vertretungskraft jeweils anschließend zu vereinbaren. Mit zunehmender Zahl und Dauer der Beschäftigung steigen jedoch die Anforderungen an den Sachgrund, insbesondere die Prognose, der Vertretungsbedarf werde wegen Rückkehr des Vertretenen enden[15] (vgl. hierzu Kettenarbeitsverhältnis).
Nicht gebilligt hat das BAG dagegen, für einen bereits bei Vertragsschluss ersichtlichen laufenden Vertretungsbedarf immer wieder denselben Aushilfsarbeitnehmer befristet einzustellen (sog. Daueraushilfe).[16] Bei dieser Sachlage muss der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer einstellen, der als sog. Springer die ständige Aufgabe hat, vorübergehend ausfallende Mitarbeiter zu vertreten (Näheres siehe Arbeitszeit, Flexibilisierung).
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