Betriebliche Bewirtungskosten in der Entgeltabrechnung / 2.2.3 Bewertung mit Sachbezugswert nur bei üblicher Beköstigung

Wird dem Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt eine übliche Mahlzeit (bis 60 EUR) von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten zur Verfügung gestellt, ist für diesen geldwerten Vorteil der amtliche Sachbezugswert anzusetzen, wenn eine Kürzung der Verpflegungspauschalen ausscheidet. Die Sachbezugsbesteuerung ist immer dann vorzunehmen, wenn dem Arbeitnehmer für die berufliche Auswärtstätigkeit an diesem Tag bereits dem Grunde nach keine Verpflegungsmehraufwendungen zustehen, weil er

• die 8-Stunden-Grenze nicht erreicht oder

• die 3-Monatsfrist überschritten hat oder

• keine Reisekostenaufzeichnungen bzgl. der Abwesenheitszeiten führt.

Der geldwerte Vorteil der üblichen Mahlzeit ist zwingend mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen (2024: 2,17 EUR für das Frühstück bzw. jeweils 4,13 EUR für Mittag- und Abendessen). Die nach dem alten Reisekostenrecht alternative Bewertung mit den tatsächlichen Kosten^[1] ist nicht mehr zulässig.

Pauschalbesteuerung mit 25 % möglich

Der Arbeitgeber kann im Falle der Sachbezugswertbesteuerung die Lohnsteuer mit dem festen Pauschsteuersatz von 25 % übernehmen.^[2] Es handelt sich um eine Kann-Vorschrift. Der Arbeitgeber darf die lohnsteuerpflichtigen Sachbezugswerte bei der Entgeltabrechnung des Arbeitnehmers stattdessen auch dem individuellen Lohnsteuerabzug unterwerfen.

Praxis-Beispiel

Pauschalierungsmöglichkeit mit Pauschsteuersatz von 25 %

Ein in Stuttgart beschäftigter Arbeitnehmer unternimmt mit seinem Arbeitgeber eine 6-stündige Geschäftsreise nach Frankfurt. In Frankfurt lädt der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter zum Essen ein (Gesamtrechnung 70 EUR).

Ergebnis: Das unentgeltliche Mittagessen ist als geldwerter Vorteil zu erfassen. Da der auf den Arbeitnehmer entfallende Anteil der Bewirtungsleistung 35 EUR beträgt (¹/2 von 70 EUR) und damit innerhalb der Angemessenheitsgrenze von 60 EUR liegt, ist die Vorteilsbesteuerung zwingend mit dem amtlichen Sachbezugswert (2024: 4,13 EUR) durchzuführen. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit dem Pauschsteuersatz von 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer sozialabgabenfrei übernehmen.^[3] Möglich ist aber auch der Lohnsteuerabzug nach ELStAM im Rahmen der Entgeltabrechnung. Die Sachleistung ist dann aber sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt.

Pflicht zur Bescheinigung mit dem Großbuchstaben M

Damit das Finanzamt eine evtl. Kürzung der Verpflegungspauschalen bei der Einkommensteuerveranlagung erkennen kann, gilt seit 2019 eine Bescheinigungspflicht für den Arbeitgeber.^[4] Im Lohnkonto und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung muss der Arbeitgeber den Großbuchstaben M aufzeichnen bzw. bescheinigen, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten im Rahmen der 60-EUR-Grenze unentgeltlich bzw. verbilligt verpflegt worden ist. Die Bescheinigungspflicht knüpft ausschließlich an den Sachverhalt der üblichen Arbeitgeberbewirtung (60-EUR-Grenze) an, unabhängig davon, ob hierfür im Einzelfall die Vorteilsbesteuerung oder die Werbungskostenkürzung zum Tragen kommt.

Praxis-Tipp

Kein geldwerter Vorteil bei Teilnahme des Arbeitnehmers an Geschäftsessen

Der Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte betrifft nur die reine Arbeitnehmerbewirtung. Für geschäftliche Bewirtungen durch den Arbeitgeber, wenn also Fremde beteiligt sind, etwa Kunden oder Geschäftspartner, ist kein Arbeitslohn zu erfassen. Dasselbe gilt, wenn die Bewirtung ohne Mitwirkung des Arbeitgebers durch einen Dritten erfolgt.^[5] Hierzu zählt auch die wechselseitige Bewirtung durch Konzernunternehmen. Die Abgrenzung der Arbeitgeberbewirtung durch Dritte vom Reisekostenersatz ist durch eine detaillierte Verwaltungsanweisung geregelt.^[6]

[1] R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR.

[2] § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG.

[3] § 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG.

[4] § 4b Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 EStG.

[5] R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR.

[6] R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 Sätze 5–7 LStR.