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Zwingend zu beteiligen sind zunächst der Arbeitgeber bzw. eine von ihm benannte vertretungsberechtigte Person und die beschäftigte und BEM-berechtigte Person. Der Arbeitgeber hat das BEM anzubieten und bei Zustimmung der beschäftigten Person (i. d. R. des Arbeitnehmers) durchzuführen. Er muss auch den nach Art. 7, 9 DSGVO erforderlichen Datenschutz gewährleisten.
Nach § 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX ist zudem die betriebliche Interessenvertretung zu beteiligen, allerdings kann dies die betroffene beschäftigte Person ablehnen. Wer Interessenvertretung im Sinne der Vorschrift ist, wird in § 176 SGB IX definiert. Hierunter fallen vor allen Dingen Betriebs- und Personalräte.
Für kirchliche Mitarbeitervertretungen gilt § 176 SGB IX im Hinblick auf die Zielsetzung des betrieblichen Eingliederungsmanagements entsprechend.
Es macht Sinn, in einer freiwilligen Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat die Besetzung eines Integrationsteams bzw. BEM-Teams, das paritätisch besetzt ist, nebst dem Verfahren (diesbezüglich besteht ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG) zu regeln.
Bei leitenden Angestellten ist entsprechend § 176 SGB IX der Sprecherausschuss zuständig. Fehlt eine betriebliche Interessenvertretung, ist das Verfahren dennoch durchzuführen.
Außerdem ist eine vorhandene Schwerbehindertenvertretung zu beteiligen. Die Einbindung einer vorhandenen Schwerbehindertenvertretung kann grundsätzlich sinnvoll sein, weil längerfristig Erkrankte von Behinderung bedroht sein können.
Aber auch hier kann die beschäftigte Person deren Beteiligung ablehnen.
Mit Zustimmung der betroffenen Person werden zusätzlich die Stellen für Arbeitsschutz, Krankenkasse, Sozialdienst, Rehabilitationsträger, Integrationsamt, Betriebs- oder behandelnder Arzt usw. herangezogen. Dies gilt besonders dann, wenn Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben in Betracht kommen. Zudem kann der medizinische Dienst der Krankenkassen zur Begutachtung der Arbeitsunfähigkeit sowie die Berufsgenossenschaft bei Berufskrankheiten, ein Inklusionsbeauftragter, die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder ein betrieblicher Suchtbeauftragter eingebunden werden.
Durch die Beteiligung dieser Einrichtungen bzw. Personen soll die bestmögliche Sachkompetenz zur Lösung von gesundheitlichen Einzelproblematiken und eventuellen Einsatzmöglichkeiten im Betrieb hinzugezogen werden.
Hinzuziehung von Vorgesetzten
Die Hinzuziehung von Fachvorgesetzten ist stets zu empfehlen, wenn Optimierungen am Arbeitsplatz geklärt bzw. ein leidensgerechter Arbeitsplatz geschaffen werden soll. Zum einen wird deren Fachkompetenz in Bezug auf die Lösungsoptionen zwingend benötigt. Zum anderen wird gemeinsam mit den Vorgesetzten eine Verbindlichkeit für die angestrebten Maßnahmen geschaffen sowie die notwendige Unterstützung der Beschäftigten bei der Wiedereingliederung sichergestellt.
Die Hinzuziehung einer Rechtsvertretung für die beschäftigte Person wurde bisher nicht für erforderlich gehalten, was mit der Argumentation kritisiert wurde, dass es dem Arbeitgeber vermehrt darum gehe, ein Formalkriterium, das einer krankheitsbedingten Kündigung im Wege stehe, "abzuhaken".
Deshalb wurde gefordert, dass der betroffenen Person Gelegenheit gegeben werden müsse, sich durch entsprechende Beratung zu schützen.
Durch das Teilhabestärkungsgesetz vom 2.6.2021, gilt deshalb der seit 10.6.2021 eingeführte § 167 Abs. 2 Satz 2 SGB IX. Nach dieser Vorschrift können Beschäftigte zusätzlich eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuziehen. Das kann auch ein Rechtsanwalt sein.
Da in der gesetzlichen Vorschrift keine Kostenregelung enthalten ist, hat die betroffene Person evtl. dadurch entstandene Kosten selbst zu tragen.
Datenschutzerklärung von der Vertrauensperson verlangen!
Im BEM-Verfahren werden die Krankheitsdaten der betroffenen Person, u. U. aber auch personenbezogene Daten von anderen Arbeitnehmern besprochen. Dies kann dann der Fall sein, wenn ein anderer, leidensgerechter Arbeitsplatz gesucht wird. Ein solcher kann aber schon besetzt sein. Dann könnte erörtert werden, ob dieser Platz freigemacht werden kann.
Bringt der betroffene Arbeitnehmer eine u. U. externe Vertrauensperson mit, sollte diese möglichst eine Datenschutzerklärung unterzeichnen.
Weigert sie sich, kann sie aber nicht aus dem BEM-Verfahren ausgeschlossen werden. Dies berechtigt den Arbeitgeber jedoch, zumindest wenn es um personenbezogene Daten von Dritten geht, diese nicht preiszugeben.