Für die Hinzuziehung von Sachverständigen bedarf der Betriebsrat grundsätzlich der Zustimmung des Arbeitgebers (vgl. § 80 Abs. 3 S. 1 BetrVG). Sachverständige sind Personen, die dem Betriebsrat oder sonstigen Betriebsverfassungsorganen die ihnen fehlenden fachlichen oder rechtlichen Kenntnisse mündlich oder schriftlich vermitteln, damit sie ihre Aufgaben in Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeber sachgemäß erfüllen können. Damit können auch Rechtsanwälte Sachverständige sein. Sie brauchen auch nicht "neutral" zu sein. Werden sie im Rahmen eines Beschlussverfahrens vor dem Arbeitsgericht hinzugezogen, fällt die Kostenerstattungspflicht unter § 40 BetrVG, sodass es keiner Zustimmung des Arbeitgebers bedarf.
Sollen Sachverständige außerhalb eines Beschlussverfahrens herangezogen werden, verlangt § 80 Abs. 3 S. 1 BetrVG eine vorherige "nähere Vereinbarung" mit dem Arbeitgeber bezüglich der Modalitäten, wie Person des Sachverständigen, Gegenstand der gutachterlichen Tätigkeit, Kosten. Fehlt eine solche Vereinbarung, muss der Arbeitgeber die Sachverständigenkosten nach Ansicht des BAG nicht tragen.
Stimmt der Arbeitgeber der Hinzuziehung eines Sachverständigen nicht zu, kann der Betriebsrat den Arbeitgeber auf Zustimmung zur Hinzuziehung des Sachverständigen vor dem Arbeitsgericht im arbeitsgerichtlichen Beschlussverfahren verklagen. Dies geschieht sinnvollerweise verbunden mit dem Hilfsantrag, die Notwendigkeit der Hinzuziehung des Sachverständigen gerichtlich feststellen zu lassen. U.U. kann auch der Erlass einer einstweiligen Verfügung beantragt werden. Die Kosten des Prozessbevollmächtigten des Betriebsrats für dieses Verfahren hätte der Arbeitgeber gemäß § 40 BetrVG zu tragen, es sei denn, es waroffensichtlich, dass die Hinzuziehung eines Sachverständigen nicht erforderlich war. In keinem Fall ist dem Betriebsrat jedoch zu empfehlen, ohne gerichtliche Abklärung den Sachverständigen zu beauftragen.
Handelt es sich bei den Kosten in § 40 BetrVG um außergewöhnliche Aufwendungen, ist es entsprechend dem Grundsatz der vertrauensvollen Zusammenarbeit immer geboten, den Arbeitgeber vorher zu unterrichten.
Nach der Neuregelung in § 111 Satz 2 BetrVG kann der Betriebsrat in Unternehmen mit mehr als 300 Arbeitnehmern auch ohne Einverständnis des Arbeitgebers bei geplanten Betriebsänderungen auf Kosten des Arbeitgebers einen Berater hinzuzuziehen. Hierdurch soll der Betriebsrat in die Lage versetzt werden, möglichst schnell die Auswirkungen der geplanten Betriebsänderung zu erfassen und entsprechend zu reagieren (z.B. Alternativvorschläge, Beschäftigungssicherungsmaßnahmen).