Nachfolgend werden chronologisch typische Etappen eines Arbeitsverhältnisses begutachtet, vom Eintritt bis zur Beendigung.
4.1 Unbefristete Arbeitsverträge
Arbeitsverträge können nach dem Grundsatz der Formfreiheit auch mündlich geschlossen werden. Erst recht genügt zum Abschluss eines Arbeitsvertrages dann die elektronische Signatur, d. h. insbesondere die einfachen Formen und nicht die QES.
4.2 Befristete Arbeitsverträge
Vorsicht ist geboten bei befristeten Arbeitsverträgen. § 14 Abs. 4 TzBfG bestimmt, dass die Befristung eines Arbeitsvertrags zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform bedarf. Die elektronische Form wird hier nicht explizit ausgeschlossen, sodass im Grundsatz der Verwendung einer QES nichts im Wege steht.
Die h. M., also fast die gesamte juristische Literatur, ist der Ansicht, dass bei § 14 Abs. 4 TzBfG die elektronische Form (in Form einer QES) zulässig ist. Im Hinblick auf den klaren Wortlaut kann dieser Rechtsansicht grundsätzlich zugestimmt werden. Es verbleiben hier jedoch gewisse Restrisiken. Es ist zum einen bislang nicht höchstrichterlich geklärt, ob die elektronische Form tatsächlich ausreichend ist. In der Literatur wird bislang selten auf den erforderlichen schriftlichen Nachweis nach § 2 NachwG verwiesen. Ein Wertungswiderspruch zu § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG ist nicht von der Hand zu weisen, wenn man einen befristeten Arbeitsvertrag in elektronischer Form zulässt. Folgt man dem Schluss vom Größeren auf das Kleinere ("argumentum a maiore ad minus") wäre die elektronische Form nicht zulässig. Wie bereits oben dargestellt muss nach § 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG eine Niederlegung der wesentlichen Vertragsbedingungen in Schriftform spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses erfolgen und diese Niederschrift kann nicht durch die elektronische Form ersetzt werden. Teilweise wird auch ein Redaktionsversehen vertreten, da ausweislich der Gesetzesbegründung die Möglichkeit der Verwendung der elektronischen Form für diese Fälle ausgeschlossen werden sollte.
Vor dem Hintergrund der weitreichenden Folgen einer unwirksamen Befristungsabrede ist dem Abschluss befristeter Arbeitsverträge durch QES nach Ansicht des Autors nach alledem abzuraten – zumindest solange deren Zulässigkeit nicht höchstrichterlich – oder zumindest von der Instanzenrechtsprechung – festgestellt wurde. Genau diese Frage wird aktuell auch in mehreren Verfahren beim Amtsgericht Berlin für den Lieferdienst Gorillas verhandelt. Hier wurde anscheinend DocuSign für befristete Arbeitsverträge verwendet, ein anerkanntes System für die QES. Dennoch machen (ehemalige) Mitarbeiter im vorliegenden Fall geltend, dass mit ihnen ein unbefristeter Anstellungsvertrag besteht.
Gleiche Regeln gelten gemäß § 21 TzBfG für auflösende Bedingungen in Arbeitsverträgen, z. B. wenn das Arbeitsverhältnis mit einer Förderung durch die Agentur für Arbeit verknüpft ist.
4.3 Ausbildungsverträge
Gemäß § 11 Berufsbildungsgesetz (BBiG) haben Ausbildende unverzüglich nach Abschluss des Berufsausbildungsvertrags, spätestens vor Beginn der Berufsausbildung, den wesentlichen Inhalt des Berufsausbildungsvertrags schriftlich niederzulegen. Dazu gehören u. a. Angaben zu Art, sachlicher und zeitlicher Gliederung sowie Zielen der Berufsausbildung, Beginn und Dauer der Berufsausbildung, Ausbildungsmaßnahmen außerhalb der Ausbildungsstätte, Dauer der regelmäßigen täglichen Ausbildungszeit, Dauer der Probezeit, Zahlung und Höhe der Vergütung und Dauer des Urlaubs. Die elektronische Form ist von Gesetzes wegen ausgeschlossen, sodass Ausbildungsverträge handschriftlich zu unterzeichnen sind. Die QES darf hier nicht verwendet werden.
Allerdings entfaltet der Berufsausbildungsvertrag auch ohne Niederschrift in Schriftform volle Wirksamkeit. Das Fehlen der Schriftform ist jedoch eine bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeit (Geldbuße bis 1.000 EUR), sodass Arbeitgebern geraten wird, die Schriftform nicht durch elektronische Signatur zu ersetzen.
4.4 Verträge zwischen Verleiher und Entleiher bei Arbeitnehmerüberlassung
Der Überlassungsvertrag zwischen Verleiher und Entleiher bedarf der Schriftform. Der Formmangel führt gemäß § 125 Satz 1 BGB zur Nichtigkeit des Vertrags. Die elektronische Form kann an die Stelle der Schriftform treten, da ein solcher Ausschluss in § 12 AÜG nicht geregelt ist. Der Leiharbeitsvertrag kann hingegen auch mündlich geschlossen werden und bedarf keiner Form.
4.5 Unterweisungen und sonstige Vereinbarungen
Im Arbeitsrecht gibt es eine Vielzahl an Erklärungen und Vereinbarungen. Es gilt der Grundsatz, dass nur dann die elektronische Signatur nicht verwendet werden darf, wenn das Gesetz die Schriftform vorsieht und gleichzeitig die elektronische Signatur ausschließt. Ist Schriftform gefordert, kann nur die QES als elektronische Form verwendet werden. In allen anderen Fällen, d. h. wenn kein Schriftformerfordernis besteht, können auch die anderen Varianten der elektronischen Signatur verwendet werden:
- Arbeitgeberseitige Unterweisungen, z. B. bei Arbeitsschutzmaßnahmen, bedürfen ...