Nachfolgend werden chronologisch typische Etappen eines Arbeitsverhältnisses begutachtet, vom Eintritt bis zur Beendigung.
4.1 Unbefristete Arbeitsverträge
Arbeitsverträge können nach dem Grundsatz der Formfreiheit auch mündlich geschlossen werden. Erst recht genügt zum Abschluss eines Arbeitsvertrages dann die elektronische Signatur, d. h. insbesondere die einfachen Formen und nicht die QES.
4.2 Befristete Arbeitsverträge
Vorsicht ist geboten bei befristeten Arbeitsverträgen. § 14 Abs. 4 TzBfG bestimmt, dass die Befristung eines Arbeitsvertrags zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform bedarf. Die elektronische Form wird hier nicht explizit ausgeschlossen, sodass im Grundsatz der Verwendung einer QES nichts im Wege steht.
Die h. M., also fast die gesamte juristische Literatur, ist der Ansicht, dass bei § 14 Abs. 4 TzBfG die elektronische Form (in Form einer QES) zulässig ist. Im Hinblick auf den klaren Wortlaut kann dieser Rechtsansicht grundsätzlich zugestimmt werden. Es verbleiben hier jedoch gewisse Restrisiken. Es ist zum einen bislang nicht höchstrichterlich geklärt, ob die elektronische Form tatsächlich ausreichend ist. Die jüngsten Änderungen des Nachweisgesetzes und das Zulassen der Niederschrift in Textform lösen den bislang bestehenden Wertungswiderspruch zu § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG a. F. , wenn man einen befristeten Arbeitsvertrag in elektronischer Form zulässt.
Vor dem Hintergrund der weitreichenden Folgen einer unwirksamen Befristungsabrede ist dem Abschluss befristeter Arbeitsverträge durch QES nach Ansicht des Autors abzuraten – zumindest solange deren Zulässigkeit nicht höchstrichterlich – oder zumindest von der Instanzenrechtsprechung – festgestellt wurde. Genau diese Frage wurde auch in mehreren Verfahren beim Amtsgericht Berlin für einen Lieferdienst verhandelt. Hier wurde anscheinend DocuSign für befristete Arbeitsverträge verwendet, ein anerkanntes System für die QES. Dennoch machen (ehemalige) Mitarbeiter im vorliegenden Fall geltend, dass mit ihnen ein unbefristeter Anstellungsvertrag besteht.
Gleiche Regeln gelten gemäß § 21 TzBfG für auflösende Bedingungen in Arbeitsverträgen, z. B. wenn das Arbeitsverhältnis mit einer Förderung durch die Agentur für Arbeit verknüpft ist.
Befristung auf das Renteneintrittsalter in unbefristeten Arbeitsverträgen
Viele grundsätzlich unbefristete Arbeitsverträge enthalten die Klausel, dass das Arbeitsverhältnis mit Erreichen des Renteneintrittsalters endet. Diese Klausel macht aus einem unbefristeten Arbeitsvertrag einen befristeten Arbeitsvertrag. Wenn ein ansosnten unbefristeter Arbeitsvertrag diese Klausel enthält, genügt nach dem Gesetzgeber die Einhaltung der Vorgaben für den unbefristeten Arbeitsvertrag. Für den Abschluss eines solche Arbeitsvertrags gilt die Textform.
4.3 Ausbildungsverträge
Gemäß § 11 Berufsbildungsgesetz (BBiG) haben Ausbildende unverzüglich nach Abschluss des Berufsausbildungsvertrags, spätestens vor Beginn der Berufsausbildung, den wesentlichen Inhalt des Berufsausbildungsvertrags in Textform niederzulegen. Dazu gehören u. a. Angaben zu Art, sachlicher und zeitlicher Gliederung sowie Zielen der Berufsausbildung, Beginn und Dauer der Berufsausbildung, Ausbildungsmaßnahmen außerhalb der Ausbildungsstätte, Dauer der regelmäßigen täglichen Ausbildungszeit, Dauer der Probezeit, Zahlung und Höhe der Vergütung und Dauer des Urlaubs. Bei Verwendung der elektronischen Form ist die Vertragsabfassung so zu übermitteln, dass sie gespeichert und ausgedruckt werden kann.
4.4 Verträge zwischen Verleiher und Entleiher bei Arbeitnehmerüberlassung
Der Überlassungsvertrag zwischen Verleiher und Entleiher bedarf der Textform. Ein Formmangel führt gemäß § 125 Satz 1 BGB zur Nichtigkeit des Vertrags. Der Vertrag kann auch m it der qualifizierten elektrnischen Signatur unterzeichnet werden, da ein Ausschluss dieser in § 12 AÜG nicht geregelt ist. Der Leiharbeitsvertrag kann hingegen auch mündlich geschlossen werden und bedarf keiner Form.
4.5 Unterweisungen und sonstige Vereinbarungen
Im Arbeitsrecht gibt es eine Vielzahl an Erklärungen und Vereinbarungen. Es gilt der Grundsatz, dass nur dann die elektronische Signatur nicht verwendet werden darf, wenn das Gesetz die Schriftform vorsieht und gleichzeitig die elektronische Signatur ausschließt. Ist Schriftform gefordert, kann nur die QES als elektronische Form verwendet werden. In allen anderen Fällen, d. h. wenn kein Schriftformerfordernis besteht, können auch die anderen Varianten der elektronischen Signatur verwendet werden:
- Arbeitgeberseitige Unterweisungen, z. B. bei Arbeitsschutzmaßnahmen, bedürfen keiner gesetzlichen Schriftform und können durch elektronische Signatur (jeglicher Art) z. B. zur Bestätigung des Empfangs oder zur Kenntnisnahme durch den Arbeitnehmer festgehalten werden.
- Vertraulichkeitsvereinbarungen oder Verpflichtungen auf das Datengeheimnis können durch elektronische Signatur ebenfalls unterzeichnet werden.
4.6 Kündigungen und Auflösungsverträge
Bei den wohl häufigsten Beendigungstatbeständen im Arbeitsverhä...