Kurzbeschreibung
Der Arbeitgeber darf die Mehraufwendungen eines Arbeitnehmers für eine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung steuerfrei erstatten. Dies kann individuell vereinbart werden. Die Vereinbarung sollte als Zusatz mit in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden.
Steuerfreie Erstattungen: Das müssen Arbeitgeber beachten
Der Arbeitgeber darf die Mehraufwendungen eines Arbeitnehmers für eine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung erstatten. Diese Erstattung ist nach § 3 Nr. 13 bzw. 16 EStG steuerfrei. Voraussetzung ist jedoch, dass keine höheren Beträge erstattet werden, als der Arbeitnehmer als Werbungskosten abziehen kann. Dies kann individuell vereinbart werden und sollte als Anlage mit in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden.
Erhöhte Nachweispflichten bei ledigen Arbeitnehmern
Zu beachten ist, dass eine doppelte Haushaltsführung nur anerkannt wird, wenn der Arbeitnehmer am Hauptwohnort einen eigenen Hausstand unterhält. Dabei gilt: Der Arbeitgeber kann bei Arbeitnehmern in den Steuerklassen III, IV oder V ohne weiteres unterstellen, dass sie einen eigenen Hausstand haben, an dem sie sich finanziell beteiligen. Bei anderen Arbeitnehmern darf der Arbeitgeber einen eigenen Hausstand nur dann anerkennen, wenn sie schriftlich erklären, dass sie neben einer Zweitwohnung am Beschäftigungsort außerhalb des Beschäftigungsortes einen eigenen Hausstand unterhalten, an dem sie sich finanziell beteiligen, und die Richtigkeit dieser Erklärung durch Unterschrift bestätigen. Diese Erklärung muss der Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufbewahren.
Folgende Kosten kann der Arbeitgeber übernehmen
Umzugskosten
Umzugskosten darf der Arbeitgeber erstatten, allerdings nur in nachgewiesener Höhe. Die Pauschalen für sonstige Umzugskosten dürfen nicht angesetzt werden.
Fahrtkosten, Familienheimfahrten
Folgende Fahrtkosten können vom Arbeitgeber steuerfrei an den Arbeitnehmer erstattet werden:
- Fahrtkosten aus Anlass des Wohnungswechsels zu Beginn und am Ende der doppelten Haushaltsführung,
- arbeitstägliche Fahrten zwischen erster Tätigkeitsstätte und Zweitwohnung,
- wöchentlich eine Familienheimfahrt in Höhe der Entfernungspauschale,
- tatsächliche Flugkosten.
Unterkunftskosten, Mietzuschuss
Als Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung können im Inland die tatsächlichen Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft angesetzt werden, höchstens 1.000 EUR im Monat. Eine Übertragung der in einzelnen Monaten nicht ausgeschöpften 1.000-EUR-Grenze ist innerhalb eines Kalenderjahres möglich, d.h. es gilt eine 12.000-EUR-Jahresgrenze.
Steuerfreie Übernachtungspauschalen
Der Arbeitgeber kann die Unterkunftskosten auch mit Pauschbeträgen steuerfrei erstatten:
- für die ersten 3 Monate mit einem Pauschbetrag bis zu 20 EUR je Übernachtung und
- für die Folgezeit mit einem Pauschbetrag bis zu 5 EUR je Übernachtung.
Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer die Zweitwohnung entgeltlich oder teilentgeltlich erhält.
Doppelte Haushaltsführung im Ausland
Bei einer doppelten Haushaltsführung im Ausland sind für die Erstattung von Verpflegungskosten die entsprechenden länderspezifischen Pauschbeträge maßgebend. Bei einer Zweitwohnung im Ausland können die notwendigen Aufwendungen ohne Einzelnachweis für einen Zeitraum von 3 Monaten mit dem für eine Auswärtstätigkeit geltenden ausländischen Übernachtungspauschbetrag und für die Folgezeit mit 40 % dieses Pauschbetrags steuerfrei erstattet werden.
Vereinbarung
Zwischen
| .............................. |
(im Folgenden "Arbeitgeber") |
| und Frau/Herrn |
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| .............................. |
(im Folgenden "Arbeitnehmer") |
wird Folgendes vereinbart:
1. Übernahme der Kosten der doppelten Haushaltsführung
Der Arbeitgeber übernimmt im Rahmen der doppelten Haushaltsführung des Arbeitnehmers folgende Kosten:
1.1 Fahrtkosten
Für die Fahrten aus Anlass des Wohnungswechsels zu Beginn und am Ende der doppelten Haushaltsführung werden für jeden gefahrenen Kilometer 0,30 EUR erstattet. Bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln wird der Fahrpreis in der .................... Klasse inklusive Reservierungsentgelt übernommen.
Wöchentliche Heimfahrten, die tatsächlich durchgeführt werden, erstattet der Arbeitgeber mit 0,30 EUR pro Entfernungskilometer für die ersten 20 Kilometer und mit 0,38 EUR für die weiteren Entfernungskilometer.
1.2 Verpflegungskosten
In den ersten 3 Monaten der doppelten Haushaltsführung erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber Verpflegungspauschalen für die Tage, die er außerhalb des eigenen Hausstands am Hauptwohnort verbringt.
Alternativ
Variante 1: Doppelte Haushaltsführung im Inland
Die Pauschal...