EDV, Personalinformationssysteme (BAT) / 2.1 Informations- und Beratungsrechte

Das Informationsrecht dient der Ermöglichung der Kontrollfunktion der Personalvertretung nach § 80 Abs. 1 BetrVG/§ 68 Abs. 1 Nr. 2 BPersVG. Danach hat die Personalvertretung u. a. darüber zu wachen, dass das BDSG, Unfallverhütungsvorschriften, Dienstvereinbarungen/Betriebsvereinbarungen etc. eingehalten werden.

Die Personalvertretung ist über die vorgesehene Einführung eines EDV-Systems unaufgefordert, rechtzeitig und umfassend zu unterrichten. Die Unterrichtung muss sich auf alle bedeutsamen Details erstrecken, insbesondere

• welche Daten von dem System erfasst und verarbeitet werden sollen,
• in welcher Weise die Verarbeitung erfolgen soll,
• wer Zugang zu welchen Daten und welchen Datenläufen haben soll,
• wie die Daten vor dem Zugriff Unberechtigter geschützt werden sollen.

Dazu sind regelmäßig lückenlose Hard- und Software-Beschreibungen zu übergeben. Die Arbeitsweise bzw. Verwendungszusammenhänge der Programme einschließlich der Möglichkeiten der Verknüpfung der Datenfelder ist offenzulegen. Die Unterrichtungsverpflichtung des Arbeitgebers geht jedoch nicht soweit, dass der Personalvertretung auf diesem Wege ein Einblicksrecht in die einzelnen Personaldaten ohne Einverständnis der betroffenen Arbeitnehmer gewährt wird. Daher beschränkt sich das Überwachungsrecht der Personalvertretung darauf, anonym zu überprüfen, welche Arten von Daten über die Arbeitnehmer erfasst, gespeichert, verarbeitet und/oder übermittelt werden.

Zeitlich entsteht das Informationsrecht, wenn die Planung in eine konkrete Phase eingetreten ist und sich spezifische Installationsvorhaben abzeichnen. Die Personalvertretung muss noch ihre Gegenvorstellungen in die Beratung einbringen können.

Praxis-Tipp

Eine rechtzeitige, umfassende und insgesamt offensiv gestaltete Information der Personalvertretung trägt dazu bei, Bedenken und Beunruhigungen der Personalvertretung wie der Belegschaft zu vermeiden. Es empfiehlt sich auch, ein Mitglied der Personalvertretung bei den Gesprächen mit dem Hersteller der Hardware sowie der Software mit hinzuzuziehen.

Neben der Unterrichtung sind dem Betriebsrat die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen, d. h. auszuhändigen. Der Personalrat hingegen hat keinen Anspruch auf Aushändigung der erforderlichen Unterlagen. Vielmehr genügt es, die erforderlichen Unterlagen dem Personalrat vorzulegen, d. h. zugänglich zu machen.

2.1.1 Informationsrecht nach § 90 BetrVG

Es greift ein bei

• Planung technischer Anlagen,
• Planung von Arbeitsabläufen,
• Planung von Arbeitsplätzen.

Bei Planung einer EDV-Anlage umfasst die Information neben Art und Zweck der Anlage den Aufbau von Beständen an Arbeitnehmerdateien sowie geplante Maßnahmen zur Datensicherung.

Bei Einführung eines Bildschirmarbeitsplatzes bezieht sich die Information auf sämtliche Anforderungen des Anhangs der BildscharbV, also auf Bildschirmgerät und Tastatur, die sonstigen Arbeitsmittel und die Arbeitsumgebung.

2.1.2 Informationsrecht nach § 92 BetrVG

Soweit eine Personalplanung vorhanden ist, ist der Betriebsrat über den gegenwärtigen und künftigen Personalbedarf sowie über die sich daraus ergebenden personellen Maßnahmen anhand von Unterlagen rechtzeitig und umfassend zu unterrichten. Ferner besteht eine Beratungspflicht.

Soweit der Arbeitgeber im Rahmen der Planung dispositive Personalinformationssysteme verwendet, gehört zur Unterrichtung auch die Programmierung, also Software. Die einschlägigen Unterlagen (z. B. die entsprechenden Computerauszüge) müssen dem Betriebsrat nicht ausgehändigt werden.