In Ergänzung einer Arbeitsplatzbeschreibung beziehungsweise als konkreter Nachweis der auszuübenden Tätigkeiten haben sich in der Praxis – vorrangig für den Verwaltungsbereich – Arbeitsaufzeichnungen als geeignetes Instrument erwiesen. Durch Arbeitsaufzeichnungen lassen sich insbesondere die Zeitanteile eines Arbeitsvorganges konkret bestimmen.
Die Arbeitsplatzbeschreibung wie auch die Arbeitsaufzeichnungen sollten vom Angestellten selbst ausgefüllt werden. Nach Auffassung des BAG kennt der Angestellte – notwendigerweise – seine eigene Tätigkeit am besten und ist daher am besten in der Lage darzulegen, ob und warum die Tätigkeitsmerkmale der angestrebten Vergütungsgruppe erfüllt sind.
Geben Sie die Struktur der Aufzeichnungen durch ein Formblatt vor. Ein Merkblatt sollte die wesentlichen Kriterien beschreiben.
Folgende Mustervordrucke können verwandt werden:
1) Vordruck für:
| Tägliche Arbeitsaufzeichnung |
| Name: |
Vorname: |
Datum: |
| Tätigkeiten |
Einzelfälle in Minuten |
Gesamtzahl in Minuten |
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2) Vordruck zur Zusammenfassung der täglichen Arbeitsaufzeichnungen in eine Wochengesamtübersicht:
Tätigkeitenliste für die Zeit vom ................... bis ................. |
Name ...................................................... Vorname ................................................. |
Amt ............................ Abtl. ........... Sachgebiet ...................................... |
| Funktionsbezeichnung |
Verg.-Gruppe |
Geprüft |
| Lfd. Nr. |
Tätigkeiten |
Wochenstunden |
Besonderheiten |
| 1 |
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Summe oder Übertrag |
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Unterschrift des Ausstellers
Merkblatt mit Hinweisen, wie Arbeitsaufzeichnungen zu führen sind:
Arbeitsaufzeichnungen – Was Sie dabei beachten sollten!
Lesen Sie bitte nachstehende Hinweise aufmerksam, bei Fragen stehen wir gerne mit Rat zur Verfügung. Vermeiden Sie pauschale, undifferenzierte, "rauschgoldartige" Beschreibungen.
– Was muss ich aufzeichnen?
Halten Sie in dem Vordruck "Tägliche Arbeitsaufzeichnungen" alle Tätigkeiten fest, die Sie während Ihres Arbeitstages erledigen. Soweit möglich, fassen Sie einzelne Tätigkeiten in Arbeitsvorgänge zusammen. Es erleichtert Ihnen die Aufzeichnungen, wenn Sie Tätigkeiten, die sich ständig wiederholen, vorab im Vordruck eintragen, so dass nur noch die Zeitanteile vermerkt werden müssen.
- Was ist ein Arbeitsvorgang?
Unter "Arbeitsvorgang" sind alle Arbeitsleistungen – einschließlich Zusammenhangsarbeiten – zu verstehen, die bezogen auf den Aufgabenkreis des Angestellten, zu einem bei natürlicher Betrachtung abgrenzbaren Arbeitsergebnis führen, z.B. Bearbeitung eines Antrages auf Wohngeld, Konstruktion einer Brücke usw.
– Was sind Zusammenhangsarbeiten?
Zusammenhangsarbeiten (z.B. telefonische Rücksprachen, Beschaffung von Unterlagen, Diktate usw.) sind sachlich und zeitlich dem jeweiligen Arbeitsvorgang zuzurechnen.
– Welche Angaben werden in die Tätigkeitsliste übertragen?
In den Tätigkeitslisten (Vordruck 2) werden die täglichen Arbeitsaufzeichnungen (Vordruck 1) in einer Wochenzusammenstellung zusammengefasst. Identische Tätigkeiten bzw. Arbeitsvorgänge bilden zeitlich eine Einheit.
– Soll ich den Aufzeichnungen weitere Unterlagen beifügen?
Fügen Sie den Aufzeichnungen Unterlagen bei, die die einzelnen Arbeitsvorgänge/die einzelnen Tätigkeiten betreffen, z.B. Durchschriften von Schreiben, Bescheiden, Niederschriften usw. ...
– Was kann ich sonst noch leisten?
Machen Sie solche Arbeitsvorgänge besonders kenntlich, bei denen Sie der Auffassung sind, die Anforderungen gehen über die derzeitige Eingruppierung hinaus. Teilen Sie mit, welche Kenntnisse und Erfahrungen zur Erledigung der einzelnen Arbeiten und zur Erreichung des Arbeitsergebnisses einzusetzen waren.
– Wie gehe ich vor, wenn höherwertige Tätigkeiten außerhalb des Aufzeichnungszeitraumes anfallen?
Fügen Sie ein Beiblatt bei und beschreiben Sie detailliert diese Tätigkeiten.
Aller Anfang ist schwer! Seien Sie sicher, dass sich nach wenigen Tagen Routine einstellt.
Arbeitsaufzeichnungen sollten mindestens für die Dauer von 4 Arbeitswochen geführt werden. Unterliegen die Tätigkeiten Schwankungen, kann auch ein längerer Zeitraum festgesetzt werden. Im begründeten Einzelfall können Arbeitsaufzeichnungen für einen Zeitraum von mindestens 6 Monaten gefordert werden. Der Zeitaufwand für jeden Arbeitsvorgang kann mit Methoden ermittelt werden, wie sie für Organisationsuntersuchungen verwendet werden, z.B. qualifizierte Schätzung, Arbeitstagebuch, Laufzettelverfahren, Multimomentaufnahmen usw.
Bevor nun die Arbeitsplatzbeschreibung/Arbeitsaufzeichnung bewertet wird, ist zunächst eine Überprüfung der vom Angestellten vorgelegten Arbeitsplatzbeschreibung/Arbeitsaufzeichnung wichtig. Dabei bieten sich folgende Möglichkeiten an:
- Der unmittelbare Vorgesetzte bescheinigt die sachliche Richtigkeit der vorgelegten Tätigkeitsbeschreibung.
- Der Bewerter führt eine Arbeitsplatzbesichtigung (Arbeitsplatzinterview) du...